Effizienz durch Auftragsmanagement

Vor wenigen Tagen wurde bei armasuisse Immobilien das IT-Grossprojekt "Auftragsmanagement" offiziell abgeschlossen. Hinter dem Projekttitel verbirgt sich ein komplexes und operativ relevantes Projekt mit hohem Stellenwert für armasuisse Immobilien. Dieses hatte zum Ziel, das Auftragsmanagement vom Instandhaltungsbedarf bis zur Investitionsplanung begrifflich und prozessual zu standardisieren, die Transparenz über die Aufträge zu erhöhen, Daten-Silos, Redundanzen und manuelle Abläufe zu minimieren und die Anwendungs-Architektur zu vereinfachen.

Mit der neu eingeführten Lösung konnten die Projektziele vollumfänglich erfüllt werden. Technisch gesehen wurden dazu verschiedene Legacy Applikationen ganz oder teilweise in SAP überführt, damit der Kernprozess komplett durch SAP unterstützt wird. Konkret wurden für die Bedarfs- und Bedürfniserfassung Adobe LiveCycle-Formulare entwickelt, welche elektronisch signiert und in SAP EAM eingelesen werden. Die weitere Bedürfnisplanung erfolgt ebenfalls über SAP EAM, das Vorhabensmanagement über SAP PS, die Investitionsplanung über SAP IM und als Reporting-Lösung ist SAP BW im Einsatz. Mit diesen Tools konnte der Aufwand für die Konsolidierung und Qualitätsprüfung der eingegangenen Instandhaltungsbedürfnisse massiv gesenkt werden. Zudem können alle Beteiligten ihre Aufträge und Aufgaben über den ganzen Prozess verfolgen.

Das Projektteam bestand aus Beteiligten von armasuisse Immobilien, der Führungsunterstützungsbasis (FUB) und der Logistikbasis der Armee (LBA) sowie von externer Seite aus den Beratern der APP Unternehmensberatung AG. Das optimale Zusammenspiel dieses interdisziplinären Teams ermöglichte nicht nur die positiven Projektergebnisse, sondern auch, dass das Tagesgeschäft trotz den zusätzlichen Anforderungen wie gewohnt weiter laufen konnte. Grosse, komplexe und lang andauernde Projekte können die Beteiligten ermüden und dadurch sogar zum Stillstand kommen. Dem professionellen Projektmanagement ist es zu verdanken, dass dies bei der Optimierung des Auftragsmanagements von armasuisse Immobilien nicht der Fall war und ein nachhaltiger Beitrag zu einem zukunftsweisenden Immobilienmanagement geleistet werden konnte.

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