Windows 10 & Office 2016 einführen – Chance und Herausforderung zugleich

29.11.2017

Mit Windows 10 läutet Microsoft ein neues Zeitalter in deren Windows-Update-Politik ein. Statt wie bisher alle paar Jahre, müssen Unternehmen neu halbjährlich auf grössere Updates reagieren. Ein Windows 10 Migrationsprojekt bringt aber noch weit mehr Chancen und Herausforderungen mit sich.

«Es kann ja nicht schwierig sein, auf mehreren tausend Arbeitsplätzen das Update auf Windows 10 einzuspielen. Der private Computer lässt sich ja auch per Knopfdruck innert kurzer Zeit ohne nennenswerte Probleme umstellen.“ So lautete ein nicht ganz ernst gemeintes Zitat aus einem Projektausschuss. Die Migration auf Windows 10 und Office 2016 hat in und für Organisationen weitreichende Konsequenzen.


Nice to know: Microsoft ändert Update Politik

Mit Windows 10 ist es nicht mehr notwendig, alle paar Jahre ein grosses Update auf eine neue Windows-Version durchzuführen. Microsoft hat sein Servicemodell angepasst. Seit Juli 2017 wird zweimal im Jahr im März und September ein Funktionsupdate veröffentlicht und für jede Veröffentlichung gilt eine 18-monatige Servicefrist. Dadurch entfallen grössere Updateprojekte, jedoch müssen Unternehmen nun halbjährlich auf Veränderungen reagieren.


Change als Chance nutzen

Migrationsprojekte bringen Chancen mit sich. Das Potential für positive Neuerungen gilt es zu nutzen, indem beispielsweise Sicherheitslücken geschlossen, Betriebsprozesse optimiert oder etwa Innovationen genutzt werden. So lassen sich gleichzeitig mit einer Migration auch bestehende Services ablösen oder gar neue Services einführen – immer im Sinne von Verbesserungen für die Anwender und Betriebsverantwortlichen der Systeme. Die Nutzung des neuen Browsers Edge, die Sperrung von alten Office-Formaten oder die Einführung von DirectAccess (RemoteAccess) sind nur ein paar konkrete Beispiele dazu. Es braucht den Mut und den Willen, diese Veränderungen anzugehen, und vor allem, sie konsequent umzusetzen. Ein stetiger Austausch mit allen Anspruchsgruppen und ein gemeinsames Verständnis über die Richtung sind dabei essentiell.

Kompatibilität bestehender Systeme sicherstellen

Eine grosse Herausforderung bei der Erneuerung von Arbeitsplatzsystemen verbirgt sich zweifelsfrei hinter der Sicherstellung der Kompatibilität von bestehenden Systemen. Bei Applikationen eröffnet sich in einem Enterprise-Umfeld ein grosses Spannungsfeld (Sicherheit vs. Möglichkeiten, Innovation vs. Kontinuität etc.). Die verschiedenen Stellen vom Endanwender über die Anwendungsverantwortlichen bis hin zu den Lieferanten und dem Einkauf gilt es entsprechend zu koordinieren, um die Funktionsfähigkeit der bestehenden Anwendungen auch nach dem erfolgten Rollout sicherzustellen. Gerade bei einer Vielzahl von im Einsatz stehenden Anwendungen bedeutet dies einen oft unterschätzten, erheblichen Koordinationsaufwand. Durch geordnete Abläufe im Testkonzept lässt sich die Koordination präzise definieren. Eine bedarfsgerechte Dokumentation, die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und damit die Bereitstellung von zuverlässigen Daten sind entscheidend für einen möglichst reibungslosen und wunschgemäss koordinierbaren Rollout. Ein Migrationsprojekt dieser Art zeigt gleichzeitig auf, ob die Pflege des Software- und Hardwareportfolios in der Vergangenheit vernachlässigt wurde oder nicht. Neben der Sicherstellung der Kompatibilität der einzelnen Anwendungen mit Windows 10, gilt es die bestehenden Betriebsprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen – insbesondere im Hinblick auf die neuen halbjährlich veröffentlichten Updates.

Rollout planen und automatisieren

Durch einen automatisierten Rollout lassen sich enorme Kosten sparen, indem Personalressourcen durch ein Tool ersetzt werden. Mit Hilfe eines initial erstellten Orchestrierungstools können zudem später die halbjährlichen Releasezyklen von Microsoft ebenfalls automatisiert werden. Verbunden mit entsprechenden Kommunikationsmassnahmen kann dadurch sogar eine 100% Self-Service-Migration für die Anwender erreicht werden. Die im Hintergrund definierten Prozesse und der ständige Informationsaustausch zwischen 1st Level Support, 2nd Level Support, Engineering und Projektteam stellen die Qualität im Falle von Fehlern oder Anfragen sicher.

Mitarbeitende ausbilden

Den Anwenderinnen und Anwendern gilt es einen möglichst optimalen Einstieg in die neue Arbeitsumgebung zu bieten. Dabei hilft eine Mischung aus verschiedenen Methoden (z.B. eLearning, Video-Anleitungen, Kurzanleitungen, Präsenzkurse und Lernveranstaltungen), um die unterschiedlichen Ansprüche stufengerecht abzudecken.

Fazit

Auch wenn ein Projektziel einfach formuliert sein mag – „Windows 10 und Office 2016 eingeführt“ – so verbergen sich dahinter etliche Herausforderungen, jedoch auch wertvolle Chancen. Um diese erfolgreich zu meistern beziehungsweise zu nutzen, sind neben einem strukturierten Vorgehen auch Kompetenz, Elan, Pragmatismus und insbesondere ein starkes Team erforderlich.

Sie möchten mehr zu diesem spannenden Projekt erfahren oder wollen wissen, wie APP auch Sie dabei unterstützen kann? Nehmen Sie mit Herrn Patrick Tresch Kontakt auf - wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Kontaktieren Sie uns