Mit Microsoft 365 verfügen die Schulen der Stadt Winterthur bereits seit einiger Zeit über ein umfassendes Kollaborations- und Kommunikationstool für Lehrpersonen sowie Schülerinnen und Schüler. Um mit den Eltern bzw. Erziehungsberechtigten direkt und digital kommunizieren zu können, fehlte jedoch bis vor Kurzem eine stadtweite Lösung. Bis anhin arbeiteten die Schulen mit heterogenen und zu grossen Teilen noch analogen Kommunikationskanälen. Gerade die Zeit während der Covid-19-Pandemie hat gezeigt, dass der Bedarf nach einer digitalen Lösung sehr gross ist, um eine sichere, direkte und lückenlose Kommunikation zwischen Schule und Eltern bzw. Erziehungsberechtigten zu gewährleisten.

Wir haben die Stadt Winterthur dabei unterstützt, eine stadtweite digitale Lösung zur Schule-Eltern-Kommunikation zu beschaffen und erfolgreich einzuführen. Dabei sind wir folgendermassen vorgegangen.

Vorgehen

Projekt-Initialisierung

In einem ersten Schritt wurde eine schlanke Projektorganisation, bestehend aus drei Personen der Stadt Winterthur und zwei Personen der APP, aufgebaut. Die Projektorganisation, die Ziele sowie ein erster grober Zeitplan wurden in einer einfachen Projektcharta festgehalten und freigegeben. Ziel war eine möglichst schlanke und unbürokratische Abwicklung des Projekts.

Anforderungserhebung

In einem zweiten Schritt wurden die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an die Schule-Eltern-Kommunikationslösung ermittelt. Ein Grossteil der Anforderungen wurden bereits vorgängig zum Projekt durch die Stadt Winterthur erhoben. Diese Anforderungen mussten im Rahmen des Projekts noch abgestimmt, verifiziert und ausdetailliert werden.

Da im Rahmen der Schule-Eltern-Kommunikation mitunter sensitive Informationen ausgetauscht werden können, wurde auch die Datenaufsichtsstelle der Stadt Winterthur früh miteinbezogen. Die Vorgaben und Anforderungen der Datenaufsichtsstelle sind ebenfalls in den Anforderungskatalog miteingeflossen.

Submission & Evaluation

Potenzielle Lösungsanbieter sowie ein grober Kostenrahmen wurden ebenfalls vorgängig zum Projekt durch die Stadt Winterthur evaluiert. Diese Vorarbeiten haben ergeben, dass für das vorliegende Projekt eine Submission im Einladungsverfahren durchgeführt werden muss.

In einem nächsten Schritt wurden basierend auf dem erarbeiteten Anforderungskatalog die Submissionsunterlagen für das Einladungsverfahren erarbeitet. Die Erarbeitung der Submissionsunterlagen erfolgte in engem Austausch mit der zuständigen Beschaffungsstelle.

Es wurden vier Anbieter zum Angebotseinreichung eingeladen, die daraufhin alle ein Angebot eingereicht haben. Der Auftrag wurde schlussendlich an einen österreichischen Anbieter mit dem wirtschaftlich besten Angebot vergeben. Bei dessen Lösung handelt es sich um eine Mobile-App mit ergänzendem Web-Portal.

Einführung

Nach dem Vertragsabschluss wurde die Einführung der neuen Lösung zur Schule-Eltern-Kommunikation gemeinsam mit dem Lieferanten im Detail geplant. Da im Rahmen der Beschaffung eine etablierte Standardlösung evaluiert wurde, konnte auch die Einführung der neuen Lösung pragmatisch abgewickelt werden.

Herausforderungen & Lessons Learned

Im Rahmen des Projekts wurde der Zuschlag an eine ausländische Anbieterin erteilt. Seitens Lieferantin standen keine Standardverträge nach Schweizer Recht zur Verfügung. Dieser Umstand führte dazu, dass für ein kleines Vorhaben vergleichsweise viel Arbeit in vertragsrechtliche Aspekte investiert werden musste. Die Vertragsunterlagen wurden in enger Zusammenarbeit zwischen der Anbieterin, dem zuständigen Rechtsdienst der Stadt Winterthur und dem Projektteam erarbeitet. Ein früher und enger Beizug des Rechtsdiensts war zentral, um das Vertragswerk zeitnah aufzusetzen und rechtliche Risiken möglichst zu eliminieren.

Über eine App zur Schule-Eltern-Kommunikation werden unter Umständen sensitive Informationen ausgetauscht. Aus diesem Grund wurde dem Thema Datenschutz schon sehr früh im Projekt eine grosse Wichtigkeit beigemessen. Die Datenaufsichtsstelle der Stadt Winterthur wurde früh und regelmässig involviert, was wesentlich zum Projekterfolg beigetragen hat. Im Rahmen des Projekts wurden spezifische Nutzungsbedingungen für Lehrpersonen und Eltern bzw. Erziehungsberechtigte erarbeitet, welche den Umgang mit der App in der Stadt Winterthur regeln.

Möchten Sie mehr zu diesem spannenden Thema erfahren und/oder braucht auch Ihre Schule eine App und Sie möchten wissen, wie wir auch Sie bei diesem herausfordernden Vorhaben unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Die APP hat das Projekt zur Beschaffung und Einführung einer Lösung zur Schule-Eltern-Kommunikation äusserst kompetent und umsichtig begleitet. Durch die proaktive Arbeitsweise und Beschaffungsexpertise der APP konnte das Beschaffungsvorhaben erfolgreich abgeschlossen und die beschaffte Softwarelösung eingeführt werden. Wir schätzten die professionelle und konstruktive Zusammenarbeit mit APP.

Reto Zürcher

Leiter Hauptabteilung Schulsupport und Gesundheit, Leiter Abteilung SCHU::COM, Stadt Winterthur

Ihre Ansprechperson(en)

Kontaktieren Sie uns

Haben Sie Fragen zu unseren Dienstleistungen? Kontaktieren Sie uns per Kontaktformular. Unsere Expert:innen melden sich in Kürze bei Ihnen.