Organisationales Change Management – Veränderungsvorhaben richtig angehen (Teil 1)

Dieser Fachbeitrag macht den Auftakt zu unserer vierteiligen Beitragsreihe zum Thema Organisationales Change Management (OCM). Wir beleuchten darin die Herausforderungen und Möglichkeiten für Unternehmen, Veränderungsbewegung zu initiieren und Veränderungen zielführend zu begleiten.

Im folgenden Fachbeitrag zeigen wir auf, weshalb es Organisationales Change Management braucht und wie es mit dem Projektmanagement zusammenspielt. In den nächsten drei Fachbeiträgen stellen wir konkrete Change Management Tools vor, die Sie in Change Vorhaben einsetzen können.

Digitalisierung, künstliche Intelligenz, New Work, Neo-Ökologie – fast jährlich gibt es neue Megatrends, welche zu veränderten Arbeitsformen, Technologien sowie organisatorischen und individuellen Erwartungen führen. Die Anpassungsfähigkeit von Unternehmen gehört zu deren Erfolgsfaktoren und soll immer bewusster Bestandteil ihrer Grundstruktur und DNA werden.

Unternehmen sind tagtäglich mit Veränderungen konfrontiert, sei dies durch externe Umwelteinflüsse, angedachte oder bereits initiierte Vorhaben oder bestehende und verankerte Projekte. Heutzutage spricht man von «immer lernenden Organisationen».

Immer lernend bedeutet, dass Organisationen ihre Transformationen und Innovationen über die eigenen Strukturen ermöglichen und damit den Wandel aktiv initiieren und vorantreiben. Dabei darf nicht vergessen gehen, diese Veränderungen bewusst sowie zielführend zu begleiten. Veränderungen können in unterschiedlichen Bereichen und Ebenen initiiert werden:

Auf strategischer Ebene durch eine Anpassung der langfristigen Ausrichtung.

Auf technischer Ebene, beispielsweise über die Einführung neuer Tools und Technologien oder durch das End-of-Life einer eingeführten Software.

Auf operativer Ebene über Prozessoptimierungen, neue Zusammenarbeitsformen oder Teamstrukturen.

Auf individueller oder Team-Ebene bei den Mitarbeitenden, Führungskräften und der Unternehmensleitung.

Unabhängig davon, worauf Veränderungen in erster Linie abzielen, bedeuten sie auch immer eine Anpassung auf der individuellen Ebene.

Damit sich Veränderungen «gut anfühlen», verstanden und getragen werden, braucht es eine schrittweise Auseinandersetzung mit den neuen Gegebenheiten und eine durchgängige Begleitung aller involvierten und betroffenen Personen. Dies ist die Aufgabe des Organisationalen Change Managements.

Organisationales Change Management ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg und die Akzeptanz von Veränderungen. Mit Organisationalem Change Management können wir Veränderungsbewegungen initiieren und diese begleiten.

Für die erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung von Vorhaben ist neben einem etablierten Projektmanagement deshalb auch ein umsichtiger Change Management Ansatz erforderlich. Dabei ist uns besonders wichtig, Projektmanagement explizit mit Organisationalem Change Management zu ergänzen und beide Disziplinen von der gemeinsamen Planungsabstimmung bis hin zur Umsetzung in Verbindung zueinander zu betrachten. Weshalb?

Viele Projektmanagementmethoden berücksichtigen Organisationales Change Management, jedoch erst in späteren Projektphasen oder mit einer ungenügenden Gewichtung.

In der Projektmanagementmethode HERMES hält Organisationales Change Management in einzelnen Lieferergebnissen Einzug, greift jedoch zu kurz.

So gibt es in HERMES kein zentrales Change Konzept. Einzelne Change Aspekte werden in unterschiedlichen Dokumenten behandelt. Im Projektmanagementplant (im Kapitel Kommunikation) und im Einführungskonzept (Kapitel Einführungsmassnahmen) sind einzelne Bestandteile des Change Managements aufgegriffen. Sie sind jedoch sowohl in der inhaltlichen Tiefe als auch in der rechtzeitigen Initiierung der Veränderungsbewegung nicht ausreichend berücksichtigt.

Eine Change Management Begleitung muss möglichst früh starten und nebst der Kommunikation und den Einführungsmassnahmen auch weitere Aspekte berücksichtigen – eine Analyse der Betroffenheit, der Veränderung und deren Implikationen sind oftmals eine wichtige Voraussetzung, um überhaupt eine sinnvolle Unterstützung realisieren zu können.

Wir empfehlen, zu Beginn des Vorhabens ein Change Konzept zu erarbeiten. Darin können folgende Inhalte festgehalten werden:

• Vorhandenes Change Management Know-how im Unternehmen (Umfang und Rolle/Mitarbeitende:r)

• Planung Change Management Vorgehen sowie dessen Monitoring

• Definition und zeitliche Einordnung der zu erarbeitenden und auszuführenden Change Massnahmen

Die Inhalte des Change Konzepts können im Projektablauf dann in verschiedene Lieferergebnisse integriert werden (z. B. ins Einführungskonzept gemäss HERMES).

Sie möchten ein Projekt mit geeigneten Change Management Massnahmen begleiten und stellen sich hierbei die Frage, ob Sie auch wirklich an alles gedacht haben? Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen.

Zur Checkliste

Obwohl die Anpassungsfähigkeit und damit einhergehend die Veränderungsbereitschaft von Unternehmen und ihren Mitarbeitenden zunehmend zu einem Erfolgsfaktor für Organisationen wird, haben viele Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich. Dies zeigt unter anderem die Change-Fitness Studie 2020/21 von Mutaree.

der Befragten bewerten ihre Organisation derzeit als «change-fit».

Nur rund 4 Prozent der Befragten würden ihr Unternehmen als «change-fit» bezeichnen, wobei «change-fit» meint, dass die Mitarbeitenden, Führungskräfte und Unternehmensleitung bereit sind für Veränderungen.

Hat ein Unternehmen eine tiefe «Change-Fitness», steigen die Anforderungen an ein erfolgreiches Organisationales Change Management. Oftmals fehlt es intern an entsprechendem Change Management Wissen und Erfahrung. Für uns bedeutet «change-fit» deshalb auch, Führungskräfte zu schulen und auszubilden, damit sie Veränderungen im Unternehmen auch aktiv begleiten können (beispielsweise in der Rolle Change Agent).

Es gibt eine breite Anzahl Change Management Modelle und Theorien zur Kommunikation, Konfliktlösung oder Veränderungsbewältigung, die im Kontext von OCM Relevanz haben. Wie sich diese jedoch in konkrete Massnahmen übersetzen lassen und wie die Massnahmen zeitlich in ein Vorhaben / Projekt eingebaut werden können, liegt oftmals nicht auf der Hand.

Wir haben diesen Umstand erkannt und aus unseren Erfahrungen einen Werkzeugkasten mit Change Management Tools zusammengestellt. Die Tools sind rasch umsetzbar und inspirieren, wie Sie Veränderungsbewegung initiieren und Veränderungsvorhaben sinnvoll begleiten können. Die Change Management Tools lassen sich in drei Kategorien einteilen, welche den grundsätzlichen Aktivitäten des Change Managements entsprechen:

Kommunizieren

Rechtzeitige, verständliche, zielgruppenspezifische und ansprechende Kommunikation hilft, die Mitarbeitenden für die bevorstehende Veränderung zu gewinnen und verhindert, dass vorhandenes Potenzial und Energie ungenutzt bleiben.

Interagieren

Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, mitzuwirken, kritische Fragen zu stellen und Rückmeldung zu geben, fördert die Akzeptanz der Lösung, deren Qualität und Nutzung sowie gegenseitige Empathie und Kooperation.

Begleiten

Bei der Entwicklung von Fähigkeiten gezielt zu unterstützen, Hilfestellung zu bieten und interne Anlaufstellen zu etablieren, erleichtert es den Mitarbeitenden, mit einer Veränderung umzugehen und bereitet sie darauf vor.

Pro Kategorie gibt es eine Vielzahl an möglichen Tools, die je nach Situation eingesetzt werden können. Hierbei gilt immer der Grundsatz, dass ein Tool nicht für jedes Veränderungsvorhaben und Unternehmen geeignet ist. Es sollten stets solche Tools ausgewählt werden, welche den Bedürfnissen der involvierten Personen – gegeben den kulturellen und organisatorischen Rahmenbedingungen – optimal entsprechen.

Was können solche Tools sein? Um dies besser zu veranschaulichen, stellen wir Ihnen in den nächsten Beiträgen drei solcher Tools vor – je ein Tool aus den Change Management Kategorien Kommunizieren, Interagieren und Begleiten – und zeigen Ihnen, wie Sie die Tools initiieren und einführen können.

Abbildung 1: APP Werkzeugkasten mit Change Management Tools (Zum Vergrössern anklicken)

Weitere Informationen zum Thema «Organisationales Change Management» finden Sie auch auf unserer diesbezüglichen Themenseite.

Haben Sie Fragen zur Beitragsreihe? Möchten Sie konkrete und umsetzbare Inputs für Organisationales Change Management in Ihrer Organisation erhalten? Oder möchten Sie allgemein mehr zum Thema Change Begleitung der APP erfahren?

Unsere Experten und Expertinnen freuen sich auf Ihre Anfragen. Kontaktieren Sie uns unverbindlich per Telefon unter 058 320 30 00, per E-Mail unter office@app.ch oder mittels des untenstehenden Formulars.

Lesen Sie auch die weiteren Fachartikel dieser Beitragsreihe:

• Teil 1: Organisationales Change Management – Veränderungsvorhaben richtig angehen

• Teil 2: Organisationales Change Management – Das Kommunikations-Tool Erfolgsgeschichten

• Teil 3: Organisationales Change Management – Das Interaktions-Tool Gerüchteküche

• Teil 4: Organisationales Change Management – Das Begleitungs-Tool Change Agents