Standardisierung und Digitalisierung der Beschaffungsprozesse in der Bundesverwaltung

Werden von der Bundesverwaltung Güter und Dienstleistungen beschafft, so ist je nach Beschaffungskategorie eine andere Beschaffungsstelle zuständig. Die Beschaffungen werden dabei in erster Linie über die drei zentralen Beschaffungsstellen, dem Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL), dem Bundesamt für Strassen (ASTRA) und dem Bundesamt für Rüstung (armasuisse) abgewickelt. Damit diese departementsübergreifenden Beschaffungsprozesse möglich sind, bedarf es einer gut funktionierenden und koordinierten Zusammenarbeit.

Doch wie funktioniert das in der Praxis, wie sieht die Zusammenarbeit aus? Diese Frage führte zur genaueren Betrachtung der dafür verwendeten Prozesse. Es zeigte sich, dass die Beschaffungsprozesse innerhalb der gesetzlichen Rahmenbedingungen aber doch sehr unterschiedlich ausgestaltet waren.

Auch die departementsübergreifende Zusammenarbeit wies Optimierungspotenzial aus. Die Kommunikation und der Datenaustausch erfolgten vorwiegend per Telefon und E-Mail in einer kaum strukturierten Art und Weise. Diese Ausgangslage begründet schlussendlich das Projekt GEVER@BIL.

Das Projekt GEVER@BIL wurde unter Führung vom Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) initiiert und durchgeführt. Die armasuisse als zentrale Beschaffungsstelle war in diesem Projekt sehr stark involviert. In gemeinsamen Workshops wurde zuerst eine Bestandsaufnahme mit Vertretenden unterschiedlicher Departemente durchgeführt. Dabei lag der Fokus besonders auf den Arbeitsweisen der zentralen Beschaffungsstellen BBL, ASTRA und armasuisse.

Die Abwicklung der harmonisierten Beschaffungsprozesse Bund (HBB) sollte auf den Bundesstandards der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) erfolgen. Mit dieser Anwendung können sowohl die Prozesse, die benötigten spezifischen Metadaten (Fachdaten) als auch die Dokumente abgebildet und gespeichert werden, die für eine Beschaffung notwendig sind.

Es zeigte sich jedoch, dass die armasuisse die zusätzliche Arbeitslast mit den internen Ressourcen kaum stemmen kann. Die APP wurde daraufhin zur Unterstützung beigezogen und konnte die HBB-Lösung für die armasuisse mitgestalten. Insbesondere die weitreichende Erfahrung der APP im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER), konnte im Projekt gut eingesetzt werden. Die APP unterstützte die armasuisse mit folgenden Arbeiten:

• Erheben und Konsolidieren der Anforderungen mit den Fachbereichen

• Konfigurieren und Implementieren der Prozesse in GEVER (Acta Nova)

• Deployen und Testen der Beschaffungsprozesse

• Testen mit anderen Departementen und Einsitzen im Change Advisory Board (CAB)

• Kontinuierliches Weiterentwickeln der armasuisse spezifischen Konfigurationen

Am 1. April 2023 wurde die HBB-Lösung offiziell in den Betrieb überführt. Sämtliche zivilen Beschaffungen laufen seither über die harmonisierten Prozesse. Die Mitarbeitenden der Departemente erfassen ihre Bedarfe in GEVER, wo diese dann mittels geführter Prozesse bei der richtigen Beschaffungsstelle landen.

Der Datenaustausch erfolgt dabei über eine SEDEX Schnittstelle von der Bedarfsstelle zur entsprechenden Beschaffungsstelle. Jedes Beschaffungsgeschäft ist damit durch das GEVER System geführt und auch nachvollziehbar dokumentiert. Die Beschaffungsgeschäfte sind damit durchgängig digitalisiert und Medienbrüche reduziert.

Die Anwender und Anwenderinnen werden durch die HBB-Lösung optimal angeleitet und in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Dank der Ausnutzung der Automatisierungsmöglichkeiten, können zahlreiche repetitive Aufgaben nun durch das System ausgeführt werden. Die HBB-Lösung ist somit ein weiterer Schritt in Richtung Standardisierung und Automatisierung, über die Departementsgrenzen hinaus.

Dank der fachlichen Kompetenz der APP-Beratenden konnte die Linie entlastet werden und die benötigten Arbeiten im Bereich Business Analyse, Konfiguration und Projektunterstützung professionell und praxisorientiert durchgeführt werden.

Es zeigt sich, dass eine gute Vernetzung innerhalb der Bundesverwaltung bei solch übergreifenden Projekten einen Mehrwert bietet. Durch die kontinuierliche Koordination konnte das Vorhaben zeitgerecht eingeführt und die Anforderungen der Linie berücksichtigt werden.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme per Telefon unter 058 320 30 00, per E-Mail unter office@app.ch oder mittels des untenstehenden Formulars.