Durchführen einer komplexen WTO-Ausschreibung zur Beschaffung von zwei GEVER-Produkten für die schweizerische Bundesverwaltung

Kunde

Schweizerische Bundeskanzlei BK

Projektbeschreibung

Der Begriff GEVER steht in der Bundesverwaltung als Abkürzung für die elektronische Geschäftsverwaltung. Dabei geht es darum, die elektronischen Informationen zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Entsprechende Systeme sind in der Bundesverwaltung bereits seit längerem im Einsatz. Aufgrund ausgeschöpfter Verträge wurde unter der Federführung der Bundeskanzlei eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt, um zwei Produkte zu evaluieren, die als Standard in der gesamten Bundesverwaltung eingesetzt werden sollen.

Die APP unterstützte dieses Vorhaben von Beginn weg und übernahm den Lead für das Ausschreibungsverfahren und die damit verbundenen Ergebnisse. Eine Herausforderung lag darin, zwei Lösungen zu beschaffen, welche die Bedürfnisse der unterschiedlichen Departemente und Ämter abdeckt. Um die Risiken des Zuschlags zu minimieren wurden im Verfahren aufwändige Anbieterpräsentationen und Proof of Concepts durchgeführt.

Ergebnisse

  • Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenheft und Beilagen)

«Die Beraterinnen und Berater der APP haben ihr breites und vertieftes Wissen im GEVER-Umfeld der Bundesverwaltung und ihre profunde Erfahrung im Beschaffungswesen des Bundes optimal vereint und für die Beschaffung eingebracht.

Als essentiell erwies sich die Idee von APP, zu Beginn des Projektes enge Spielregeln (Governance) festzulegen und breit abgestützt abnehmen zu lassen. Ohne diese wäre es kaum gelungen, die umfassenden Ausschreibungsunterlagen für ein Beschaffungsvolumen über CHF 250 Mio. innerhalb von acht Monaten zu erstellen.

Weitere sehr kreative Inputs von Seiten APP (breit angelegte Anbieterpräsentationen mit vorgegebenen User Stories, welche die Anbieter live präsentieren mussten sowie die Durchführung eines Proof of Concepts vor Zuschlagserteilung) erhöhten die Sicherheit massgeblich, die wirtschaftlich betrachtet richtigen Anbieter ausgewählt zu haben.

Beschafft wurden zwei GEVER-Produkte, inklusive Lizenzen, Wartung, Support und Weiterentwicklung für den gesamten Life-Cycle von 12 Jahren für die sieben Departemente und die Bundeskanzlei.

Wir danken dem APP-Team für ihre geleistete und wertvolle Arbeit.»

Viktor Rossi

Beauftragter Programm GEVER Bund Schweizerische Bundeskanzlei BK

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