Erfolgreiche Einführung des GEVER-Bundesstandards im UVEK

Im Rahmen des Programms GENOVA auf Stufe Bund war das Programm GeMig-UVEK verantwortlich für die Einführung des neuen Bundesstandards der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) im Eidgenössischen Departement für Umwelt, Verkehr, Energie und Kommunikation (UVEK).

Das Programm GeMig-UVEK umfasste vier zentrale Bereitstellungsprojekte (Einführung und Ausbildung, Migration, Normen und Standards sowie Vorlagenmanagement) sowie acht Einführungsprojekte in den Ämtern. Das UVEK umfasst acht Verwaltungseinheiten und zählt rund 2'800 GEVER-Nutzer:innen.

Für die Realisierung des GEVER-Bundesstandards wurde das UVEK vom Bundesprogramm GENOVA als ersteinführendes Departement ausgewählt und stellte mit dem Bundesamt für Raumentwicklung ARE das Pilotamt für die gesamte Bundesverwaltung. Damit war das UVEK bei der Realisierung des Bundesstandards stark involviert und musste gleichzeitig seine eigene Einführungsvorbereitung sowie die Migration der Quelldaten ins Zielsystem für die Sicherstellung der nahtlosen Weiterführung des Betriebs entwickeln und durchführen.

Rollen und Aufgaben der APP

Die APP unterstütze das Programm GeMig-UVEK während fünf Jahren in verschiedenen Rollen auf Ebene Departement und Amt als:

• Stellvertretender Programmleiter;
• Projektleiter Einführung und Ausbildung;
• Amts-Projektleiter GeMig im Bundesamt für Kommunikation;
• Anwendungsverantwortlicher GEVER für den Pilotbetrieb im Bundesamt für Raumentwicklung.

Unsere Arbeiten für dieses Mandat umfassten die Phase «Durchführung», die sogenannte «Nachsorge» und den Abschluss des Programms.

Wir waren verantwortlich für die

• Leitung des Programmoffices;
• Mit- und Ausgestaltung der Planung und der Führungsinstrumente;
• Bereitstellung eines gemeinsamen UVEK-Standards;
• der Systeminstanzenplanung und der notwendigen Massnahmen der Qualitätssicherung der Konfiguration auf Stufe Departement und in den Ämtern;
• Konzipierung des Vorlagenmanagements UVEK;
• Konzipierung und Erarbeitung von Einführungsmassnahmen.

Herausforderungen und Lösungen

Das Programm GeMig-UVEK war das mittlere Element zwischen dem Bundesprogramm, welches die Realisierung des GEVER-Bundesstandard verantwortete und den Amtsprojekten, welche diesen Standard bei den Mitarbeitenden einführten und dessen Nutzung im Alltag sicherstellen mussten.

Diese «Sandwich-Funktion» beinhaltete für die Programmführung neben positiven auch negative Aspekte:

Der positive Aspekt war, dass wir durch den Dialog zum und vom Bundesprogramm Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Einführung und Migration im UVEK mitgestalten konnten. Gleichzeitig haben wir im GeMig-UVEK die Meinungsbildung zwischen den unterschiedlichen Ämtern moderiert und eine persistente UVEK-Meinung auf Bundesebene eingebracht, welche die Aussagekraft dadurch bestärkte.

Das Programm GeMig-UVEK war für die Ämter die alleinige und verbindliche Ansprechstelle, was sowohl das Bundesprogramm wie auch die Ämter entlastete und Sicherheit im gesamten Vorgehen gab.

Der wesentliche negative Aspekt in dieser Aufgabenteilung waren die hohen stufenübergreifenden Abhängigkeiten bei der Ergebniserarbeitung.

In den wenigsten Fällen konnte eine Stufe ein Ergebnis autonom erstellen, was zu einem sehr grossen Abstimmungs- und Koordinationsaufwand führte. Für die Programmführung im GeMig-UVEK bedeutete dies, die verteilten Verantwortlichkeiten auszubalancieren und Entscheidungsgrundlagen zur gemeinsamen Zielerreichung aufzubereiten.

Die Einstimmigkeit auf Ebene Departement in den Ämtern und gleichzeitig auf Ebene Bund mit den Departementen zu erreichen war mit viel Überzeugungsarbeit verbunden. In vielen Fällen musste die Programmführung GeMig-UVEK substanziellen Eingeständnissen der Ambition hinnehmen und zusätzliche Risiken mittragen.

Qualität und Entscheidungskompetenzen fördern

Ein wesentliches Element im Programmvorgehen war, die Ämter für den Projekterfolg und die Sicherstellung der Qualität verantwortlich zu machen. Die Unterstützung durch die Programmführung GeMig-UVEK bezog sich vor allem auf die Erarbeitung von entsprechenden Verfahren und Methoden sowie zur Etablierung von guten Rahmenbedingungen (personelle Ressourcen, Finanzen).

Die Verteilung der Verantwortung haben wir durch entsprechende Vereinbarungen zwischen den Amtsprojekten und dem Programm GeMig-UVEK erzielt, welche insbesondere die Erarbeitung und die Prüfung von Ergebnissen beinhaltete.

Diese Prüfpläne haben wir mit dem zuständigen Auftraggeber und Projektleiter jedes Amtes abgeschlossen. Zudem haben wir die Testverfahren im Bereich IT-Lösung und Migration mit den Ämtern zusammen erarbeitet. Dadurch waren die Ämter bei der Inbetriebnahme befähigt, eine Einschätzung zur Vollständigkeit und Qualität abzugeben und die Abnahmeentscheide zu treffen.

Einführungsmassnahmen: Die Mitarbeitenden im Vordergrund

Im Bereitstellungsprojekt «Einführung und Ausbildung» haben wir verschiedene Einführungsmassnahmen in enger Abstimmung mit den Ämtern konzipiert und realisiert und für die Einführungsphase zur Verfügung gestellt.

Zur frühzeitigen Sensibilisierung der Mitarbeitenden wurde den Ämtern mit einem mobilen Marktstand eine Plattform für Präsentationen und Informationen geboten. Für die Ausbildung wurden Web Based Trainings, Lernkarten (online und Papierversion) und Präsenzschulungen in den Sprachen Deutsch, Französisch und Italienisch konzipiert und umgesetzt.

Dabei wurden Kurse für die verschiedenen Rollen (Tester, Super User, Fachexperten, Sachbearbeitende) entwickelt und angeboten. Zusammen mit den Ämtern wurden verschiedene Dry-Runs zur Ausbildung ihrer Teacher durchgeführt. Für die erste Betriebsphase wurde mit Early-Live-Support-Massnahmen durch alle Partner die Betriebsorganisation unterstützt.

Das Programm GeMig-UVEK konnte durch die gestaffelte Einführung im Pilotamt ARE viele Konzepte konkret ausprobieren und die Einführungsmassnahmen danach zielgerichtet verbessern. Die Ausbildungsinstrumente wurden GENOVA zur Verfügung gestellt und anschliessend bundesweit eingesetzt.

Organisatorische Herausforderungen

Die Einführung des gemeinsamen Bundesstandards führte im UVEK zu einer Veränderung der Organisation für den Betrieb des GEVER-Systems.

Gleichzeitig entwickelte sich innerhalb des Generalsekretariats der Bereich der Departementsinformatik weiter. Als Konsequenz wurden die Bereiche Departementsinformatik und GEVER zu einem neuen Bereich Digital Services UVEK zusammengeführt.

Die gleichzeitige Veränderung von Inhalt und Organisation war für die Betroffenen nicht einfach auszuhalten.

Damit der Betrieb in den Ämtern nach erfolgreicher Einführung im ersten Jahr professionell aus dem Departement begleitet werden konnte, waren insbesondere folgende Elemente wichtig:

• Die etablierte Zusammenarbeit im Programm zwischen Departement und Amt hinsichtlich der gemeinsamen Standards, wie zum Beispiel die Testverfahren und Anforderungsmanagement, wurde weitergeführt und in den Betrieb übernommen.
• Es wurde vom Management unterstützt, dass man im UVEK neue Formate der Zusammenarbeit ausprobierte und iterativ weiterentwickelte. Es sollte explizit nicht alles von Beginn weg in Stein gemeisselt werden, sondern erfahrungsbasiert verbessert werden.
• Die Ämter haben ihre Aufgaben im Betrieb übernommen und fühlten sich für ihren Teil des Betriebs verantwortlich.
• Der Know-how-Transfer vom Programm in den Betrieb konnte im Rahmen der sogenannten Nachsorge stufengerecht und verteilt während eines Jahres erfolgen.

Gewonnenes Know-how

Im Rahmen des Programmes GeMig-UVEK konnten wir unsere Fähigkeiten in verschiedenen Bereichen vertiefen:

• Management eines grossen Programms im Bundesumfeld, insbesondere Stakeholdermanagement, Lieferantenmanagement, Umgang mit Risiken und Chancen;
• Changemanagement zur Einführung einer neuen Software und einer neuen Organisation;
• Einsatz von agilen Elementen bei der Realisierung und Einführung eines Standarddienstes des Bundes;
• Erarbeitung gemeinsamer Verfahren und Methoden im Bereich Business Analyse, Schulung, Testing, Migration, Konfiguration, in der Geschäftsverwaltung.

Wir danken dem UVEK für diese Möglichkeit und die sehr gute Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere Herausforderungen.