Gesundheitswesen – Den Umbruch im Zahlungsverkehr als Chance nutzen

15. März 2021

Der Zahlungsverkehr befindet sich im Wandel und bewegt die Akteure dazu, ihre Praktiken zu adaptieren. Dies gilt speziell für das Gesundheitswesen, wo Regulatorien und neue Standards die Haupttreiber der Veränderung darstellen. Erfahren Sie, welche Herausforderungen auf den Zahlungsverkehr im Gesundheitswesen zukommen und wie Sie diesen Umbruch nutzen können, um den Zahlungsverkehr zukunftsfähig auszurichten.

Der Zahlungsverkehr im Gesundheitswesen

Egal ob bei Leistungserbringer (u. a. Spital, Arztpraxis, Spitex, Pflegeheim, Apotheke) oder Versicherer, bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs sind meist verschiedene IT-Systeme sowie Abteilungen in der Geschäftsorganisation beteiligt. Während IT-seitig oftmals ERP- und Buchhaltungssysteme und Klinik-, Heim- oder Praxissoftwares zum Einsatz kommen, sind businessseitig die Organisationseinheiten Buchhaltung, Controlling sowie Revisionsstellen und teilweise auch externe Partner in die Zahlungsverkehrsprozesse involviert. Entsprechend komplex gestalten sich Änderungen am Status quo.

Obwohl der Zahlungsverkehr aus der Perspektive der Leistungserbringer auch die Ausgabenseite betrifft (z. B. Lohnbuchhaltung oder Investitionen), so ist aktuell vor allem die Einnahmenseite vom Umbruch betroffen. Entsprechend fokussiert sich dieser Artikel auf die Einnahmeseite. Wie die untenstehende Grafik verdeutlicht, wird der Zahlungsverkehrsprozess nach erbrachter Leistung in der Regel vom Leistungserbringer mittels Fakturierung digital oder physisch ausgelöst (1). Abhängig vom Abrechnungsmodell (2) gelangt die Forderung zu den Leistungsempfängern (Tier garant) oder direkt zu den Versicherern (Tier payant). Danach wird die Forderung kontrolliert und beglichen (3). Via Finanzinstitute als Intermediäre findet die bezahlte Forderung wieder Eingang in die Systeme des Leistungserbringers.

Zahlungsverkehrsprozess im Gesundheitswesen

Regulatorien und Standards als Haupttreiber der Veränderung

Der Zahlungsverkehr im Gesundheitswesen unterliegt bereits heute strikten branchenspezifischen und branchenübergreifenden Verfahrensregelungen (u. a. KVG, ISO, Swiss GAAP FER, Weisungen SIX oder PostFinance). Regulatorien und neue Standards stellen auch in Zukunft den Haupttreiber der Veränderung des Zahlungsverkehrs dar und lassen sich grob in die Kategorien «Aktuelle Herausforderungen» sowie «Trends und Entwicklungen» unterteilen:

Aktuelle Herausforderungen

Umstellung auf QR-Rechnung durch Rechnungssteller

Mitte Januar 2021 wurde bekannt, dass die bisherigen Einzahlungsscheine per September 2022 vom Markt genommen werden. Sämtliche Rechnungssteller sind nun gefordert, die Umstellung auf die QR-Rechnung termingerecht vorzunehmen, sodass Debitoren die Rechnungen auch künftig reibungslos bezahlen können. Dies gilt auch für sämtliche Rechnungssteller im Gesundheitswesen. Somit müssen 2022 alle Arzt- und Spitalrechnungen sowie Rechnungen der Versicherungen den Swiss QR-Code enthalten.

Papierlose Fakturierung

Mit der eBill-Lösung geht der Finanzplatz Schweiz noch einen Schritt weiter als die QR-Rechnung: Er zielt auf die vollständige Digitalisierung der Rechnungsstellung ab. Rechnungen werden direkt in das E-Banking der Kund*innen eingebunden. Dadurch entfällt unter anderem das Abtippen von Referenznummern – dies erspart Zeit, Papier und Geld. Gerade im Gesundheitswesen gibt es hier noch grosses Potenzial, beziffert eine von der Züricher Hochschule für Angewandte Wissenschaften zuletzt durchgeführten Studie im Gesundheitswesen denn auch rund 300 Millionen Blatt ausgedrucktes A4-Papier pro Jahr. Ein nicht zu vernachlässigender Anteil stellt dabei der Zahlungsverkehr dar.

Automatisierung und Standardisierung

Ob im Bereich der Rechnungsstellung, des Mahnwesens oder der Rechnungskontrolle, der erhöhte Kostendruck im Gesundheitswesen veranlasst die Akteure dazu, administrative Zahlungsprozesse zu automatisieren. Zudem ist eine klare Tendenz hin zu mehr Branchenstandards ersichtlich, z. B. der neue Meldungsstandard bei der Heilungskosten-Abwicklung (eCH-0235). Doch gerade bei kleineren und mittleren Leistungserbringern (u. a. Arztpraxen, Pflegeheime, Spitex oder Apotheken) erfolgen heute noch viele Schritte manuell bzw. via Brief, E-Mail, Telefon oder gar Fax. Diese Praxis ist entsprechend aufwendig und fehleranfällig.

Trends und Entwicklungen im Zahlungsverkehr

Mehr Information und Transparenz

Denkt man an die von der Gesundheitskommission des Nationalrats beantragte Rechnungskopie des Leistungserbringers an die Versicherten oder die jüngste Kritik der FINMA über die Abrechnungspraxis in der Krankenzusatzversicherung - die Tendenzen im Gesundheitssystem zu mehr Informationsfluss und Transparenz sind klar spürbar. Eine Anreicherung von Zahlungsverkehrsdaten mit zusätzlichen Informationen zur Leistungserbringung ist somit absehbar.

Einfacher und zentraler Zugriff auf Rechnungen

Im September 2020 hat sich der Nationalrat als Erstrat deutlich dafür ausgesprochen, dass Arzt- und Spitalrechnungen auch im elektronischen Patientendossier abgelegt werden können. Patient*innen und behandelndes Personal sollen so einfach und zentral Zugriff zu den Rechnungen erhalten. Um dies zu ermöglichen, ist eine Harmonisierung der Zahlungsverkehrsdaten erforderlich.

 

Handlungsfelder im Gesundheitswesen

Egal ob unmittelbar bevorstehend oder in Zukunft – der Zahlungsverkehr ist im Wandel und es gibt entsprechenden Anpassungsbedarf. Damit die Akteure für die bevorstehenden Änderungen gerüstet sind und die Prozesse im Zahlungsverkehr auch künftig reibungslos funktionieren, gilt es die notwendigen Anpassungen zu identifizieren und korrekt umzusetzen.

Dabei sehen wir IT- und businessseitig insbesondere folgende Handlungsfelder für eine zukunftsfähige Ausrichtung des Zahlungsverkehrs:

Analyse der Ausgangslage

  • Analyse der Zahlungsverkehrs- und Geschäftsprozesse sowie der Aufbauorganisation
  • Analyse der IT-Architektur und Systemschnittstellen in Bezug auf den Zahlungsverkehr
  • Ausarbeitung eines Big Picture des Zahlungsverkehrs

Ableiten und Realisieren von Umsetzungsmassnahmen

  • Erarbeitung Zielbild Zahlungsverkehr
  • Optimierung der Zahlungsverkehrs- und Geschäftsprozesse
  • Eruierung und Integration von Branchenstandards
  • Prüfung möglicher unternehmensübergreifender Kollaborationen (z. B. mit Softwarepartnern, Druckzentren, Branchenverbänden)
  • Vornahme nötiger Anpassung in der IT-Architektur und Systemschnittstellen
  • Definition und Etablierung von Datenstandards und Optimierung der Stammdatenpflege
  • Schulung und Training

Sicherstellen der Qualitäts- und Erfolgskontrolle

  • Etablieren des Qualitätsmanagements im Zahlungsverkehr
  • Etablieren der Erfolgskontrolle nach Realisierung

Planen Sie den Zahlungsverkehr in Ihrer Organisation zukunftsfähig auszurichten?

Wir unterstützen Institutionen im Gesundheitswesen bei der Optimierung ihrer Prozesse im Zahlungsverkehr. Kontaktieren Sie uns für einen unverbindlichen Austausch.

Wenn Sie gerade die Umstellung auf die QR-Rechnung planen, ist für Sie möglicherweise unser Dienstleistungsangebot zur Umstellung auf die QR-Rechnung interessant. bei Fragen stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung.

Kontaktieren Sie uns