Mit der IT-Strategie die Chancen der Digitalisierung nutzen

21. April 2020

Die Bernische Pensionskasse, kurz BPK, führt als eigenständige Organisation die berufliche Vorsorge für den Kanton Bern und weitere angeschlossene Arbeitgebende, wie beispielsweise die Universität Bern. Die BPK umfasst gegen 40 Mitarbeitende, wovon vier für die betriebliche Informationstechnologie (IT) verantwortlich sind. Die Mitarbeitenden der BPK IT führen das Projekt- und Anwendungsmanagement sowie den First-Level-Support der BPK. Der IT-Betrieb ist mehrheitlich ausgelagert – ein Sourcing-Entscheid, den die BPK seit längerer Zeit erfolgreich umsetzt.

Die BPK IT verfügte bisher weder über ein Leitbild noch über eine dokumentierte Strategie. Daher erfolgten Entscheide betreffend Neu- oder Ersatzinvestitionen in diesem Bereich grundsätzlich aufgrund von Bedarfsmeldungen oder Veränderungen ausserhalb des Informatikbereichs. Bei einer solchen Vorgehensweise besteht die Gefahr, dass die Investitionen nicht auf das Gesamtoptimum der Organisation ausgerichtet und die dafür vorhandenen Ressourcen nicht zielgerichtet eingesetzt werden. Im Fall von externen Veränderungen droht das Risiko, dass die Zeit für notwendige Vorbereitungen nicht mehr ausreicht.

Gerade die externen Veränderungen sind es, die im Zeitalter der Digitalisierung nicht auf sich warten lassen. Aufgrund dieser Erkenntnis hat die BPK begonnen, sich mit den Geschäftspotenzialen auseinanderzusetzen, die auf digitalen Anwendungen und Technologien basieren – sei es im internen Umfeld mit den Mitarbeitenden oder im externen mit den versicherten Personen, Rentenbeziehenden, Arbeitgebenden, Lieferanten, Partnern und Staatsorganen. Dabei war in jedem Fall gewiss: Die IT wird künftig eine noch viel stärkere strategische Erfolgsposition einnehmen. Aus diesem Grund beauftragte die Direktion die interne Informatik mit der Erarbeitung einer IT-Strategie – ein Leuchtturm, welcher der Organisation den Weg durch die digitale Transformation weist.

Die APP hat die BPK IT im Strategieprozess angeleitet. Die Position des Leuchtturms wurde mittels einer umfassenden Situationsanalyse bestimmt, in die nebst Trendanalysen und bestehenden strategischen Vorgaben vor allem Interviewaussagen von Mitarbeitenden, versicherten Personen, Arbeitgebenden und Partnern einflossen. Ein Zusammenzug der Ergebnisse stellte sich in Form von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken (SWOT-Analyse) dar, die IST-Situation der BPK IT.

Das Festlegen der Turmhöhe, Farbe und Stärke der Lichtquelle – die Strategieentwicklung im Kern – erfolgte mittels Workshops in einem kleineren Personenkreis. Mittels der Brainwriting-Kreativitätstechnik «Methode 635» unterstützte APP die Erarbeitung folgender strategischer Elemente für die BPK IT:

  • Vision – grosses langfristiges Ziel
  • Mission – Auftrag und Selbstverständnis
  • Leitbild – Werte im Verhalten und Handeln

Basierend auf diesen Elementen wurden die strategischen Grundsätze für ausgewählte Themen, z.B. Architektur, Sicherheit und Sourcing, festgelegt und die bestehende Governance, die Führung und Steuerung der BPK IT, überprüft. Es folgte die Erarbeitung der Zielbilder für die künftigen Geschäfts-, Informationssystem- und Technologiearchitekturen der BPK, die auf die Bedürfnisse der Organisation in fünf Jahren zugeschnitten sind. Der Turmbau war damit abgeschlossen und die Zeit da, um sich mit der Umsetzungsplanung auseinanderzusetzen.

Ein Abgleich der entwickelten SOLL-Situation mit der IST-Situation schärfte den Blick auf die strategischen Handlungsfelder der BPK IT. Die Feststellungen aus der Situationsanalyse galt es nun innerhalb der identifizierten Handlungsfelder so abzugrenzen und zu kanalisieren, dass strategische Massnahmen zur Umsetzung der angestrebten Ziele abgeleitet werden konnten. Die zeitliche Umsetzungsplanung der definierten Massnahmen zeichnet den eingeschlagenen Kurs in Richtung Leuchtturm – für die BPK ein verlässliches Signal auf ihrem Pfad der digitalen Transformation.

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