Qualität sicherstellen – einfach und pragmatisch

24. Dezember 2019

Ausgangslage

Die Betreuung und Pflege von Menschen mit einer Beeinträchtigung ist die Kernaufgabe der Stiftung Alpenruhe. Mitarbeitende setzen sich dafür ein, dass diese Menschen in einer angemessenen Tages- und Wohnstruktur leben können. Dabei sind alle Mitarbeitenden bestrebt, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Doch wie kann dies sichergestellt werden? Untere anderem indem interne Prozesse möglichst effizient und korrekt ablaufen. Um dies zu erreichen, wurde vor einigen Jahren ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) aufgebaut, das immer wieder ergänzt und angepasst wurde. Offiziell zertifiziert wurde die Stiftung Alpenruhe nach ISO 9001. Im Rahmen dieser Zertifizierung wird jedes Jahr von einer Zertifizierungsstelle ein Aufrechterhaltungsaudit und alle drei Jahre ein grosses Audit durchgeführt.
Mit der Zeit haben sich die Prozesse in der Stiftung verändert und das bestehende QMS wurde für Mitarbeitende immer unübersichtlicher. Mit dem Bau eines neuen Gebäudes 2020 und damit fast einer Verdoppelung des Angebots an Wohnplätzen, nimmt die Anzahl der Prozesse und deren Komplexität weiter zu. Um sicherzustellen, dass die Prozesse auch weiterhin möglichst effizient und korrekt ablaufen, war deshalb Ende 2018 für die Leitung der Stiftung Alpenruhe ein idealer Zeitpunkt, um das QMS basierend auf der ISO 9001 Norm weiterzuentwickeln, zu professionalisieren und die Prozesse nachhaltig zu strukturieren. 

Wir haben die Stiftung Alpenruhe dabei unterstützt.

Wie sind wir dabei vorgegangen?

Unterlagen studieren

Um uns einen Überblick zu verschaffen, studierten wir die bestehenden Unterlagen und Dokumente, welche für das QMS relevant waren. Bei der Analyse erwies sich auch die Dokumentenablage als eine Herausforderung, die im Rahmen des Projekts angegangen wurde. Unser Vorgehen stimmten wir von Anfang an möglichst genau auf die Bedürfnisse der Stiftung Alpenruhe ab, um so nachhaltige und gleichzeitig pragmatische Lösungen zu finden. 

Basierend auf den Unterlagen haben wir verschiedene grobe Vorgehensoptionen erarbeitet, wie das QMS weiterentwickelt und professionalisiert werden kann. 

Vorgehen vorschlagen

In verschiedenen Gesprächen und Workshops klärten wir die Bedürfnisse der Interessenvertretenden und erarbeiteten die Vorgehensoptionen detaillierter aus. Die Prozesse und die Dokumentenablage, sollten möglichst einfach und klar strukturiert werden.

Etwas detaillierter untersuchten wir, in Zusammenarbeit mit dem IT-Anbieter, Möglichkeiten einer technischen Unterstützung der Integration des QMS. Dabei stellte sich heraus, dass Lösungen zum Beispiel mit Sharepoint in diesem Kontext technisch zwar einfach und günstig umsetzbar sind, für die praktische Arbeit in der Stiftung aber zu umständlich wäre. 

Der Leitung unterbreiteten wir aus den verschiedenen Optionen einen Vorgehensvorschlag, wie die Herausforderungen der Ablage und des QMS angegangen werden können. In einem QM-Handbuch sollten die Rahmenbedingungen des QMS festgehalten werden. Das QMS sollte ein separater Teil der Ablage sein, der gemäss der Prozesslandkarte strukturiert wird. Die Prozesse in der Prozesslandkarte sollten dabei standardisiert modelliert werden. 

Nach der Freigabe seitens Leitung unterstützten wir die Stiftung Alpenruhe bei der konkreten Umsetzung dieses Vorgehens.

QM-Handbuch erarbeiten

Basierend auf den Bedürfnissen der Stiftung und den Anforderungen der Norm von ISO 9001 erarbeiten wir ein QM-Handbuch, in dem die wichtigsten Rahmenbedingungen des QMS festgehalten wurden. Das Handbuch sollte für Mitarbeitende als Nachschlagewerk einfach lesbar sein. Auch sollte das Handbuch die Rezertifizierung der Norm vereinfachen, indem die QM-Elemente einfach mit den dazugehörenden Dokumenten und Prozessen verknüpft werden konnten. Im QM-Handbuch ist ebenfalls die Prozesslandkarte beschrieben. Basierend auf der Prozesslandkarte wurde die Ablage des QMS strukturiert. 

Prozesse modellieren

Einige Prozesse waren bereits beschrieben und modelliert. Die Modellierung war jedoch nicht einheitlich. Wurden Prozesse verändert, war die Anpassung umständlich und fehleranfällig. Deshalb haben wir die Modellierung vereinheitlicht und die Beschreibung der Prozesse standardisiert. Entschieden haben wir uns aufgrund der einfachen Anwendbarkeit und der weiten Verbreitung für eine einfache Variante von BPMN. Gemeinsam wurden die bestehenden Prozesse priorisiert und Lücken in der Prozessdokumentation identifiziert. Anschliessend haben wir definierte, bereits bestehende Prozesse in der neuen Notation modelliert. Um Mitarbeitende der Stiftung zu befähigen, in Zukunft selbstständig Prozesse zu modellieren, erarbeiteten wir spezifische Schulungsunterlagen zum QMS, zu Prozessen und zu BPMN und führten zwei Schulungen durch. Den grössten Teil der Prozesse konnte von den Mitarbeitenden selbstständig erhoben und modelliert werden.

Ergebnisse

APP unterstützte die Stiftung Alpenruhe einfach und pragmatisch bei der Erarbeitung des QM-Handbuchs und der Überarbeitung der Prozesse. Im Herbst 2019 wurde die Stiftung Alpenruhe erneut rezertifiziert. Die Rezertifizierung wurde ohne Abweichungen bestanden. Und dank einem umfassenden Handbuch, standardisierter Prozessmodellierung und geschulten Mitarbeitenden ist die Stiftung Alpenruhe bestens für die kommenden Veränderungen gerüstet.

Möchten Sie mehr zum Thema Qualitätsmanagement erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einer QMS-Zertifizierung unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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