Warum sich eine externe Projektbegleitung lohnt

28. Februar 2023

Wirtschaftliche, technologische, gesellschaftliche und ökologische Entwicklungen fordern Unternehmen, sich kontinuierlich anzupassen. Produkte und Dienstleistungen müssen weiterentwickelt, neue Angebote erarbeitet und die dafür erforderlichen organisatorischen und strukturellen Voraussetzungen geschaffen werden. Um die Ziele solcher Veränderungsvorhaben (Projekte) zu erfüllen, sind Kompetenzen im Einsatz von Methoden, Techniken und Hilfsmitteln erforderlich. Kurz: Ein gut funktionierendes Projektmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Umso mehr lohnt es sich, in ausgewählten Projekten das Vorgehen und die Ergebnisse extern beurteilen zu lassen. Welch grosse Bedeutung dem Projektmanagement zukommt, ist sich auch die Ausgleichskasse des Kantons Bern (AKB) bewusst.

Was war unsere Aufgabe?

Die AKB hat uns im Frühjahr 2022 für eine Projektbegleitung mandatiert. Unser Auftrag umfasste, ein Projektvorgehen und dessen Projektergebnisse aus unabhängiger und neutraler Sicht zu beurteilen. Das Projekt der AKB bezweckte, einen Vorgehens- bzw. Variantenentscheid für die künftige organisatorische und technische Ausrichtung herbeizuführen.

Wie sind wir vorgegangen?

Zur Beurteilung des Projekts analysierten wir die gewählte Vorgehensmethodik, deren Umsetzung und die vorhandenen Projektergebnisse. Um den Puls bei den AKB-internen Projektbeteiligten zu spüren, führten wir nebst den umfassenden Analysearbeiten mehrere persönliche Interviews durch und werteten diese aus. Die Konsolidierung aller Feststellungen erlaubte uns, Handlungsfelder zu identifizieren und daraus Empfehlungen für konkrete Verbesserungsmassnahmen abzuleiten. Die Befunde haben wir in zwei zeitlich versetzten Beurteilungsberichten dokumentiert und mit der AKB besprochen.

Wie wurde für die AKB Mehrwert geschaffen?

Ein besonderes Augenmerk richteten wir auf konkrete, gewinnbringende und praxisorientierte Massnahmenvorschläge. Ermöglicht hat dies unser Methoden- und Fachwissen, resultierend aus langjähriger Erfahrung im Projektmanagement und zahlreichen Mandaten im Bereich des Qualitäts- und Risikomanagements. Ebenso legten wir Wert auf eine ehrliche Kommunikation und wertschätzende Zusammenarbeit. Ohne die objektive Sicht zu gefährden, verstanden wir uns als Sparringspartner für die AKB. Stets mit dem Ziel, den Projektverlauf wesentlich zu verbessern, Risiken zu minimieren und die Projektmanagement-Maturität innerhalb der AKB grundsätzlich zu heben. Letzteres kommt der AKB nun auch bei zukünftigen Projekten zugute.

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