Wir machen Sie fit für das neue Beschaffungsgesetz

17. September 2020

Am 1. Januar 2021 tritt das revidierte Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen BöB in Kraft. Die Änderungen wirken sich auch auf die öffentlichen Ausschreibungen und Submissionen aus und betreffen potenzielle Anbieter somit direkt. Doch mit welchen Änderungen sind die Anbieter konfrontiert? Welche Chancen und Herausforderungen entstehen? Was gilt es als Anbieter öffentlicher Ausschreibungen und Submissionen ab 2021 für die Angebotserstellung zu berücksichtigen? 

Im Folgenden werden ausgewählte wesentliche Neuerungen des revidierten öffentlichen Beschaffungswesen für Anbieter kleiner und mittlerer Unternehmen hervorgehoben:

Neue Zuschlagskriterien und Verfahren

Der Zuschlag ist neu dem vorteilhaftesten (Art. 41 BöB) und nicht wie bisher dem wirtschaftlich günstigsten Angebot zu erteilen. Es ist explizit vorgesehen, dass bei der Angebotsbewertung leistungsbezogene Zuschlagskriterien zur Anwendung kommen, u. a. wird die Plausibilität des Angebotes, Kreativität, Innovationsgehalt, Funktionalität sowie Fachkompetenz oder Effizienz der Methodik berücksichtigt (Art. 29 BöB). Zudem werden Verfahren wie der Dialog (Art. 24 BöB), Wettbewerbe und Studienaufträge (Art. 22 BöB) präzisiert oder explizit neu vorgesehen. 

KMU-Anbieter sind daher mit höheren Investitionen für die Angebotserstellung und den Evaluationsablauf konfrontiert. Aufgrund der leistungsbezogenen Zuschlagskriterien gibt es ein tieferes Standardisierungspotenzial für die Anbieter und führt dadurch zu höherer Investition für innovative und kreative Lösungsvarianten bei der Angebotserstellung. Die Angebote müssen professionalisiert werden. Mit dem Angebot muss konsistent und nachvollziehbar aufgezeigt werden, dass die Zuschlagskriterien erfüllt werden. Des Weiteren müssen die Anbieter möglicherweise neue Grundsatzentscheide treffen und die Organisation und Planung der benötigten Ressourcen neu organisieren. 

Kürzere Fristen für die Angebotseinreichung

Die Fristen für die Angebotseinreichungen im offenen Verfahren sind kürzer als bisher und es gibt zudem verschiedene Optionen für verkürzte Fristen. Die Minimalfrist für Leistungen ausserhalb des Staatsvertragsbereichs beträgt neu 20 Tage und kann bei standardisierten Leistungen auf 5 Tage gesetzt werden (Art. 46 Abs. 4 BöB). Zudem bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Frist von 40 Tagen im offenen Verfahren für Leistungen im Staatsvertragsbereich zu kürzen (Art. 47 Abs. 2 und Abs. 4 BöB). Des Weiteren führen die Gerichtsferien neu zu keinem Friststillstand mehr (Art. 56 Abs. 2 BöB).  

Gerade für wiederkehrende Leistungen im IT-Bereich muss davon ausgegangen werden, dass eine Fristverkürzung für Nachfolgebeschaffungen standardmässig vorgesehen wird. Die Anbieter müssen ihre internen Prozesse und Hilfsmittel weiterentwickeln, damit auch innerhalb der kürzeren Fristen ein professionelles Angebot eingereicht werden kann. 

Steigende Bedeutung von Marktabklärungen 

Neu führen Marktabklärungen explizit nicht zu einer Vorbefassung der angefragten Anbieterinnen (Art. 14 Abs. 3 BöB) und vorbefasste und zugelassene Anbieter sind bereits in der Ausschreibung explizit aufzuführen (Art. 35 Bst. u BöB). Daher werden künftig wohl mehr Marktabklärungen in Form von «Requests of Information» (RFI's) durchgeführt. Diese sind frühzeitig im Projekt durchzuführen. Anbieterinnen sollten daher RFI's als Vorankündigungen kommender Ausschreibungen vermehrt Beachtung schenken.

In unserem Factsheet «Revision des Beschaffungsrechts» finden Sie weitere Informationen über die Neuerungen.

Die Angebotserstellung – ein anspruchsvoller Prozess

Mit dem (neuen) Beschaffungsrecht stellen sich bei den Anbietern Fragen und neue Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf den Prozess der Angebotsvorbereitung und -erstellung: 

  • Lohnt sich für uns der Aufwand der Teilnahme an einer WTO-Ausschreibung? 
  • Wie kann ich unsere Erfolgschancen schnell und richtig beurteilen? 
  • Wie können wir unsere Erfolgschancen verbessern? 
  • Auf was ist bei der Dokumentation zu achten? 
  • Wie vermeiden wir Fehler oder gar einen Ausschluss?
  • Wie bereiten wir uns auf eine Anbieter- oder Lösungspräsentation vor?

Das Erstellen von Angeboten für eine öffentliche Ausschreibung kann ein aufwändiges und anspruchsvolles Vorhaben für Firmen sein. Dabei sind öffentliche Ausschreibungen ein wichtiger Bestandteil der Schweizer Wirtschaft: Bund, Kantone und Gemeinden vergeben pro Jahr rund 40 Milliarden CHF als öffentliche Aufträge (1).  Eine Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung kann sich daher auch für kleine und mittlere Unternehmen lohnen. Um ein Angebot einzureichen und die internen Ressourcen für die Erarbeitung des Angebots zu schonen, ist eine effiziente und effektive Vorbereitung und Angebotserstellung unerlässlich. 

In unserem Factsheet  «Angebotserstellung» sind die relevanten Begriffe sowie wertvolle Tipps zu jedem Schritt der Angebotserstellung festgehalten. 


Abbildung 1:  Prozess der Angebotserstellung

Falls Sie bei der Vorbereitung oder der Angebotserstellung Unterstützung wünschen, bieten wir attraktive Angebote:

Abbildung 2: Übersicht Angebote der APP. Die Preise verstehen sich exkl. MwSt.

Die Prepaid-Beratung ermöglicht es, im Voraus Beraterstunden zu buchen, sodass im Bedarfsfall rasch und unkompliziert auf unser Know-how zugegriffen werden kann. Mit dem Angebots-Check werden die erstellten Angebotsunterlagen auf Lücken und Optimierungspotenzial geprüft. 

Vorteile dieser Angebote im Sinne von Kurzdienstleistungen sind: 

  • Die Dienstleistungen können bei Bedarf sofort abgerufen werden und ermöglichen einen raschen Zugang zur Fach- und Methodenkompetenz unserer Berater im Bereich Beschaffungswesen.
  • Die Dienstleistungen sind zugeschnitten auf Ihre individuellen Bedürfnisse.
  • Die Dienstleistungen erlauben Kosteneinsparungen da kurze, gezielte Einsätze möglich sind.
  • Die Vertragserstellung ist unkompliziert, das gegenseitige Unterzeichnen des Bestellformulars genügt als vertragliche Grundlage.

Weitere Informationen zu unserer Unterstützung bei der Angebotserstellung für öffentliche Ausschreibungen finden Sie im Factsheet «Dienstleistungspakete».

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Quellen

 

 

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