Der Grundstein für die digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung im Kanton Bern ist gelegt!

28. April 2015

Ausgangslage und Zielsetzung

Durch das Inkrafttreten des Archivgesetzes vom 31. März 2009, in welchem die dauernde Archivierung elektronischer Daten geregelt wird, übernahm das Staatsarchiv Bern eine wichtige neue Aufgabe. Da im Bereich der Aktenführung keine gesamtkantonalen Standards für das Dokumentenmanagement und Records Management vorhanden sind und verschiedene DMS-Lösungen eingesetzt werden, können die Verwaltungseinheiten dem Staatsarchiv keine elektronischen Akten anbieten, welche den archivarischen Anforderungen entsprechen. 

Das Staatsarchiv selber verfügt zudem noch nicht über die notwendige Infrastruktur für ein digitales Archiv. Das Ziel der von APP unterstützten Arbeiten ist es, eine langfristige Basis für die digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung im Kanton Bern zu schaffen und die Umsetzung des Archivgesetzes sicherzustellen.

Vorgehen und erreichte Resultate

Nach der Durchführung einer Situationsanalyse über die Aktenführung des Kantons Bern und der Ausarbeitung eines Grundlagenberichts wurde im Mai 2013 die Vision und Strategie zur digitalen Geschäftsverwaltung und Archivierung durch den Regierungsrat des Kantons Bern genehmigt. Die Vision und Strategie definierte den zukünftigen Umgang mit Informationen und vereinheitlicht die Systemlandschaft durch eine Ein-Produkte-Strategie im Bereich Geschäftsverwaltung und digitaler Archivierung der Kantonsverwaltung.

Gleichzeitig gab der Regierungsrat das Programm «Digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung (DGA)» frei, welches die Umsetzung der Strategie zur digitalen Geschäftsverwaltung und Archivierung koordiniert. Das Programm DGA ist in zwei Phasen aufgeteilt. Die Projektierung, welche im Juni 2014 abgeschlossen wurde, diente zur Definition von organisatorischen Vorgaben sowie einer Systemarchitektur. Darauf basierend erfolgte eine Umsetzungsplanung, welche der Grosse Rat im September 2014 zur Kenntnis nahm und den Rahmenkredit für das weitere Vorgehen bewilligte.

In der Realisierungsphase werden aktuell die benötigten Softwarelösungen (GEVER- und Archivsystem) evaluiert und bereitgestellt, sowie die organisatorischen Vorarbeiten in den Direktionen durch die Erarbeitung der Ordnungssysteme weiter vorangetrieben.

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