Erfolgreiche GEVER-Einführung

14.11.2018

GEVER-Einführung in der Gemeindeverwaltung Köniz

Seit 1. Januar 2015 müssen die Gemeinden im Kanton Bern die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) aufgrund der Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen (ArchDV) neugestalten. GEVER umfasst die Aktenführung, Geschäftskontrolle und Ablaufsteuerung.

In der Gemeindeverwaltung Köniz wurde dieses Jahr  GEVER flächendeckend in allen Direktionen eingeführt. Wir haben das rund dreijährige Projekt von der Konzeption, über die Beschaffung bis hin zur Realisierung und Einführung begleitet. Dabei haben unter anderem folgende Faktoren zum Projekterfolg beigetragen:

Die nötigen Grundlagen schaffen

Die Phase Konzept dauerte mit rund einem Jahr verhältnismässig lange. In dieser Zeit ging es darum, eine Gesamtsicht der Thematik zu erhalten und die relevanten Fragestellungen zu identifizieren. Unsere Beratenden konnten dank langjähriger Erfahrung und mittels praxisnahen Beispielen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen. Somit konnte die Grundlage geschaffen werden, um die Projekt- sowie die Budgetfreigabe herbeizuführen.

Beschaffung mit externer Unterstützung

Anschliessend wurde eine öffentliche Ausschreibung durchgeführt. Das Erstellen der umfassenden Ausschreibungsunterlagen, wie auch der Prozess der Evaluation waren sehr umfangreich. Schliesslich konnte ein Produkt evaluiert werden, das optimal zu den Anforderungen einer grossen Gemeinde passt. Zudem war der Anforderungskatalog in der Phase Realisierung entscheidend dafür, dass der gewünschte Lösungsumfang gegenüber dem Lieferanten eingefordert werden konnte.

Interne Keyplayer einbinden

Ein zentrales Anliegen der Projektleitung in den Phasen Realisierung und Einführung war das Einbinden aller Stakeholder. Neben den Projektteam-Meetings fanden regelmässig Meetings mit den Superuserinnen und Superusern statt. Diese haben als Vertretende der Direktion die Anliegen der späteren GEVER-Nutzerinnen und -Nutzer ins Projekt eingebracht und waren zuständig für die Erarbeitung wichtiger Ergebnisse, wie beispielsweise dem Ordnungssystem. Weiter wurden Kader-Workshops durchgeführt, mit dem Ziel das Kader ins Projekt einzubinden und dessen Commitment für die angestrebte Lösung einzufordern. Wir haben in dieser Phase die Projektleitung im Sinne eines Coachings punktuell unterstützt.

Nutzen

Mit der Einführung von GEVER konnte insbesondere folgender Nutzen generiert werden:

  • Sitzungsmanagement inkl. Zugriff auf Sitzungsunterlagen über mobile Endgeräte
  • Standardisierter Workflow für Gemeinderatsgeschäfte
  • Erhöhte Transparenz und besserer Zugriff auf Informationen

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