Papierlose Regierungsratssitzungen im Kanton Bern

03.09.2019

Kundenstimme

«Basierend auf der erarbeiteten Studie unterstützte APP die STA tatkräftig bei der Konzeption, Realisierung und Einführung der von der GSK freigegebenen Lösung. In Zusammenarbeit mit APP wurden Grundlagen für die Einführung erarbeitet, so dass der Go-Live Termin am 01.01.2019 eingehalten werden konnte. Auch mit der Hilfe von APP wurde die Einführung der digitalen Regierungsratsgeschäfte ein voller Erfolg!» 

Mirjam Tschumi 
Staatskanzlei des Kantons Bern 
Amt für Regierungsgeschäfte und politische Rechte

BE-GEVER als Basis für die digitale Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte

Mit dem 2011 gestarteten Programm DGA (digitale Geschäftsverwaltung und Archivierung) wird die Geschäftsverwaltung in der zentralen Kantonsverwaltung standardisiert und den Verwaltungseinheiten ein einheitliches System – das sogenannte BE-GEVER - für die Geschäftsverwaltung und Archivierung zur Verfügung gestellt. 

Das Programm DGA dient der Umsetzung des digitalen Primats, wonach die Verwaltung ihre Dossiers sowie geschäftsrelevanten Dokumente digital führt und bearbeitet. Die Generalsekretärenkonferenz hat den Wunsch geäussert, die digitale Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte (RRG) - noch vor der definitiven Einführung von BE-GEVER in allen Direktionen und der Staatskanzlei im Jahr 2022 - umzusetzen. 

Welche Prozessschritte sind davon betroffen?

Für eine medienbruchfreie Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte müssen folgende Prozessschritte digital abgewickelt werden können. 

Die Rolle und das Vorgehen der APP

Aufgrund der Grösse und Komplexität dieses Vorhabens wurde in der Staatskanzlei ein Projekt für die Digitalisierung der Regierungsratsgeschäfte gestartet. In Zusammenarbeit mit der Staatskanzlei erarbeiteten wir im Jahr 2016 eine Studie, in welcher grundsätzliche Eckpunkte definiert und die Übergangslösung detailliert wurden. Im April 2017 stimmte die Generalsekretärenkonferenz der Umsetzung der digitalen Abwicklung von RRG mit BE-GEVER gemäss der Studie zu.

Während im Projekt einerseits die konkreten Prozesse modelliert und darauf basierend die Systemanforderungen definiert wurden, standen andererseits auch übergreifende Themen wie beispielsweise der Informationsschutz und die Datensicherheit, die Berechtigungsverwaltung, Einführungsmassnahmen, die Ausbildung der Anwendenden und auch das Change-Management im Fokus. Zu sämtlichen Themen hat APP mit der Staatskanzlei Grundlagen erarbeitet und diese mit den Direktionen abgestimmt, so dass die notwendigen Anpassungen in BE-GEVER realisiert werden konnten.

Erfolgreicher Abschluss

Die Staatskanzlei und die APP blicken auf ein erfolgreiches Projekt zurück. Seit dem 1. Januar 2019 werden die Regierungsratssitzungen digital abgewickelt. Dies bedeutet eine effizientere Verarbeitung der traktandierten Regierungsratsgeschäfte durch die Staatskanzlei, einen digitalen Zugriff auf die Unterlagen der vergangenen und aktuellen Regierungsratssitzungen (auch mittels App möglich) und somit eine vereinfachte Sitzungsvorbereitung sowie eine schnellere Sitzungsnachbereitung. 

Zusammenfassend funktionierte die Umstellung von der Papierwelt in die digitale Welt in den Direktionen sehr gut, womit nun auch der Papierverbrauch für die Abwicklung der Regierungsratsgeschäfte um rund 2'200 kg pro Jahr reduziert werden konnte.

 

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