Projektbeschreibung

Das Bundesamt für Landwirtschaft ist für die Zollkontingentsverwaltung von Lebensmitteln zuständig. Nach über einem Jahrzehnt seit der Inbetriebnahme der drei Fachanwendungen AEV14online, eVersteigerung und KIC neigte sich deren Produktlebenszyklus dem Ende zu. Ziel des Projekts RIA war es, alle drei Anwendungen des Fachbereichs durch den Neubau der Applikation «eKontingente» zu ersetzen. Ab Februar 2023 stand die definitive Lösung eKontingente internen und externen Benutzerinnen und Benutzern zur Verfügung; KIC wurde ausser Betrieb genommen. Dies hatte einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsteilung und -routinen und brachte sowohl für die Kund:innen als auch für den Fachbereich Ein- und Ausfuhr umfangreiche Veränderungen mit sich. Verschiedene Change- und Organisations-Massnahmen waren notwendig.

Ergebnisse

  • Analysieren der bisherigen IT-Organisation und deren Herausforderungen (IST-Situation) mittels semi-strukturierter Interviews mit Mitarbeitenden des Fachbereichs

  • Systematisches Erheben und Strukturieren der Aufgaben im Betrieb und der Weiterentwicklung der neu eingeführten Fachanwendung

  • Vorbereiten und Moderieren eines Workshops mit Vertretungen des Fachbereichs zum co-kreativen Entwickeln einer klaren Team-Vision und daraus abgeleitet, einer zukünftigen IT-Organisation (SOLL-Situation)

  • Moderieren des co-kreativen Prozesses im Fachbereich zum Entwickeln von Prozessabläufen und Zuständigkeiten zum Operationalisieren der Team-Vision

  • Planen der Umsetzung zur Etablierung der neuen Rollen und Prozesse durch konkrete Kommunikations- und Begleitungsmassnahmen

  • Dokumentieren der Betriebsorganisation der eingeführten Fachanwendung

  • Organisationsanalyse

  • Visualisierte Prozessabläufe und Verantwortungsbereiche

  • Stärkenbasierte Verantwortlichkeiten

  • Workshop-Fotoprotokolle

Kundenstimme

Die Arbeit mit und Weiterentwicklung von unserer neuen Fachapplikation bedeutet für unseren Fachbereich umfangreiche Veränderungen (Neue Arbeitsroutinen, mehr Teamwork, Professionalisierung IT-Betrieb etc.). Die externe Fachexpertise kombiniert mit der strukturierten und auf die Bedürfnisse des Fachbereichs zugeschnittene Vorgehensweise des APP-Beraters hat uns sehr geholfen, die aktuellen Herausforderungen zu identifizieren und ein konsistentes Zielbild zu entwickeln. Ich bin überzeugt, dass die gemeinsam erarbeiteten Massnahmen den Weg in die Zukunft weisen.

Reto Strebel

Leiter Fachbereich Ein- und Ausfuhr | Bundesamt für Landwirtschaft BLW

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