Vorbereitung auf die neue QR-Rechnung

Ausgangslage: Worum geht es?

Heute kennt der Finanzplatz Schweiz sieben verschiedene Varianten des roten und orangen Einzahlungsscheins. Mit der Einführung der neuen QR-Rechnung ändert sich dies. Per 30. Juni 2020 wird die QR-Rechnung lanciert und ersetzt sukzessive die mittlerweile ca. 20 Jahre alten Einzahlungsscheine.

Die heutigen Einzahlungsscheine können die Anforderungen an die digitale Welt nicht mehr vollumfänglich abdecken. Abhilfe soll die QR-Rechnung schaffen, welche in Schwarz-Weiss daherkommt und mit dem QR-Code eine durchgängige, digitale Abwicklung der Zahlungsprozesse sowie die Einhaltung von regulatorischen Vorgaben ermöglicht.

Ab dem 30. Juni 2020 müssen Unternehmen insbesondere auf der Rechnungsempfänger-Seite in der Lage sein, QR-Rechnungen zu verarbeiten und zu zahlen. Auf der Rechnungssteller-Seite gibt es seitens Finanzplatz Schweiz aktuell noch kein Enddatum für die Nutzung der roten und orangen Einzahlungsscheine.

Was ändert sich mit der neuen QR-Rechnung?

Anstelle der roten und orangen Einzahlungsscheine wird es in Zukunft mit der QR-Rechnung einen einheitlichen Beleg geben, der die verschiedenen Zahlungsarten abdeckt. Der Zahlteil der QR-Rechnung wird mit einem QR-Code ausgestattet sein, der mit einem entsprechenden Lesegerät (z.B. Smartphone, Scanner etc.) elektronisch gelesen werden kann. Der QR-Code, welcher mittig mit einem Schweizerkreuz gekennzeichnet ist, enthält alle zahlungsrelevanten Daten. Die QR-Rechnung wird neu nur noch die Verwendung einer IBAN bzw. QR-IBAN als Kontonummer zulassen. Alle anderen Formate für Kontonummern werden nicht mehr zulässig sein.

Abbildung 1: Beispiel QR-Rechnung
(Quelle: Swiss Payment Standards 2018 - Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung)

Die Digitalisierung der Zahlungsdaten ermöglicht eine effizientere Zahlungsabwicklung und trägt zu einer verbesserten Datenqualität bei, da die Informationen in standardisierter Form weitergereicht werden. Zudem ist die QR-Rechnung auch mit anderen Zahlungsverfahren wie TWINT oder eBill (ehemals E-Rechnung) kompatibel.

Die QR-Rechnung leistet damit längerfristig einen wichtigen Beitrag für den Übergang in die digitale Welt. Das Unternehmen, welches die schweizerische Finanzplatzinfrastruktur betreibt, die SIX Group AG, verfolgt das ambitiöse Ziel, bis 2028 60–80% aller Rechnungen als eBill zu verarbeiten. Bis dahin soll die QR-Rechnung dazu beitragen, Zahlungsabläufe von der Fakturierung bis zur Zahlung und Avisierung effizienter für alle Marktteilnehmenden zu gestalten.

Alle zahlungsrelevanten Informationen sind aber künftig auch weiterhin auf dem Zahlteil der QR-Rechnung aufgedruckt und damit ohne technische Hilfsmittel lesbar. Zudem kann die QR-Rechnung bei Bedarf auch weiterhin am Postschalter bezahlt werden.

Für Unternehmen ergeben sich auf der Rechnungsempfänger- bzw. Rechnungssteller-Seite unter anderem folgende Vorteile:

Rechnungsempfänger*in

  • Vereinfachtes und effizienteres Erfassen der Rechnungsdaten, da alle zahlungsrelevanten Daten im QR-Code enthalten sind und mittels Apps oder geeignetem Lesegerät automatisch ausgelesen werden können
  • Weniger Fehler beim Erfassen der Zahlungsdaten (z.B. Referenznummer)
  • Einzahlung am Schalter nach wie vor möglich

Rechnungssteller*in

  • Vereinfachte Rechnungsstellung: Die QR-Rechnung kann mit handelsüblichen Druckern selbst erstellt werden, da der Zahlteil nur noch schwarz-weiss ist.
  • Vereinfachter und automatischer Zahlungsabgleich mit Hilfe der durchgängigen Weitergabe von Zahlungsreferenzen
  • Der QR-Code kann auf Plakaten oder Flyern aufgedruckt werden (z.B. für Spenden)

Starten Sie frühzeitig und prüfen Sie die technischen und organisatorischen Anpassungen, die notwendig sind im Hinblick auf die Einführung der QR-Rechnung. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte, welche Sie als Rechnungsempfänger*in bzw. Rechnungssteller*in in die Wege leiten sollten.

Was muss ich als Rechnungsempfänger*in tun?

Als Rechnungsempfänger*in müssen Sie bis zum 30. Juni 2020 bereit sein, QR-Rechnungen verarbeiten und bezahlen zu können. Dabei ist folgendes zu beachten:

  • Ihre Buchhaltungs- und Zahlungssoftware muss in der Lage sein, QR-Rechnungen zu erfassen und Zahlungsaufträge im erforderlichen ISO20022-Format (pain) zu generieren.
  • Die Kreditorenstammdaten müssen geprüft werden und mit IBAN oder ggf. mit QR-IBAN ergänzt werden.
  • Hard- und Software von Lesegeräten müssen für die Verarbeitung der QR-Rechnung angepasst werden. Möglicherweise bietet Ihre Bank eine App an. Informieren Sie sich rechtzeitig über die Möglichkeiten.

Wir empfehlen Ihnen die folgenden nächsten Schritte:

  • Planen und budgetieren Sie ein allfälliges Projekt frühzeitig. Insbesondere bei komplexeren IT-Umgebungen benötigen Sie genügend Vorlaufzeit.
  • Kontaktieren Sie Ihre Softwarepartner und besprechen Sie die notwendigen Anpassungen zeitig, damit Sie von einer möglichst umfassenden Betreuung bei der Planung und Umsetzung profitieren können.
  • Prüfen Sie inwiefern die Lesegeräte, welche Sie aktuell im Einsatz haben in der Lage sein werden, die QR-Rechnung zu verarbeiten.
  • Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Zahlungsprozesse zu hinterfragen und nehmen Sie Optimierungen vor.

Stimme aus der Praxis:

«Wir nehmen in unserem Unternehmen die Umstellung auf die QR-Rechnung u.a. als Anlass, um unsere bestehenden Kreditoren- und Debitorenprozesse ganzheitlich zu überdenken. Ziel ist es, Optimierungs- und Automatisierungspotentiale z.B. in Form von möglichen Workflows zu identifizieren, um so die bestehenden Prozesse möglichst effizient zu gestalten.»

Linda Feller, Leiterin Finanzbuchhaltung
Honegger AG


Was muss ich als Rechnungssteller*in tun?

Als Rechnungssteller*in haben Sie weniger Umsetzungsdruck. Ihre Fakturierungsprozesse müssen noch nicht per 30. Juni 2020 angepasst werden. In einer Parallelphase können die alten Einzahlungsscheine weiterhin verwendet werden. Das definitive Enddatum steht noch nicht fest. Falls Sie aber bereits frühzeitig von den Vorteilen der QR-Rechnung profitieren und Ihre Fakturierung umstellen möchten, ist folgendes zu beachten:

  • Ihre Buchhaltungs- und Zahlungssoftware muss in der Lage sein, QR-Rechnungen nach Vorgaben der SIX zu erstellen.
  • Für eine automatische Verbuchung der Debitorenzahlungen muss Ihre Buchhaltungs- und Zahlungssoftware die entsprechenden ISO20022-Formate (camt) verarbeiten können.

Wir empfehlen Ihnen die folgenden nächsten Schritte:

  • Kontaktieren Sie Ihre Softwarepartner und besprechen Sie notwendige Anpassungen.
  • Kontaktieren Sie Ihre Bank und besprechen Sie den idealen Zeitpunkt für die Umstellung sowie die angebotenen Avisierungs-Möglichkeiten.
  • Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Fakturierungsprozesse zu hinterfragen und nehmen Sie Optimierungen vor.
  • Überprüfen Sie Ihre Bestände der Einzahlungsscheine und bestellen Sie nur noch die notwendige Menge bis zur Einführung der QR-Rechnung.
  • Informieren Sie Ihre Rechnungsempfänger*in vor der Umstellung auf die QR-Rechnung.

Stimme aus der Praxis:

«Mit Einführung der QR-Rechnung erhoffen wir uns, dass die Erfassung der Zahlungsinformationen (direkt durch den Kunden) zum Beispiel mit Hilfe einer geeigneten Smartphone-App in Zukunft vereinfacht wird und so in diesem Zusammenhang insbesondere der manuelle Verarbeitungsaufwand deutlich gesenkt und gleichzeitig die Datenqualität gesteigert werden kann.»

Adrian Tschanz, Geschäftsführer
Tschanz Treuhand AG


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Sandro Rao
Sandro Rao
MSc in Business Administration Consultant +41 58 320 30 49 hc/ppa//oar/ordnas
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Sandro Leuenberger
MSc CMC Mitglied der Geschäftsleitung, Geschäftseinheitsleiter, Produktmanager Strategieberatung, Director +41 58 320 30 03hc/ppa//regrebneuel/ordnas

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