BPMN in der Praxis (3): Glossare automatisch generieren

Im zweiten Teil unserer vierteiligen Beitragsserie «BPMN in der Praxis» haben wir aufgezeigt, wie mittels PowerShell und XPath BPMN-Prozessmodelle automatisiert verarbeitet werden können. Wir haben diese Hilfsmittel genutzt, um Modellierungskonventionen zu überprüfen und Verletzungen auszuweisen. Im folgenden dritten Beitrag unserer Serie gehen wir darauf ein, wie mit den gleichen Hilfsmitteln ein Glossar generiert werden kann.

In einem Unternehmen modellieren oft mehrere Personen ihre Prozesse. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass diese Personen unterschiedliche Begrifflichkeiten verwenden und dabei das Gleiche meinen (sog. Synonyme) oder auch gleiche Begriffe nutzen, aber eigentlich von unterschiedlichen Dingen sprechen (sog. Homonyme). Ein typisches Beispiel ist «Account», welches in der IT-Abteilung für ein Benutzerkonto und in der Finanzabteilung für ein Bankkonto stehen kann. Existieren Homonyme, werden häufig sogenannte Domänen verwendet, das heisst präzisiert, in welchem Bereich ein Begriff welche Bedeutung hat.

Um mögliche Fehlinterpretationen auf ein Minimum zu reduzieren, können Glossare eingesetzt werden. Dabei braucht es Disziplin, um ein Glossar zu erstellen, zu pflegen und konsequent anzuwenden. Insbesondere wenn bereits viele Dokumente, oder in diesem Fall Prozessmodelle, bestehen, kann es herausfordernd sein, nachträglich ein Glossar einzuführen.

Bei der Prozessmodellierung empfiehlt es sich, den Fokus des Glossars primär auf Substantive und Verben zu setzen. Verben beschreiben, welche Tätigkeit ausgeführt wird. Wenn diese in den verschiedenen Prozessen einheitlich verwendet werden, steigert dies ihre Aussagekraft. Substantive beschreiben Rollen und die betroffenen Objekte. Auch hier erhöht sich die Aussagekraft, wenn diese klar abgegrenzt und definiert sind.

Der Effekt eines Glossars tritt jedoch nur ein, wenn dieses allen zur Verfügung steht, bekannt ist und damit auch angewendet und gelebt wird.

BPMN-Diagramme bestehen aus verschiedenen Elementen wie Ereignisse, Aktivitäten, Gateways, Sequenzflüssen, Daten, Kommentare und Gruppierungen. Der Standard ist so definiert, dass die Elemente selbst bereits eine hohe Aussagekraft haben, welche mit kurzen Texten präzisiert werden. So kann eine Aufgabe lauten «Kreditvergabe prüfen». Anhand des Symbols ist erkennbar, dass es sich um eine Aufgabe handelt während der Text beschreibt, um welche Aufgabe es sich handelt.

In BPMN-Modellen gibt es drei Bereiche, die auf solche Texte überprüft werden können:

• Kommentare, welche ein Attribut «text» besitzen.

• Gruppierungen, welche ein Attribut «value» besitzen.

• Elemente, welche ein Attribut «name» besitzen.

Da Kommentare und Gruppierungen in BPMN keinen Text enthalten müssen, ist zunächst zu prüfen, ob das entsprechende Attribut vorhanden und nicht leer ist.

Elemente umfassen die verschiedenen verbleibenden BPMN-Elemente, also Aktivitäten, Gateways, Ereignisse, Pools, Lanes etc. Auch hier ist der Text optional, weshalb das Attribut jeweils überprüft werden muss.

Anzumerken ist, dass für den normalen Anwender respektive die normale Anwenderin die Attribute nicht als solche ersichtlich sind. Beim Modellieren wird üblicherweise ein Werkzeug verwendet, welches direkt die grafischen Elemente nutzt und diese um Text anreichert. Im Hintergrund erstellt das Werkzeug eine XML-basierte BPMN-Datei, in welcher der Text in Form eines Attributs zum jeweiligen Element gespeichert wird.

Gerne stellen wir Ihnen das Skript und die dazugehörigen Unterlagen kostenlos zur Verfügung.

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Mit dem Glossartool können auch einheitliche Organisationseinheiten- und Rollenbezeichnungen angestrebt werden. Es kann vorkommen, dass eine Organisationseinheit in einem Prozess als «IT-Helpdesk», in einem anderen Prozess als «Servicedesk» oder als «IT-Support» bezeichnet wird. In solchen Fällen ist häufig unklar, ob es sich um die gleiche oder um unterschiedliche Organisationseinheiten handelt. Einheitliche Begriffe schaffen Klarheit.

Manche Modellierende modellieren Systeme als Lane, als Datenobjekt oder als Artefakt. Mit dem hier vorgestellten Skript können auch diese Informationen ausgelesen werden. So kann herausgefunden werden, welches System (Software, Datenbank, Server etc.) in welchen Prozessen genutzt wird. Diese Informationen können genutzt werden, um die IT-Landschaft im Kontext der Prozesslandschaft zu dokumentieren.

Erfahren Sie im vierten und letzten Beitrag dieser Beitragsserie, der am 8. September 2026 erscheint, wie Sie Beziehungen zwischen Prozessen visualisieren können.

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