E-Services: Das kantonale Steueramt Solothurn ist bereit für neues Bundesgesetz

Seit diesem Jahr unterliegen die kantonalen Steuerbehörden einer neuen E-Service-Pflicht. Alles rund um die Steuererklärung muss online funktionieren, besagt der neue Artikel 38b im bundesweiten Steuerharmonisierungsgesetz:

1. Die Kantone sehen die Möglichkeit elektronischer Verfahren vor. Dabei stellen sie die Authentizität und Integrität der übermittelten Daten nach kantonalem Recht sicher.

2. Sie sehen bei der elektronischen Einreichung von Eingaben, deren Unterzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist, anstelle der Unterzeichnung die Möglichkeit einer elektronischen Bestätigung der Angaben durch die steuerpflichtige Person vor.

3. Sie sehen vor, dass die Steuerbehörde der steuerpflichtigen Person mit deren Einverständnis Dokumente in elektronischer Form zustellt.

Quelle: Bundesgesetz über die Harmonisierung der direkten Steuern der Kantone und Gemeinden, Artikel 38b der seit 1.1.2024 gültigen Version

Wie gehen Behörden mit der neuen Vorschrift um? Wir durften das Kantonale Steueramt Solothurn begleiten und zu dem Thema eine Studie erstellen. Deren wesentliche Punkte sind auch für andere Ämter beispielhaft.

Schon 2023 erhielten wir die Anfrage des IT-Leiters: Solothurn verfüge bereits über ein Portal mit mehreren Steuerservices, doch zum Ausbau des Angebots fehle die Gesamtsicht. Eine Studie nach der Projektmanagement-Methode HERMES bietet da genau das richtige Instrument. Die HERMES-Studie schafft eine gemeinsame Basis zur Einordnung, zur Ist-Situation, zu den Zielen und Anforderungen und möglichen Lösungsvarianten mit Empfehlung.

Unsere Bestandesaufnahme konnte auf vorhandene Stärken aufbauen:

• Das Steueramt hat eine Prozesslandkarte, die auch die IT-Prozesse regelt.

• Die Prozesse sind in mit geeigneten Werkzeugen unterstützt.

• Das Steueramt verfügt über Reports mit Fallzahlen und Nutzungs-Statistiken.

Die Behörde kann also ihre Ausbauschritte auf Daten basieren und muss nicht mit blossen Annahmen rätseln.

Auch das Vorgehen der Studienerstellung ist empfehlenswert. Bereits zu Beginn waren fixiert:

• der Zeithorizont von wenigen Monaten

• die Struktur nach HERMES-Vorgabe.

Die konkreten Inhalte füllten sich schrittweise und iterativ jeweils nach Abstimmungen mit spezialisierten Ansprechpersonen verschiedener Perspektiven (Fach, IT, Sachbearbeitung, Leitung).

Fachlicher Kern beim Thema Online-Schalter ist die Frage: Welche Leistungen erbringt unsere Behörde konkret – und wie sind die Aufgaben verteilt? Die Studie konsolidiert verschiedene Quellen: neben Fachgesprächen, der Prozesslandkarte und dem kantonalen Internetauftritt auch die Dokumentation des Fachverfahrensherstellers sowie den nationalen Standard eCH-0070 (Leistungsinventar CH). Im Ergebnis steht als Beilage zur Studie eine Auslegeordnung der kantonalen Steuerservices, die dynamisch fortgeschrieben werden kann und als Grundlage für den weiteren Fahrplan (Roadmap) dient.

Die Studie berücksichtigt auch fachübergreifende Strukturen. Sie enthält eine Einordnung des Themas in das kantonsweite Organigramm mit dem noch jungen Kompetenzzentrum digitale Verwaltung. Dessen Digitalisierungsprogramm baut auf kantonsweiten Vorgaben zur Portal-Architektur mit ihren technischen Querschnittslösungen.

Interkantonale Rahmenbedingungen umfassen den Anwendungsverbund der Steuerämter sowie die Gremien und strategischen Leitplanken der Digitalen Verwaltung Schweiz (DVS).

Aufgrund der vielen Beiträge zur Studie fiel es leicht, Fokusthemen zu identifizieren, Umsetzungsvarianten aufzufächern und Möglichkeiten zu beurteilen. Eine zeitlich visualisierte Gesamtroadmap verdeutlicht auch Abhängigkeiten der einzelnen Vorhaben untereinander.

Für IT-Leiter Daniel Uebelhart ein wichtiges Steuerungsinstrument:

Bei verwobenen Einzelthemen ist Flexibilität ein wichtiger Erfolgsfaktor. Um nötigenfalls neue Schwerpunkte zu setzen und dennoch den Überblick zu behalten, enthält die Studie abrundend ein allgemeines Vorgehensmodell, abgestützt auf bestehende Vorgaben. Somit hat das Steueramt eine übersichtliche «Digitalisierungs-Werkbank» an der Hand.

Thomas Fischer, Leiter des Kantonalen Steueramtes, ist sich der Bedeutung gut ausgebauter E-Services bewusst:

Zu unserer Arbeit sagt IT-Leiter Daniel Uebelhart:

Wo steht Ihre Behörde/Verwaltung in der Digitalisierung? Möchten Sie wissen, wie wir auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen können Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.