Erfolgreiche Reorganisation zur Zentralisierung von Finanz- und Controllingprozessen

Die Sicherheitsdirektion (SID) des Kantons Bern ist mit über 4'500 Mitarbeitenden die grösste der sieben Direktionen des Kantons Bern. Bisher wurden die Supportbereiche Finanzen/Controlling (FICO), HR und ICT dezentral durch die vier Ämter und das GS geführt.

Steigende Compliance-Anforderungen, eine anspruchsvolle Ressourcensituation und Synergiepotenzial durch die Einführung von SAP als kantonales ERP-System schufen das Bedürfnis nach standardisierten Prozessen und Effizienzgewinnen.

So entschied sich die SID, die Supportbereiche in einem gemeinsamen Dienstleistungszentrum (DLZ) zu zentralisieren. APP begleitete die SID in diesem anspruchsvollen Transformationsprozess aktiv.

Gemeinsam mit den internen Fachexpert:innen haben die APP-Berater in Workshops die bestehenden FICO-Prozesse erhoben, Standardisierungs- sowie Optimierungspotenziale identifiziert und den Umfang der künftigen Leistungserbringung festgelegt. Darauf aufbauend wurden die SOLL-Prozesse, der Leistungskatalog sowie geeignete Hilfsmittel für eine digitale und effiziente Zusammenarbeit definiert und dokumentiert.

Neben dem Aufbau der neuen Ablauforganisation unterstützte APP das künftige Leitungsteam des Fachbereichs FICO auch bei der Definition der neuen Aufbauorganisation. Dabei erarbeiteten wir die zukünftigen Rollenbeschreibungen und AKV (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen) unter Berücksichtigung der Präferenzen, Erfahrungen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden.

Während der Einführungsphase standen die Beratenden der APP dem DLZ bei der Identifikation von Quick-Wins im Betrieb und der Einführung sowie Umsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zur Seite. So konnten wir die Mitarbeitenden im anspruchsvollen Tagesgeschäft unterstützen, während wir gleichzeitig die zentrale Leistungserbringung weiter standardisierten und optimierten.

Die Zentralisierung war eine herausfordernde Aufgabe, nicht zuletzt, weil die SID in der Vergangenheit wenige derart grosse Reorganisationen umgesetzt hatte. Dank einer strukturierten Planung, einem systematischen Vorgehen und der aktiven Mitarbeit aller Beteiligten konnten wir diese Herausforderung meistern. Wir bedanken uns für die vielen wertvollen fachlichen Inputs, die intensive Zusammenarbeit und das unseren Beratenden entgegengebrachte Vertrauen.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir auch Sie bei einer herausfordernden Reorganisation unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.