Erfolgsfaktoren einer nachhaltigen Beschaffung

Sie möchten bei der Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen vermehrt auf ökologische, soziale und wirtschaftliche Nachhaltigkeitsaspekte achten, wissen aber nicht genau, wie? Nachfolgend zeigen wir auf, wie nachhaltige Beschaffungen gelingen.

Eine nachhaltige Beschaffung besteht nicht nur darin, Nachhaltigkeitskriterien an die Anbieter:innen zu formulieren, sondern startet schon zu Beginn des Beschaffungsprojekts. Hier sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Benötigen Sie den Beschaffungsgegenstand wirklich in der angedachten Form?

• Benötigen Sie den Beschaffungsgegenstand jetzt oder kann die bestehende Lösung gegebenenfalls mit einer sinnvollen Reparatur noch einige Jahre weitergenutzt werden?

• Haben Sie abgeklärt, ob andere Organisationseinheiten eine ähnliche Beschaffung bereits getätigt haben und Sie die Lösung allenfalls teilen können?

Sind die obigen Fragen bejaht und der Bedarf somit bestätigt, evaluieren Sie, ob alternative Beschaffungsformen zum Kauf existieren: Mit dem Entscheid, ein Produkt zu mieten oder durch ein Leasingmodell mit Rückkauf vom Lieferanten, können womöglich Kosten eingespart werden.

Berücksichtigen Sie bei der Berechnung unterschiedlicher Varianten immer die Lebenszykluskosten, also jene Kosten, welche von der Beschaffung über die gesamte Nutzungsdauer bis zum Rückbau/Entsorgung des Beschaffungsgegenstands anfallen.

Mit einer Marktanalyse recherchieren Sie nach potenziellen Anbieter:innen und möglichen Lösungen. Die Marktanalyse gibt Aufschluss über die Eigenschaften aktueller Produkte und Dienstleistungen. Der Aufwand für eine sorgfältig durchgeführte Marktanalyse lohnt sich langfristig, weil Sie dadurch wertvolles Wissen gewinnen und nicht am Markt vorbei beschaffen.

Kennen Sie den Begriff «Product-as-a-Service»? Speziell dann, wenn Sie ein Produkt nur für eine beschränkte Dauer nutzen möchten, kann dieses Beschaffungsmodell zielführend sein. Wenn Sie beispielsweise für eine temporäre Ausstellung einen Raum beleuchten möchten, ist es eine Möglichkeit, nicht die Art und Anzahl Lampen zu spezifizieren, sondern die gewünschte Beleuchtungsstärke je Tageszeit zu definieren und die Höhe und den Grundriss des Ausstellungsraums anzugeben. Damit erarbeiten die Anbieter:innen ein geeignetes Lichtkonzept, wobei innovative Lösungen ermöglicht werden. Ein zusätzlicher Mehrwert ist, dass die Anbieter:innen Occasionslampen (sofern Sie diese zulassen) installieren können und die installierten Lampen nach Vertragsende für andere Kund:innen oder intern weiterverwenden können.

Bei den Nachhaltigkeitskriterien gilt es beschaffungsrechtliche Regelungen einzuhalten. So ist die Formulierung von sozialen Eignungskriterien und sozialen technischen Spezifikationen von der Beschaffungskonferenz des Bundes nicht empfohlen, wohingegen die Formulierung von sozialen Zuschlagskriterien zulässig ist. Zu beachten ist jeweils, dass ein Bezug zum Beschaffungsgegenstand besteht. Ökologische Eignungskriterien, welche für die Erfüllung des Auftrags notwendig sind, sind erlaubt. Auch dürfen und sollen ökologische Anforderungen in Form von technischen Spezifikationen gefordert werden. Ökologische Anforderungen in Form von Zuschlagskriterien dürfen weiter gehen als die technischen Spezifikationen, sodass Anbieter:innen besser bewertet wird, welche strengere ökologische Anforderungen erfüllen können.

Weitere informative Tipps zur Anwendung nachhaltiger Kriterien finden Sie in unserem Fachbeitrag «Erste Erfahrungen zu Nachhaltigkeitskriterien im revidierten Beschaffungsrecht».

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