Kosteneinsparung bei IT-Beschaffung im Verbund

Der Verband der römisch-katholischen Kirchgemeinden der Stadt Zürich hat sich mit weiteren kirchlichen Körperschaften des Kantons Zürich dazu entschieden, eine Beschaffungskooperation einzugehen, um bei der Beschaffung von IT-Hardware koordinierter agieren und wirtschaftlichere Konditionen erzielen zu können. Zusätzlich zur Hardware sollten noch einige Dienstleistungen wie ein Webshop und die Ausserbetriebnahme der Geräte beschafft werden. Wir durften den Beschaffungsverbund bei der anstehenden WTO-Ausschreibung mit unserem bewährten Vorgehen für öffentliche Beschaffungen unterstützen und übernahmen die Gesamtleitung des Beschaffungsprojekts.

Zu unseren Arbeiten gehörte u. a. die Durchführung der Anforderungserhebung zur Spezifikation der Hardware und Dienstleistungen, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Begleitung des Evaluationsteams bei der Bewertung der eingegangenen Angebote. Dabei förderten wir die Nähe zum Kunden durch regelmässige Austauschformate – darunter mehrere Reviewmeetings – gezielt, was sich als zentraler Erfolgsfaktor erwies.

Dank Erfahrungswerten aus unseren vergangenen Beschaffungsmandaten konnten wir wertvolle fachliche Inputs für den Beschaffungsgegenstand sowie für die Ausgestaltung der Zuschlagskriterien liefern. Dies umfasste beispielsweise auch die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten, insbesondere im Lifecycle Management, in die Bewertungskriterien. Divergierende Meinungen innerhalb des Beschaffungsverbundes konnten durch strukturiertes Stakeholdermanagement und zielführende Vermittlung ausgeräumt werden.

Unsere langjährige Expertise in komplexen Beschaffungsprojekten half zudem, beschaffungsrechtliche Fragestellungen pragmatisch und rechtssicher zu lösen. So konnte der ambitionierte Zeitplan eingehalten werden.

Dank unserer gezielten Unterstützung konnte der Beschaffungsverbund von zahlreichen Vorteilen profitieren:

• Hohe Kosteneinsparungen bei der Beschaffung der Hardware, welche die Projektkosten für unseren Einsatz als externe Projektleiter um ein Vielfaches rechtfertigten.

• Umfassende fachliche Unterstützung bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und der Bewertung der Angebote.

• Komplette organisatorische Entlastung bezüglich Planung, Administration und Koordination der Beschaffung.

• Zugang zu tiefgreifendem Expertenwissen dank eines Projektteams mit erfahrenen Beschaffungsspezialisten.

• Rechtssicherheit durch regelkonforme Abwicklung der Ausschreibung inklusive strukturierter Debriefings.

• Integration relevanter Nachhaltigkeitskriterien zur Stärkung einer zukunftsorientierten Beschaffung.

Die gemeinsame Beschaffung im Beschaffungsverbund zeigt auf, dass mit einer gut strukturierten und professionell durchgeführten WTO-Ausschreibung enorme wirtschaftliche Vorteile erzielt werden können. Wir danken dem Verband der römisch-katholischen Kirchgemeinden der Stadt Zürich als Auftraggeberin sowie dem ganzen Beschaffungsverbund für ihr Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir auch Sie bei einem herausfordernden Beschaffungsvorhaben unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.