Request for Information (RFI)

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor eines jeden Beschaffungsvorhabens ist eine fundierte Informationsbasis bezüglich Markt und Anbietenden. Muss diese erst noch aufgebaut werden, kann ein Request for Information (RFI) eingesetzt werden.

Dieser bezeichnet eine Marktrecherche, welche eine allgemeine und unverbindliche Anfrage an verschiedene Marktteilnehmende umfasst und die geforderte Informationsbasis bezüglich Markt und Anbietenden schafft. Das vorliegende Practice Paper widmet sich dem Thema RFI im Beschaffungsprozess und den damit verbundenen Herausforderungen und Fragestellungen in der konkreten Vorgehensweise.

Notwendigkeit

Eine effiziente und effektive Beschaffung verlangt die Erarbeitung eines Pflichtenheftes, in welchem der Beschaffungsgegenstand spezifiziert wird. Für öffentliche Ausschreibungen ist dieser Anspruch sogar gesetzlich verankert: Gemäss Art.12 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) haben Ausschreibungsunterlagen eine detaillierte und genaue Umschreibung des Beschaffungsgegenstandes zu enthalten.

Die Erarbeitung von spezifischen Ausschreibungsunterlagen kann indessen herausfordernd oder gar unmöglich sein, wenn aufgrund fehlender Informationen bezüglich Markt, Anbietenden oder Lösungen der Umfang der Ausschreibung nicht eruiert, Eignungskriterien nicht zufriedenstellend festgelegt und somit der Beschaffungsgegenstand nicht hinreichend detailliert beschrieben werden kann – einer der Hauptgründe für erfolglose Beschaffungen.

In Fällen fehlender Marktinformationen kann ein, dem Beschaffungsprozess vorgelagerter, RFI eingesetzt werden.

Abgrenzung

Ein situationsgerechter Einsatz eines RFI kann für ein Beschaffungsvorhaben substantiellen Mehrwert schaffen.

Ein RFI ist insbesondere dann sinnvoll, wenn geprüft werden soll

• ob für einen konkreten Bedarf überhaupt ein Markt existiert,

• mit welchem ungefähren Preisvolumen gerechnet werden muss,

• welche Funktionalitäten Standard sind und mit welchen Funktionalitäten sich die Lösungen der Anbietenden unterscheiden,

• welche Eignungskriterien zur Evaluation herangezogen werden können.

Ein RFI ist hingegen wenig sinnvoll bzw. zielführend, wenn

• er zur Bedarfsermittlung eingesetzt werden soll,

• das Beschaffungsvorhaben standardisiert und wenig komplex ist,

• eine verbindliche Preisabfrage angestrebt wird.

Unterschied öffentliche und privatrechtliche Beschaffung

Ein RFI kann zu Beginn eines Beschaffungsvorhabens stehen und findet sowohl in öffentlich- wie auch privatrechtlichen Beschaffungen Anwendung. Im Gegensatz zur privatwirtschaftlichen Beschaffung setzen gesetzliche Vorgaben (BöB, VöB, IVöB) Rahmenbedingungen und definieren so den formalen Ablauf des öffentlichen Beschaffungsprozesses. Der öffentliche Beschaffungsprozess beinhaltet dabei die in der nachfolgenden Grafik aufgeführten Prozessschritte.

In der Privatwirtschaft wird ein RFI oftmals aufgrund interner Compliance-Vorgaben durchgeführt. Dies jedoch mit weniger formellen Rahmenbedingungen als bei einer öffentlichen Beschaffung.

Relevanz eines RFI im Beschaffungsprozess

Die Grundlage eines erfolgreichen Beschaffungsvorhabens ist eine fundierte Marktrecherche. Konkret unterstützt ein RFI im Beschaffungsprozess

• die Präzisierung der Anforderungen,

• die Umschreibung des Beschaffungsgegenstandes,

• die Festlegung der Eignungskriterien,

• die Freigabe der Ausschreibungsunterlagen,

• die Vorbereitung der Marktteilnehmenden auf die Ausschreibung sowie

• die Angebotsbewertung und Zuschlagsbegründung.

In der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft gibt es drei Möglichkeiten für die Sammlung von Marktinformationen:

• Eine erste Möglichkeit besteht in der Direktanfrage von Anbietenden durch die beschaffende Institution. Hierbei werden Anbietende identifiziert, kontaktiert und daraus Informationen gesammelt.

• Eine zweite Möglichkeit besteht in der Publikation der Marktrecherche auf simap.ch.

• Eine dritte Möglichkeit beschreibt die Beauftragung externer Dienstleistenden, welche die Marktrecherche durchführen. Hierbei agiert der Dienstleistende als Intermediär zwischen dem Auftraggebenden und den potentiellen Anbietenden. Der Dienstleistende identifiziert und kontaktiert Anbietende und sammelt Informationen.

Die Arbeiten für die Marktrecherche RFI werden in vier Schritte unterteilt. Nach der Initialisierung der Marktrecherche, welche das Sichten von Grundlagendokumenten und die Festlegung der Zielsetzung sowie der Rahmenbedingungen umfasst, erfolgt die Vorbereitung der Marktrecherche. Hierbei werden Anforderungen an die Anbietenden definiert, ein Fragenkatalog mit Funktionalitäten und Rahmenbedingungen erstellt und, falls der RFI auf simap.ch publiziert werden soll, ein simap-Text erarbeitet.

Nach der Vorbereitung wird die Marktrecherche durchgeführt, indem Anbietende kontaktiert werden, und, falls gewünscht, der RFI auf simap.ch publiziert. In diesem Schritt werden Rückmeldungen genau analysiert und mit Stakeholdern besprochen. Schliesslich werden die Ergebnisse konsolidiert, ausgewertet und dokumentiert.

Mit der Ableitung einer Schlussfolgerung für eine mögliche Ausschreibung wird die Marktrecherche in einem letzten Schritt abgeschlossen.

Der Einsatz eines RFI kann für ein Beschaffungsvorhaben zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor werden. Durch das Kennenlernen von Markt, Anbietenden und Lösungen wird eine fundierte Informationsbasis geschaffen. Diese trägt wiederum dazu bei, eine Ausschreibung auf der richtigen Flughöhe anzusiedeln, die Bedürfnisse der internen Stakeholder abzuholen und ein Gefühl von Sicherheit für die nachgelagerte Ausschreibung zu vermitteln.

Aus den gewonnen Informationen kann der Business Case mit Marktpreisen untermauert und somit eine genauere Budgetierung des Beschaffungsvorhabens ermöglicht werden. Schliesslich trägt eine Marktrecherche dazu bei, schwierige und kritische Anforderungen frühzeitig zu identifizieren und mögliche Angebote nicht zu stark einzugrenzen.

Unsere Fachkompetenzen zur Durchführung von RFI konnten wir bereits in verschiedenen Mandanten unter Beweis stellen. So zum Beispiel bei der Durchführung eines RFI zur Vorbereitung eines Ausschreibungsverfahrens bei der Bundeskanzlei BK sowie bei der Durchführung eines RFI und der Erstellung einer Marktübersicht von Produkten und Lieferanten von Pensionskassen-Software für die PUBLICA.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

«Als Vorarbeit einer öffentlichen Ausschreibung (nach dem 3. Kapitel VöB) ermöglichte der von der APP erstellte und durchgeführte RFI, den Produkte- und Anbietermarkt zu überblicken. Auf Basis der daraus gewonnenen Informationen sind wir in der Lage, präzise Kriterien an die zu beschaffende Pensionskassen-Software und die dazu benötigte Leistungserbringung eines Lieferanten zu definieren, sowie die Budget- und Planungssicherheit des gesamten Beschaffungsprojekts sicherzustellen.»Daniela VicariProjektleiterin Pensionskasse des Bundes PUBLICA, Bern