Beschaffungen in der Gesundheitsbranche

18. Juni 2020

Den vorliegenden Text finden Sie hier auch als PDF.

In der Schweizer Gesundheitsbranche werden aktuell wenige Beschaffungen öffentlich ausgeschrieben. Dies liegt einerseits daran, dass es tatsächlich etwas kompliziert ist zu bestimmen, wer und was dem öffentlichen Beschaffungswesen untersteht und ob eine öffentliche Beschaffung überhaupt notwendig ist. Andererseits haben öffentliche Ausschreibungsverfahren einen negativen Ruf. Sie gelten als aufwendig und langwierig.

Diese beiden Herausforderungen werden im vorliegenden Factsheet adressiert. Es soll den Akteuren der Schweizer Gesundheitsbranche einfacher fallen, zu erkennen, welche Aufträge dem öffentlichen Beschaffungswesen unterstehen.

Ausserdem soll dem negativen Ruf öffentlicher Ausschreibungsverfahren entgegnet werden und mit einem konkreten Vorgehen eine Hilfestellung für die Durchführung offener Verfahren gegeben werden. 


Wer untersteht dem öffentlichen Beschaffungswesen?

Unser Entscheidungsbaum hilft den Akteuren der Schweizer Gesundheitsbranche bei einer ersten Einschätzung, ob er oder sie dem Beschaffungsrecht unterstellt ist:

Ausführungen zum Entscheidungsbaum

Im Folgenden sind verschiedene Hinweise zur Abbildung und den einzelnen Prüfpunkten aufgeführt.

Grundsätzlich dem öffentlichen Beschaffungswesen unterstellt

Sofern Sie nach einer ersten Einschätzung zum Ergebnis kommen, dass Sie dem Beschaffungsrecht unterstellt sind, ist weiter zu prüfen, ob bei der Beschaffung der objektive Geltungsbereich der Beschaffungsgesetzgebung betroffen ist und welche Verfahrensart zu wählen ist.

Zu prüfen sind insbesondere

  • der Beschaffungsgegenstand (Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen, vgl. Art. 8 BöB / IVöB),
  • mögliche Ausnahmeregelungen gemäss Art. 10 BöB / IVöB, diese befreien gewisse Beschaffungen von der Pflicht öffentlich auszuschreiben,
  • der Auftragswert in dessen Abhängigkeit unterschiedliche Verfahren angewendet werden können (offenes Verfahren, selektives Verfahren, Einladungsverfahren und freihändiges Verfahren, vgl. unten aufgeführte Schwellenwerte).

Hinweis

Das BöB ist das öffentliche Beschaffungsrecht des Bundes. Die IVöB ist die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen und findet auf Ebene der Kantone Anwendung.


Grundsätzlich nicht dem öffentlichen Beschaffungswesen unterstellt

Kommen Sie nach einer ersten Einschätzung zum Ergebnis, dass Sie bei einer Beschaffung nicht dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstellt sind, empfehlen wir Ihnen eine Klärung der Sach- und Rechtslage im Einzelfall.

Bereich des öffentlichen Auftrages

Um die Pflicht zur öffentlichen Beschaffung festzustellen, müssen die Organisationen im Gesundheitswesen beurteilen, ob die Beschaffung im Aufgabengebiet der Erfüllung des öffentlichen Auftrages liegt (vgl. Frage im Entscheidungsbaum). Als Vereinfachung kann dazu die folgende Frage beantwortet werden:

«Kann meine Organisation den öffentlichen Auftrag auch ohne die Beschaffung noch erfüllen?».

Grundsätzlich gilt es als Beschaffung im Bereich des öffentlichen Auftrages, wenn es diesem funktional und schwerwiegend dient(1). Beispielsweise wäre dies die Beschaffung von MRI-Geräten für ein Spital, welches für den Bereich der Onkologie auf der Spitalliste steht. Diese Geräte werden zwingend benötigt, um die übertragene öffentliche Aufgabe erfüllen zu können.

Wenn der öffentliche Auftrag auch ohne den betreffenden Beschaffungsgegenstand noch erfüllt werden kann, ist die Beschaffungsstelle tendenziell nicht verpflichtet öffentlich zu beschaffen. So kann beispielsweise argumentiert werden, dass auch ohne schön renoviertes Besucherdeck die gesundheitliche Versorgung in einem Spital sichergestellt werden kann und somit die entsprechenden Leistungen einer Renovierung nicht dem Beschaffungsrecht unterstehen. Es zeigte sich in der Vergangenheit, dass ein gewisser Graubereich besteht, bei welchem erst Gerichtsurteile abschliessend Klarheit bringen werden. Um rechtliche Risiken zu minimieren, empfiehlt sich im Zweifelsfalle sicherlich die Durchführung einer öffentlichen Beschaffung.

Um den öffentlichen Auftrag zu definieren, kann es ebenfalls hilfreich sein zu prüfen, ob für die Aufgabe eine gesetzliche Grundlage oder eine Übertragung einer öffentlichen Aufgabe vorhanden ist. Dies hilft, die ausschlaggebenden Tätigkeiten einzugrenzen. Es gilt zu berücksichtigen, dass nicht zwingend für jeden öffentlichen Auftrag eine explizite Gesetzesgrundlage vorhanden ist.

Wert und Art des Auftrages

Ob ein Auftrag öffentlich beschafft werden muss, ist auch abhängig von dessen Wert. Übersteigt der monetäre Wert eines Leistungsgegenstandes einen bestimmten Schwellenwert, ist gesetzlich vorgegeben, welches Verfahren mindestens angewendet werden muss. Dabei ist zu prüfen, ob sich die Beschaffung innerhalb oder ausserhalb des Staatsvertragsbereichs befindet.


Hinweis

Bauleistungen, Güter und Dienstleistungen, welche in Anhang 1 bis 3 BöB aufgeführt sind, gelten als Beschaffungen innerhalb des Staatvertragsbereichs.

Die Höhe der dafür relevanten Schwellenwerte wird in Anhang 4 BöB und Anhang 1 IVöB geführt.


Die folgenden Schwellenwerte kommen abhängig des Staatsvertragsbereichs und des zu beschaffenden Auftrages zur Anwendung:


Hinweis

Alle Gesetzesartikel in diesem Text verweisen auf die revidierten Gesetzestexte (BöB, VöB, IVöB). Das revidierte BöB / VöB tritt ab dem 1. Januar 2021 in Kraft. Das revidierte IVöB gilt, sobald zwei Kantone beigetreten sind (erwartet wird dies gegen Ende 2020). Die revidierten Gesetze finden Sie hier:


Herausforderungen und Chancen von offenen Verfahren

Gegenüber öffentlichen Ausschreibungen bestehen oft Vorbehalte. Diese sind nicht unbegründet, jedoch sind wir der Überzeugung, dass eine Ausschreibung mittels offenem Verfahren auch viele Chancen bietet:

«Offene Verfahren sind aufwendig und verursachen immer erhebliche Terminverzögerungen.»
Mit einer fundierten strategischen Planung, durch das frühzeitige Aufnehmen von Bedürfnissen und Anforderungen sowie durch den Einsatz der richtigen Hilfsmittel können Ausschreibungen geplant und die dazugehörigen Unterlagen in der benötigten Qualität einfach erstellt werden.

«Ein offenes Verfahren ist kompliziert.»
Durch das Einhalten der klar definierten Regeln wird ein nachvollziehbarer Entscheid garantiert. Mit der notwendigen Erfahrung können die benötigten Ergebnisse effizient und gemäss den Vorgaben erstellt werden.

«Ein offenes Verfahren bedeutet viel Formalismus.»
Dank der Formerfordernis an die Ausschreibungsunterlagen ist man gezwungen, Beschaffungsgegenstand und Kriterien präzise zu definieren. Dafür erhält man die Sicherheit, dass der gewählte Anbieter oder die ausgewählte Lösung die Anforderungen am besten erfüllt. Zudem liegen die benötigten Vertragsbestandteile im geforderten Detaillierungsgrad vor.

«Ich bin mit meinem Anbieter zufrieden und will nicht riskieren, ihn wegen eines offenen Verfahrens zu verlieren.»
Eine öffentliche Ausschreibung heisst nicht automatisch, dass der bestehende Anbieter nicht berücksichtigt werden darf; er wird sich einzig dem Markt stellen müssen. Mit einer Ausschreibung erhält man die Chance, denjenigen Anbieter zu evaluieren, welcher die Anforderungen am besten erfüllt.

«Der Kostenaufwand zur Durchführung eines offenen Verfahrens ist zu hoch.»
Langfristig können durch eine öffentliche Ausschreibung Kosten gespart werden, da anstatt der freien Vergabe die Preise verglichen werden und so der wirtschaftlichste Anbieter gewählt werden kann. Zudem kann ein Preis im Rahmen eines solchen Angebots tiefer ausfallen, da ein Anbieter sich konkurrenzfähige Preise überlegen muss, um eine Chance auf den Zuschlag zu erhalten.


Beschaffungsvorgehen offenes Verfahren

Eine Ausschreibung mittels offenem Verfahren erfordert die Ausarbeitung einiger Dokumente und kann – abhängig vom Beschaffungsgegenstand – komplexer oder einfacher ausfallen. APP empfiehlt das folgende Vorgehen zur Orientierung:

1. Beschaffungsplan erarbeiten

Zu Beginn wird eine Planung der gesamten Beschaffung erstellt. Es wird geklärt, wann die Ausschreibung publiziert wird, wann der Zuschlag erfolgt und ab wann die Leistungserbringung mit unterzeichnetem Vertrag beginnt. Bei Bedarf können auch Marktanalysen durchgeführt werden. In einem weiteren Schritt wird das Beschaffungsdesign (wie z.B. Definition der Beschaffungsgegenstände, Auftragsart, Art der Preisbewertung, Inhalt der Zuschlagskriterien) definiert.

2. Ausschreibung erarbeiten

Danach erfolgt die Ausarbeitung der Ausschreibung. Dazu werden die Kataloge der Eignungskriterien, der technischen Spezifikationen und die Zuschlagskriterien sowie das Pflichtenheft inkl. Anhängen und Beilagen erstellt.

3. Ausschreibung durchführen

Nach Publikation der Ausschreibung, meistens über simap.ch, können potenzielle Anbieter Fragen einreichen. Diese sind fristgerecht zu beantworten.

4. Angebote bewerten

Nach Ablauf der Offertfrist werden die Angebote geprüft und bewertet. Nach der Evaluation aller Angebote und der Erstellung des Evaluationsberichts wird die Zuschlagsvergabe veröffentlicht.

5. Vereinbarung erarbeiten

Vor Beginn der Leistungserbringung wird der Vertrag finalisiert und unterzeichnet. Anschliessend kann der Zuschlagsempfänger mit seinem neu erhaltenen Auftrag beginnen.


Das öffentliche Beschaffungswesen ist eine unserer Kernkompetenzen. Wir unterstützten über 200 Beschaffungen und Ausschreibungen und erweitern laufend unser Expertenwissen.

Möchten Sie mehr zum Thema Beschaffungen im Gesundheitsbereich erfahren oder wissen, wie die APP Sie bei einem herausfordernden Beschaffungsverfahren unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.


Quellen

(1) Vgl. Zimmerli D., Zobl M., Walder Wyss, 2019, Ausschreibungsplficht kantonaler Listenspitäler: Urteil des Bundesgerichts 2C_196/2017 vom 21. Februar 2019 in Sachen „GZO-Spital Wetzikon“, Vergabe News 22

 

  • Kategorie
    Fachbeiträge

Branchen

    Gesundheitswesen und Pharma

Dienstleistungen

Themen

Kontaktieren Sie uns