Bundesstandard Acta Nova in der Bundeskanzlei eingeführt

19.11.2019

Am 2. September 2019 hat die Bundeskanzlei erfolgreich den neuen Bundesstandard Acta Nova für die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) eingeführt. Die Bundeskanzlei lebte bereits vorher erfolgreich die elektronische Geschäftsverwaltung mit der Software Fabasoft. Viele wichtige und häufige Prozesse werden in GEVER abgewickelt. Aus diesem Grund war es eminent wichtig, einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.

Der Entscheid zum neuen Standard Acta Nova als GEVER-Lösung für die gesamte Bundesverwaltung wurde 2015 getroffen. Die Departemente starteten anschliessend Projekte, um ihre bestehenden GEVER-Lösungen abzulösen. Hierbei ist die Bundeskanzlei nun eine der ersten Organisationseinheiten, welche die neue Lösung bereits eingeführt hat. Bundesweit wurden die Arbeiten für die Einführung im Programm Genova koordiniert. Ziel des gesamten Programmes ist der bundesinterne elektronische Geschäftsverkehr ohne Medienbrüche, rechtskonform und automatisiert. Und dies soll ebenfalls für den Austausch von Geschäftsunterlagen mit Partnern ausserhalb der Bundesverwaltung möglich sein.

Zur Erreichung dieses Ziels hat die Bundeskanzlei vor wenigen Wochen Acta Nova für ihre ca. 270 User eingeführt. Rückblickend waren dafür entscheidende Erfolgsfaktoren unter anderem ein gutes Change Management, intensives Testmanagement und eine detaillierte Planung.

Change Management

Die Einführung brachte einige Veränderungen und neue Herausforderungen mit sich. Bereits seit Jahren eingespielte Prozesse und Gewohnheiten mussten sich aufgrund des neuen Tools anpassen. Um die Umstellung möglichst zu vereinfachen und die Akzeptanz gegenüber dem neuen Tool zu erhöhen, entschied der Auftraggeber, mit der neuen Lösung möglichst viele Parallelen zu den bisherigen Abläufen zu schaffen. Obwohl Acta Nova gegenüber der vorherigen Lösung einige zusätzliche Funktionalitäten bietet, war es wichtig, dass die APP bei der Konfiguration von Acta Nova, anhand bereits bestehenden Prozessen, Anhaltspunkte und Orientierung für die User des neuen Tools schafft.

Trotzdem wurde nicht nur der Status quo mit einem neuen Tool umgesetzt, sondern es konnten auch einige Quick Wins in der Bundeskanzlei implementiert werden. Zum Beispiel konnte die APP anhand bestehender Prozessdokumentationen einen Soll-Ist-Vergleich durchführen und Optimierungspotenzial aufzeigen. So konnten für die Integration in Acta Nova einige Abläufe neugestaltet und optimiert werden. Dies wurde oftmals in Form von Workshops umgesetzt. Hier hat die APP dem Projektteam die verschiedenen Varianten der Prozessneugestaltung aufgezeigt. Im Projektteam wurde anschliessend eine Variantenwahl getroffen. Ausschlaggebend war es hier dem Projektteam, welches auch Enduser und Anwendungsvertretende waren, die Wahl zu bieten. Somit konnte die Anwendung und die Kompatibilität für die Bundeskanzlei von den Usern durchdacht und geprüft werden.

Testmanagement

Mit einem strukturierten und intensiven Testmanagement wurde möglichst viel Unvorhergesehenem vorgebeugt. Die gesamte Testplanung wurde in Abstimmung mit dem Migrationsplan erstellt. Anhand regelmässiger Abstimmungsmeetings mit Anwendungsvertretenden, Projektmitgliedern und den Betriebsverantwortlichen sowie organisierten und moderierten Befundmeetings wurde ein stetiger Austausch gewährleistet. Die APP hat hier ein Kernteam an Testenden organisiert und koordiniert, welches bei allen Testiterationen vertreten war. Testfälle wurden alle im Tool HP Application Lifecycle Management erstellt und administriert. 

Trotz gut organisiertem und koordiniertem Testing kann man nie auf alles vorbereitet sein. Für den Fall, dass zum Beispiel der Zugang zum VPN oder die Authentifizierung-Services (eIAM) am Go Live Wochenende aussteigen, empfiehlt es sich deshalb umso mehr für solche Projekte stets einen Plan B in Reserve zu haben. Deshalb können wir nun trotz diesen unvorhersehbaren Aussetzern auf ein erfolgreich umgesetztes Projekt zurückblicken. Die Bundeskanzlei ist nun gewappnet für die zukünftige Arbeit mit Bundesstandard Acta Nova.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Bild von Sandra Gasser
Sandra Gasser
BSc in Wirtschaftsinformatik Consultant +41 58 320 30 41hc/ppa//ressag/ardnas

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