Digitalisierung von Verwaltungsverfahren: Aktuelle Entwicklungen

Von elektronischen Verwaltungsverfahren auf Gemeindestufe über verwaltungsinterne Beschwerdeverfahren auf kantonaler Stufe bis zur digitalen Beschwerde ans Bundesgericht – über alle föderalen Ebenen hinweg tüfteln die Justiz- und Verwaltungsbehörden an digitalen Lösungen.

Dabei tun sich verschiedene Spannungsfelder auf:

• Strukturelle Unterschiede in den Verfahrensarten: Verwaltungsverfahren und Verwaltungsbeschwerdeverfahren unterstehen in den Kantonen denselben Verwaltungsrechtspflegegesetzen, obwohl sie in vielerlei Hinsicht sehr unterschiedlich sind. Dies beginnt bei den Mengengerüsten der jeweiligen Verfahren (Verwaltungsverfahren sind bedeutend häufiger als Verwaltungsbeschwerdeverfahren), führt über die Bandbreite an eingesetzten Fachapplikationen bis zu den fachlichen Anforderungen an die Abwicklung eines Verfahrens.

• Organisatorische Übergänge: Der Weiterzug von Verwaltungsverfahren durch die Rechtsmittelinstanzen kann durch alle föderalen Ebenen (und Zwischenebenen wie Bezirksräte o. ä.) und mind. zwei Staatsgewalten (Exekutive und Judikative) führen. Dies bedeutet hinsichtlich der Digitalisierung eine anspruchsvolle Stakeholderlandschaft mit heterogenen Interessen, die nicht übergreifend mittels Weisungsbefugnis gesteuert werden können.

• Formalität: Nicht alle Verwaltungs(beschwerde)verfahren erfordern denselben Grad an Formalität. So können bestimmte Fachbereiche hohe Anforderungen an die Identifikation einer Verfahrenspartei und deren Eingabe stellen. Dazu zählt bspw. die explizite Unterschriftserfordernis. Andere Verfahren wiederum sind formloser möglich oder werden von Behörden teilweise formloser gehandhabt.

Bund – Justitia 4.0

Auf Bundesebene schreitet die Digitalisierung der Justizverfahren durch das Projekt Justitia 4.0 [1] voran. Nebst einer Kommunikationsplattform, auf der beteiligte Parteien Eingaben übermitteln und empfangen sowie Akten einsehen können, stellt Justitia 4.0 optional eine elektronische Justizakte-Applikation zur Verfügung. Mit dieser können elektronische Dossiers verwaltet werden. Die Nutzung der Plattform ist in zivil- und strafrechtlichen Verfahren für alle professionellen Rechtsanwender wie Anwaltschaft, Gerichte und Staatsanwaltschaft obligatorisch. Das entsprechende Rechtsetzungsvorhaben (BEKJ) befindet sich gegenwärtig im Parlament. Geplant ist ein voraussichtliches Inkrafttreten im Jahr 2027.

Kantons- und Gemeindebehörden

Diverse Kantone haben zuletzt Verwaltungsrechtspflegegesetze angepasst, um elektronische Verfahren zu ermöglichen. Im Kanton Zürich tritt die entsprechende Vorlage per Januar 2026 in Kraft [2]. Gemeinden und kantonale Behörden müssen bis dann einen massgeblichenen Kanal für elektronische Eingaben definieren, Verfügungen digital unterzeichnen und nach Ablauf einer Übergangsfrist Akten elektronisch führen.

Der Kanton Bern hat eine Vorlage in die Vernehmlassung [3] gegeben, welche die Abwicklung von elektronischen Verwaltungs(justiz)verfahren ermöglichen soll.

Auch weitere kantonale Gesetzgeber sind daran, eine gesetzliche Grundlage für die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren zu schaffen [4].

Trotz den beschriebenen Spannungsfeldern und unterschiedlichen Ausgangslagen gibt es bei der Digitalisierung von Verwaltungs(beschwerde)- und Justizverfahren einige Gemeinsamkeiten.

• Fachliche Ebene: Die Abwicklung der Verfahren weist fachliche Gemeinsamkeiten auf. So muss bspw. die Eingabe zur eingebenden Person verknüpft werden (bspw. durch eine Signatur), Eingaben müssen vor Einsicht geschützt sein und entscheidende Ereignisse wie die Zustellung/der Abruf von Eingaben sollten bzw. müssen beweiskräftig dokumentiert werden.

• Vorgehen: Nebst der fachlichen Ebene bedarf die Digitalisierung von Verfahren organisatorischer Anpassungen und die Einführung neuer Anwendungen. Auch die Anpassung von Rechtsgrundlagen kann nötig werden. Die Abwicklung dieser komplexen Änderungen sollte in Form eines Projekts erfolgen, das nach Arbeitspaketen strukturiert ist. Innerhalb der Arbeitspakete bietet es sich an, entlang von akzeptierten Kriterien zu priorisieren. So können auf Gemeindestufe Mengengerüste eine Indikation liefern, welche Verfahren prioritär betrachtet werden sollen. Mengengerüste können wiederum bei der Beschaffung von Signaturen oder Lizenzen eine wichtige Messgrösse darstellen.

• Kommunikation: Gerichtsleitungen, Gemeindepräsident:innen, Amtsleiter:innen, Stadtschreiber:innen – die Digitalisierung von rechtlichen Verfahren betrifft die Kernarbeit der betroffenen Behörden. Entsprechend anspruchsvoll sind die Stakeholderlandschaft und die Informationsbedürfnisse. Dies erfordert ein besonderes Augenmerk bei der Kommunikation.

Wir unterstützen Behörden auf allen föderalen Ebenen bei der Digitalisierung von rechtlichen Verfahren. Dabei bieten wir massgeschneiderte Dienstleistungen, die wir dank unserer Erfahrung mit Fach- und Kontextwissen sowie methodischen Skills kombinieren können:

• Projektmanagement: Die Digitalisierung der Verfahren sollte in Form eines strukturierten Projekts abgewickelt werden. Die Kombination von Fachwissen und methodischem Vorgehen gewährleistet ein erfolgreiches Projekt.

• Prozessoptimierung: Die Umstellung auf digitale Verfahren erfordert Anpassungen auf verschiedenen Stufen, von der Eingangsadministration, über die Dossierpflege bis zum Abschluss von Geschäften. Geschickt gelöst können diese Anpassungen Prozesse effizienter und kundenfreundlicher machen. Wir identifizieren den Anpassungsbedarf und unterstützen Sie bei der optimalen Ausgestaltung der neuen Abläufe.

• Change Management: Die Veränderungen, die mit der Digitalisierung einhergehen, erfordern die Berücksichtigung der Bedürfnisse der betroffenen Mitarbeitenden. Unsere Change Management Expertise unterstützt Sie bei der Transformation.

• Evaluation und Beschaffung: Zustellplattformen wie Incamail oder Privasphere, Qualifizierte elektronische Signaturen aber auch GEVER-Anwendungen – die Digitalisierung der Verfahren zieht auch die Beschaffung von Technologie nach sich. Mit unserem fundierten Wissen unterstützen wir Sie bei der Lösungsevaluation, sowie bei Beschaffungen.

Stehen auch Sie davor, Verwaltungsverfahren zu digitalisieren und möchten von unserem Fachwissen und Netzwerk profitieren? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.