Effektive GEVER-Strategieentwicklung: Strategie-Chalet und Strategility-Board im Fokus

Zusammen mit einem Schweizer Bundesamt konnte die APP eine GEVER-Strategie erarbeiten. Dabei wurde mit dem Template Strategie-Chalet gearbeitet und das Strategility-Board als kontinuierliches Überprüfungsinstrument eingesetzt.

Bis Anfang 2020 wurde in der ganzen Bundesverwaltung ein einheitliches elektronisches Geschäftsverwaltungssystem (kurz: GEVER) eingeführt. Die Bundesämter sind nun beauftragt, die elektronische Geschäftsverwaltung voranzutreiben und die dazu notwendigen amtsspezifischen Weiterentwicklungen umzusetzen. Dazu eignet sich eine GEVER-Strategie als langfristige Perspektive.

Kürzlich konnte die APP in einem Bundesamt gemeinsam mit dem Fachbereich eine GEVER-Strategie erarbeiten, wobei folgende Anforderungen an die Strategie vereinbart wurden:

• Sie sollte übersichtlich sein und maximal zwei A4-Seiten umfassen

• Sie sollte strategische und rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen

• Sie sollte regelmässig überprüft werden

• Ihre Umsetzung sollte in bestehende Instrumente integriert werden

Diese Anforderungen sollen eine hohe Relevanz und Umsetzbarkeit der Strategie gewährleisten.

Zur Erstellung der Strategie wurde das Template Strategie-Chalet verwendet. In einem Kickoff-Workshop wurde das Template von den relevanten Fachvertretenden und Führungspersonen ausgefüllt und anschliessend durch die APP konsolidiert und aufbereitet.

In zwei Reviewrunden wurden die Ergebnisse verfeinert und konkretisiert. In einem weiteren Meeting wurden zudem eine Auslegeordnung zu verschiedenen Strategie-Überprüfungsmöglichkeiten durchgeführt und zur konkreten Situation passende Überprüfungsinstrumente ausgewählt. Schliesslich wurden im Rahmen einer Auslegeordnung passende Überprüfungsinstrumente ausgewählt, um den Fortschritt und die Wirkung der GEVER-Strategie messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen zu können.

Dabei wurden einerseits bestehende regelmässige Meetings um einen periodischen Strategie-Überprüfungsslot ergänzt, vor allem aber wurde ein Strategility-Board eingeführt, um den Überblick und die Fortschrittskontrolle zu gewährleisten. In einem Debriefing wurde schliesslich der GEVER-Strategieprozess zusammengefasst und die Strategie verabschiedet. Seither finden periodisch Überprüfungstermine statt.

Abbildung 1: Vorgehen und Methodik (Zum Vergrössern anklicken)

Das Strategie-Chalet ist eine Vorlage, um mit wenig Aufwand übersichtlich eine (GEVER-)Strategie darzustellen. Die Mission/der Zweck stellt das Fundament des Hauses dar, die Rahmenbedingungen das Dach.

Die Ausgangslage und die Vision umschliessen den Strategieraum, welcher sich auf strategische Leitsätze als Orientierungshilfen und strategische Ziele als Meilensteine auf dem Weg zur Vision aufteilt. Konkrete Massnahmen sind nicht Teil des Templates, sondern werden im Nachgang an die Strategie daraus abgeleitet.

Abbildung 2: Strategie-Chalet (Zum Vergrössern anklicken)

Möchten Sie das Strategie-Chalet für Ihre eigene (GEVER-)Strategieerarbeitung verwenden? Dann laden Sie die Template hier herunter.

Das Strategility-Board ist ein Strategie- und Wirkungsmesswerkzeug der Methode Strategility nach Pichel et al. (2022) und leitet sich aus dem Kanban-Board ab.

Es erlaubt eine übersichtliche kontinuierliche Überprüfung der Strategie und ihrer Umsetzung. Mehr über Strategility erfahren Sie hier.

Abbildung 3: Strategility-Board (Zum Vergrössern anklicken)

Damit das Strategility-Board gut zum Strategie-Chalet passt, haben wir es geringfügig angepasst. Die angepasste Version kann hier kostenlos heruntergeladen werden.

Ein gemeinsames Verständnis schaffen

Die Zusammenfassung der Ausgangslage schafft ein gemeinsames Verständnis der Ist-Situation und die partizipative Strategieerarbeitung in einem Workshop ermöglicht die Synchronisierung unterschiedlicher Betrachtungsweisen.

Die richtigen Personen involvieren

Damit die GEVER-Strategie breit abgestützt ist, sollten sowohl Management wie auch Fach miteinbezogen werden und Inputs liefern. Vereinfacht wird der Prozess jedoch dadurch, wenn am Schluss eine einzelne Person die Entscheidung zur Abnahme der Strategie treffen kann. Sie sollte ebenfalls von Beginn weg in den Prozess einbezogen werden.

Iterativ vom Allgemeinen ins Spezielle arbeiten (inkl. Konsolidierung)

Ein iteratives Vorgehen erlaubt einen effizienten und effektiven Prozess: In einem ersten Workshop haben die Beteiligten oft grobe Ideen und Anliegen, die es auf Papier zu bringen gilt. Möchte man in diesem Schritt bereits die perfekte Formulierung erzielen, braucht man sehr viel Zeit und schiesst womöglich am Ziel vorbei. Effizienter ist es, die Ergebnisse zunächst zu konsolidieren und durch eine Person aufbereiten zu lassen, bevor man sie den Beteiligten wieder vorlegt. So kann das Bild nach und nach geschärft werden.

Template als Hilfestellung und Darstellungsmöglichkeit

Ein übersichtliches Template (am besten kombiniert mit einer passenden Metapher) hilft, sich in der Strategie zurechtzufinden und sie in umsetzbare Massnahmen zu übersetzen.

Strategieüberprüfung schon bei der Erarbeitung miteinbeziehen

Wie im verlinkten Fachbeitrag ausführlich beschrieben, dient regelmässige Überprüfung der Abstimmung zwischen Strategie und Umsetzung und trägt wesentlich zur Wirksamkeit bei. Je früher die Überprüfung in den Erarbeitungsprozess miteinbezogen wird, desto eher ist die Strategie erfolgreich.

Synergien mit Bestehendem nutzen

Bestehen bereits (Planungs-)Instrumente in Ihrem GEVER-Team? Dann werfen Sie nicht alles über den Haufen, sondern nutzen Sie bestehende Werkzeuge weiter und stimmen Sie sie mit der Strategie ab. Das erhöht den Erfolg der Umsetzung.

Eine GEVER-Strategie fördert den zielgerichteten Ressourceneinsatz bei der elektronischen Geschäftsverwaltung, ermöglicht wirkungsvolle Kommunikation, schafft Orientierung und ist die Grundlage für Reflexion, Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit sowie für eine bewusste, langfristige Weiterentwicklung von GEVER.

«Die APP hat mit uns in einem Workshop und zwei Reviewrunden eine kompakte und übersichtliche GEVER-Strategie erarbeitet, welche unsere gewünschte GEVER-Stossrichtung beschreibt. Über entsprechende Ziele und die Anpassung der bestehenden GEVER-Roadmap wurde die Strategie operationalisiert und ein mehrstufiges Strategiecontrolling aufgebaut, welches die Überprüfung der Strategieumsetzung sicherstellt. Die Controllingtermine konnten weitestgehend in bestehende Meetingformate integriert werden, was einen effizienten Überprüfungsprozess ermöglicht. Mit dem Strategie-Chalet und dem Strategility-Board wurden einfache, aber wirkungsvolle Werkzeuge verwendet, die uns auch in Zukunft begleiten werden. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit der APP.»

Interessiert an einer GEVER-Strategie für Ihre Verwaltungseinheit oder an strategischen Themen im Allgemeinen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme per Telefon unter 058 320 30 00, per E-Mail unter office@app.ch oder mittels des untenstehenden Formulars.