Wie kann künstliche Intelligenz bei der Durchführung von Beschaffungen unterstützen?

Bei vielen unserer täglichen Aktivitäten basiert die Handlung auf Erfahrung und darauf aufgebautem Fachwissen. Gerade in Beschaffungsvorhaben scheint dies besonders zentral zu sein. Wie sieht das aktuelle Marktumfeld aus und welche Kriterien haben sich bewährt? Wie wurde der Beschaffungsgegenstand beim letzten Mal beschrieben?

Sofern schon einmal ein ähnliches Produkt oder eine vergleichbare Dienstleistung beschafft wurde, sind die Antworten auf diese Fragen oft schnell zur Hand.

Wenn die Wiederverwendung bewährter Informationen nicht möglich ist, sind oft intensive Recherchen und kreative Überlegungen notwendig, um die notwendigen Beschaffungsunterlagen zu erstellen.

Hier kann ein Large Language Model (LLM) wie ChatGPT ein wertvolles Hilfsmittel sein, um Informationen effizient zu generieren

Zu Beginn eines Beschaffungsverfahrens steht die Bedarfsklärung. Unter anderem muss die Beschaffungsstelle definieren, «von was» sie «wie viel» «in welchem Zeitraum» und «in welcher Qualität» benötigt.

Diese Informationen kennt nur die beschaffende Organisation. Steht der Bedarf aber fest, wird sinnvollerweise eine Marktanalyse durchgeführt, welche beantworten soll, ob die gestellten Anforderungen an einen Beschaffungsgegenstand vom Markt angeboten und umgesetzt werden können.

Fragen danach, ob es viele oder wenige Anbieterinnen auf dem Markt gibt, wie die Vertriebsstrukturen aussehen und welche Innovationen den Markt aktuell bestimmen, sind oft nur mit einer aufwendigen Recherche zu beantworten.

Um die benötigten Informationen zur Marktanalyse zusammenzutragen, kann ein KI-Tool von grossem Nutzen sein, um sich eine erste Übersicht zu verschaffen. Lücken in der Marktanalyse können zudem Rückschlüsse zur Bedarfsklärung geben.

Folgendes Beispiel von ChatGPT zeigt, dass ein LLM in der Lage ist, relevante Rückfragen zum Beschaffungsgegenstand zu stellen.

Wie immer beim Einsatz von KI-Tools gilt es, die ausgegebenen Informationen zu verifizieren. Deshalb ist es wichtig, sich bei den gängigen LLMs immer auch die Quellen ausgeben zu lassen.

Bei ChatGPT zum Beispiel durch die Internetsuche oder noch besser durch den Einsatz von Deep Research, das sich vor allem für komplexere Analysen empfiehlt.

Potenzial haben KI-Tools auch bei der Formulierung von Kriterien. Dies vor allem als Ideengeber. Für fertig ausformulierte Eignungs- und Zuschlagskriterien sind die aktuellen LLMs (noch) nicht bereit.

Insbesondere bei den Eignungskriterien kann die KI viele brauchbare Kriterien formulieren. Bei der technischen Spezifikation und den Zuschlagskriterien, welche sich spezifisch auf den Beschaffungsgegenstand fokussieren, sieht die Lage etwas anders aus.

Da die Datenbasis hier grundsätzlich dünner ist, sind auch die formulierten Kriterien eher vage. Sie können aber trotzdem helfen, um initial Ideen für mögliche Kriterien zu liefern. Bei Verwendung jeglicher Kriterien,  ist es wichtig, diese im Beschaffungsteam kritisch zu hinterfragen und hinsichtlich ihrer Anwendbarkeit bei der späteren Evaluation zu überprüfen.

Die Kriterien müssen einerseits für potenzielle Anbieterinnen klar verständlich sein, andererseits aber auch eine klare Taxonomie für das Evaluationsteam bereitstellen.

Wie immer bei der Nutzung von KI im professionellen Kontext üblich, ist auch hier ein Augenmerk auf den Datenschutz zu legen. Es sollte dringend darauf geachtet werden, dass keine schützenswerten Informationen oder gar Geschäftsgeheimnisse in KI-Systeme eingegeben werden.

Deshalb eignen sich LLM-Tools vor allem für die Recherche allgemein verfügbarer Informationen. Entscheidend bleibt: KI ergänzt das Fachwissen der Spezialist:innen, ersetzt es aber nicht.

Sie liefert datenbasierte Vorschläge und Inputs, automatisiert punktuell repetitive Prozesse und schafft Raum so für das, was im Zentrum steht: die Beschreibung des Beschaffungsgegenstands. Durch einen verantwortungsvollen und datenschutzkonformen Einsatz sowie eine gezielte Integration in bestehende Beschaffungsabläufe kann das Potenzial von KI genutzt und die Effizienz gesteigert werden.

Die Entwicklung von KI-Technologien, insbesondere von generativen Sprachmodellen, schreitet rasant voran. Was noch vor wenigen Jahren als experimentell galt, ist heute bereits produktiv einsetzbar. Und das mit wachsender Qualität und Geschwindigkeit.

Neue Modelle zeigen, dass KI nicht nur Texte generieren, sondern auch komplexe Zusammenhänge erfassen, strukturieren und für konkrete Anwendungsfälle aufbereiten kann.

Für die öffentliche und betriebliche Beschaffung bedeutet das: Durch KI lassen sich die Beschaffungsanalyse und die Ideengenerierung im Beschaffungsprozess deutlich beschleunigen.

Gleichzeitig eröffnet die Technologie eine Vielzahl potenzieller neuer Möglichkeiten: von intelligenten Marktscreenings über die automatisierte Auswertung von Angebotsunterlagen bis hin zur Unterstützung bei der rechtssicheren Formulierung von Schreiben.

Die Herausforderung besteht darin, mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, ihre Potenziale gezielt zu nutzen und gleichzeitig die notwendige Qualitätssicherung und rechtliche Absicherung zu gewährleisten.

Die APP beobachtet diese Entwicklung laufend und prüft, wie sich innovative Technologien sinnvoll und praxisnah in den Beschaffungsalltag integrieren lassen.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.