EPD-Einführung: mehr als nur Technik

11. Dezember 2019

Strukturiertes Einführungsvorgehen als Erfolgsfaktor

Das strukturierte und gut geplante Einführungsvorgehen ist ein wichtiger Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Umsetzung des EPD. Dies gilt für alle Anbindungsvarianten, vom reinen Webportal bis zur integrierten Lösung. Mit der Einführungsphase wird der sichere Übergang vom alten zum neuen Zustand gewährleistet. Dabei stellen Anwenderschulungen, der Support während der Übergangsphase sowie die Vorbereitung und Begleitung des Erstbetriebs zentrale Kernelemente dar.

axsana unterstützt die Einführungsphase mit Basisschulungsunterlagen

Ein erfolgreiches Einführungsvorhaben erfordert unter anderem die Schulung der neu geschaffenen Rollen in ihren Kernaufgaben. Als Grundlage dafür, erarbeitet die APP für die axsana aktuell ein Schulungskonzept inklusive Inhalte für die Basisschulungen der einzelnen EPD-relevanten Rollen. Dabei werden für jede Rolle die für ihre Kerntätigkeit relevanten Schulungsmodule entwickelt. So muss zum Beispiel die Rolle Gesundheitsfachperson (GFP) in zahlreichen Themen geschult werden. Unter anderem in den Bereichen «EPD-Basics», «gesetzliche Grundlagen», «Datenschutz und Datensicherheit», «Patientenportal» sowie dem Modul «GFP-Portal».

Der Inhalt jedes Schulungsmoduls ist nach verschiedenen Anwendungsfällen gegliedert. Das Modul «GFP-Portal» besteht beispielsweise aus den Anwendungsfällen «EPD suchen/anzeigen», «Dokumente hoch-/herunterladen», «situativer Ausschluss» und weiteren. Die einzelnen Anwendungsfälle geben einen ersten Überblick darüber, welche Kenntnisse der entsprechenden Rolle zu vermitteln sind.

Die axsana stellt für die Anwendungsfälle die entsprechenden Basisschulungen zur Verfügung und legt damit einen wichtigen Grundstein zur erfolgreichen EPD-Einführungsphase. Die Schulungsunterlagen in Form von Web Based Trainings (WBTs) werden den angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen ab Anfang 2020 kostenlos bereitgestellt.

Gesundheitseinrichtungen müssen verschiedene Tätigkeiten aktiv vorantreiben

Aufbauend auf die Basisschulung von axsana sind die Gesundheitseinrichtungen aufgefordert, die organisatorische Ebene ihrer Institution vorzubereiten. Dies bedingt die Analyse der von den Anwendungsfällen betroffenen Abläufen. Es gilt zu definieren, wie die Anwendungsfälle in die vorherrschenden Abläufe integriert werden sollen.

Als Beispiel darf die GFP beim Anwendungsfall «situativer Ausschluss» auf Wunsch einer Patientin bzw. eines Patienten bestimmte Dokumente nicht im EPD aufschalten. Sie muss auf den Wunsch eingehen und entsprechend handeln. Die Gesundheitseinrichtungen müssen entscheiden, wie der einzelne Anwendungsfall innerhalb der Einrichtung umgesetzt wird:

  • Wie sieht die Organisation für die Nutzung des EPD aus?
  • Wie arbeiten die Rollen im Anwendungsfall zusammen?
  • Wie sind die Verantwortlichkeiten verteilt?

Die betroffenen vorherrschenden Abläufe müssen entsprechend angepasst werden.

Gleichzeitig ist jede Gesundheitseinrichtung angehalten, die Rahmenbedingungen inkl. Planung, Durchführung und Kontrolle der Schulungen intern aufzugleisen und entsprechend vorzubereiten. Das beinhaltet

  • die Zuständigkeiten für Leitung und Koordination der Schulungen zu definieren,
  • Schulungen zu planen,
  • das Schulungsformat und -kanäle (WBT, individuelle Schulungen, Gruppenschulungen) festzulegen,
  • Einführungsrollen (z.B. Super-User, Business Experts, Champions, Train-the-Trainer) zu bestimmen,
  • die Schulungsphase zu begleiten (z.B. durch Support-Hotline) und
  • einen Kontrollmechanismus zur Absolvierung der Schulungen («Nachweis») zu etablieren.

Die organisatorische Einführung des EPD bedingt daher zum einen eine fundierte Analyse der betroffenen Abläufe und der anzupassenden internen Aufbaustruktur der jeweiligen Organisationseinheiten. Zum anderen gilt es, die Anwenderinnen und Anwender in ihren neuen Rollen und dazugehörigen Abläufen zu schulen.

Wir unterstützen Sie mit unserer fundierten Erfahrung in Prozessmanagement und Organisationsentwicklung bei der Analyse und Vorbereitung der organisatorischen Ebene und zeigen Ihnen auf, wo und in welcher Form interne Anpassungen in Auf- und Ablaufstruktur einzuleiten sind. Mit unserer Dienstleistung Schulung und Training begleiten wir Sie und Ihre Mitarbeitenden bei der Unterstützung Ihres Schulungsvorhabens und bei den Herausforderungen eines sich stetig wandelnden Arbeitsumfelds.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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    Erfolgsgeschichten

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