Fit für die Digitalisierung der Justiz und Verwaltung

Das Projekt Justitia 4.0 und das Bundesgesetz über die Plattformen für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ), aber auch mehrere Kantone, treiben die Digitalisierung der Justiz und der Verwaltungsverfahren voran. Alle Behörden stehen heute vor den gleichen Herausforderungen: Die Digitalisierung ist ein grundlegender und tiefgreifender Wandel für Behörden, der gleichzeitig auch eine einzigartige Gelegenheit ist, den Arbeitsalltag neu zu denken und zu gestalten.

Alle Behörden auf Stufe Bund, Kantone und Gemeinde/Stadt sind betroffen. In der Schweiz erfolgt die Digitalisierung in einem Kontext, der durch den Föderalismus und die Gewaltenteilung geprägt ist. Alle Kantone üben zwar die gleichen in der Bundesverfassung festgelegten Kompetenzen aus, jedoch ist die Behördenorganisation jedem Kanton eigen und somit einzigartig. Entsprechend sind auch die Zuständigkeiten, Kompetenzen und Organisation der Gemeinden und Städte verschieden. Es muss noch berücksichtigt werden, dass nicht nur Gerichte Recht sprechen. Verwaltungsbehörden, Kommissionen und Expertengruppen namentlich können auch Entscheide erlassen, die angefochten werden können vor Verwaltungs- und/oder Justizbehörden.

An Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren sind eine Vielzahl von Akteuren beteiligt: namentlich Gesuchsteller und Parteien (natürliche und juristische Personen), Anwaltschaft sowie verfahrensleitende und -beteiligte Behörden (Verwaltungs- und Justizbehörden auf Stufen Bund, Kantone und Gemeinde/Städte).

Nicht alle Verfahrensbeteiligten können verpflichtet werden elektronisch zu kommunizieren, was zu hybriden Verfahren und Medienbrüchen führt. Natürliche und juristische Personen z. B. müssen nicht, dürfen aber elektronisch kommunizieren.

Mit dem BEKJ wird der elektronische Rechtsverkehr und die elektronische Akteneinsicht für professionelle Rechtsanwenderinnen und -anwender - insbesondere Gerichte, Behörden und Anwaltschaft - obligatorisch. Die Weitergabe von Akten und Kommunikation zwischen Behörden soll ebenfalls elektronisch erfolgen: Instanzenzug, Rückweisung eines Verfahrens, Weiterleitung von einer unzuständigen an eine zuständige Behörde, Amts- und Rechtshilfe.

Vom BEKJ betroffen sind Zivil-, Straf- und Verwaltungsgerichte sowie die Strafverfolgungsbehörden. Verwaltungsverfahren unterliegen dem kantonalen Recht, ausser diejenigen, die vor Bundesgerichten angefochten werden können. Die Kantone müssen also auch tätig werden, wenn sie ihre Verfahren digitalisieren wollen.

Damit Kantone ihre Verwaltungsverfahren digitalisieren können, müssen sie entsprechende gesetzliche Grundlagen schaffen, wie das BEKJ für Zivil-, Straf- und Verwaltungsverfahren vor Bundesgerichten geschaffen wurde.

Verwaltungsbehörden auf Stufe Kanton und Gemeinde/Stadt wenden grundsätzlich Bundes-, kantonales und kommunales Recht an. Sie sind auch im Zivil- (KESB, Schuldbetreibungs- und Konkursämter), Straf- (Gemeinde/Stadtpolizei, Jagd- und Fischereiaufsicht) und Verwaltungsrecht (Bauwesen, Wahlen und Abstimmungen, Steuern, Sozialversicherungsrecht und -hilfe) tätig. Sie wenden schliesslich allgemeine sowie Spezialgesetze an, die unterschiedliche Vorgaben zum Verfahren enthalten können (z. B. in Bezug auf die Benutzung der Kanäle für die elektronische Kommunikation.).

Die Digitalisierung ist folglich in Bundes-, kantonalen und kommunalen gesetzlichen Grundlagen geregelt, welche von Bundes-, kantonalen und kommunalen Behörden angewendet werden. Eine abgestimmte Umsetzung ist deshalb notwendig, damit Verfahren für die Bevölkerung und Unternehmen klar und transparent bleiben.

Von zentraler Bedeutung für die Digitalisierung sind weiter der Datenschutz und die Informationssicherheit, die gesetzlich geregelt sind. Die für den Datenschutz und die Informationssicherheit zuständigen Instanzen sollten im Digitalisierungsvorhaben so früh wie möglich bei- und miteinbezogen werden. Erfolgsfaktoren sind eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation sowie gegenseitiges Verständnis zwischen Fachpersonen aus Recht und Technik.

Die Mehrsprachigkeit sowie die digitale Barrierefreiheit schliesslich sind weitere Elemente, die bei der Digitalisierung beachtet werden müssen und die nicht zu unterschätzende technische, finanzielle und zeitliche Herausforderungen darstellen.

Für die elektronische Kommunikation bestehen mehrere Kanäle. Das BEKJ führt die obligatorische Nutzung der Plattform justitia.swiss ein, für die elektronische Kommunikation in der Justiz zwischen Privaten und Behörden sowie unter Behörden.

Mittels IncaMail und PrivaSphere kann heute schon rechtsgültig elektronisch mit Behörden kommuniziert werden. Die Auswirkungen auf deren Benutzung werden sich mit dem abschliessenden Inkrafttreten des BEKJ und seinen Ausführungsbestimmungen (Verordnungen) konkretisieren.

Mit dem BEKJ soll ebenfalls eine Plattform für die internen (nicht streitigen/strittigen) Verwaltungsverfahren vor Bundesbehörden geschaffen werden. Kantone stehen vor der gleichen Herausforderung wie der Bund. Offen ist, ob Kantone die vom Bund entwickelte Plattform (mit)benutzen werden können oder nicht.

Verwaltungsverfahren werden heute schon vereinzelt elektronisch geführt mit eigens dafür entwickelten Systemen, so etwa das System des eSchKG-Verbundes (für den Austausch von elektronischen Betreibungsdaten zwischen natürlichen Personen, juristischen Personen des privaten und des öffentlichen Rechts sowie Betreibungsämtern). Das BEKJ sieht den Erhalt dieses Systems vor.

Spezialgesetzliche Bestimmungen, die beispielsweise einen Direktzugriff auf Fachanwendungen einer Behörde ermöglichen, können dem BEKJ vorgehen und einen weiteren elektronischen Kanal darstellen.

Behörden haben noch die Möglichkeit in ihrem Zuständigkeitsbereich andere Übermittlungsarten (z. B. mittels Verwendung der gleichen Fachanwendung durch mehrere am Instanzenzug beteiligte Behörden) vorzusehen. Dabei sind aber drei Voraussetzungen zu beachten (gemäss Art. 6a Abs. 4 VwVG, indirekte Änderung des BEKJ).

Vermehrt entwickeln Behörden für die Bevölkerung und Unternehmen auch die Möglichkeit, Dienstleistungen via eServices oder virtuellem Schalter online zu nutzen. In diesem Zusammenhang ist klar zu definieren, ab wann solche Verwaltungsverfahren über die Plattform justitia.swiss und diejenige des Bundes laufen müssen.

Die technische Umsetzung der Digitalisierung erfordert klare Entscheidungen. Dossiers müssen konsequent und durchgängig elektronisch geführt und verwaltet werden. Das setzt eine entsprechende Fachanwendung voraus, die sowohl die Ablage und das Bearbeiten von elektronischen Dokumenten wie auch das Taskmanagement umfasst. Es stellt sich die Frage, ob die bestehende Fachanwendung weiterentwickelt oder eine neue entwickelt und/oder öffentlich beschafft werden muss. Die elektronische Archivierung, insbesondere der hybrid geführten Verfahren, muss auch ins Auge gefasst werden.

Die Betreibung dieser Fachanwendung auf der eigenen IT-Infrastruktur (On Prem) oder als Cloud-basiertes Modell (Software as a Service – SaaS) ist eine zentrale Frage, die erhebliche finanzielle und zeitliche Folgen hat und mit der IT-Strategie abgestimmt werden muss.

Die handschriftliche Signatur auf Papier wird durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und das (Behörden)Siegel ersetzt. Diese müssen ZertES-konform sein, beschafft und in der Fachanwendung implementiert werden. Das Anbringen von QES und Siegel ist überdies mit Kosten verbunden, weshalb die Unterschriftsbedürftigkeit von Dokumenten abzuklären und genau festzulegen ist.

Die sichere Identifikation und Authentifikation sowohl der Mitarbeitenden der Behörden sowie der Bevölkerung und Unternehmen ist weiter sicherzustellen (z. B. via AGOV).

Die IT-Infrastruktur muss stimmen – vom Scanner bis zum digitalen Arbeitsplatz und Gerichtssaal – damit die Digitalisierung gelingt und ihr Potenzial voll ausgeschöpft werden kann.

Papier sowie die Arbeitsabläufe müssen digitalisiert werden, letztere idealerweise auch automatisiert und optimiert. Die Möglichkeit, schnell, ortsunabhängig und rund um die Uhr elektronisch kommunizieren zu können, kann bei den Mitarbeitenden Unsicherheit, Druck und Ängste auslösen. Die elektronische Kommunikation bietet mehr Möglichkeiten als der Versand über die Schweizerische Post. Justiz- und Verwaltungsbehörden sind gefordert, hier die Führung zu übernehmen und den Takt anzugeben.

Für Mitarbeitende entstehen neue Aufgaben, Rollen und Verantwortungen. Die Digitalisierung ist ein Organisationsentwicklungsprojekt. Change Management und Kommunikation sind dabei entscheidend. Mitarbeitende sollen frühzeitig eingebunden, begleitet und befähigt werden. Schulungen und Wissensmanagement sichern den Erfolg. Pilotierungen vor dem Go-Live reduzieren Risiken und schaffen Sicherheit sowie Vertrauen.

Das Ziel der Digitalisierung ist klar: mehr Effizienz, mehr Zeit für inhaltliches Arbeiten sowie attraktivere Arbeitsplätze und -bedingungen durch eine bessere Work-Life-Balance, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten und Raum für den Einsatz von KI.

Die Digitalisierung ist kein einmaliges IT-Projekt, sondern verursacht Kosten über den gesamten Lebenszyklus – von Konzeption und Umsetzung bis Betrieb (einmalige), Wartung und Weiterentwicklung (wiederkehrende).

Ihre Finanzierung umfasst nicht nur IT-Beschaffungen, sondern auch Kosten, namentlich für die Projektplanung und -umsetzung, Prozessanpassungen, Schulungen und Change Management.

Sie sollte koordiniert, standardisiert und nachhaltig erfolgen, um Doppelspurigkeit zu vermeiden und langfristig Effizienzgewinne zu realisieren. Dies kann erreicht werden, indem mehrere Behörden gemeinsam Plattformen, Fachapplikationen und Standards entwickeln, beschaffen und nutzen.

Die digitale Transformation bietet der bietet der Justiz und der öffentlichen Verwaltung die Möglichkeit, Prozesse grundlegend zu modernisieren und zukunftsfähig zu gestalten:

• Die Digitalisierung der Verwaltung macht staatliche Leistungen einfacher, schneller und zugänglicher – für Bevölkerung, Unternehmen und Mitarbeitende.

• Sie ersetzt Papierprozesse durch sichere, transparente und zeitgemässe digitale Abläufe, ohne bewährte rechtliche Grundsätze zu verändern.

• Sie schafft Effizienz, stärkt das Vertrauen in den Staat und eröffnet Möglichkeiten für attraktivere Arbeitsplätze, effizientere Abläufe und den Einsatz von KI.

• Dabei sollten Erfahrungsaustausch, Zusammenarbeit und Standardisierung genutzt und gefördert werden: Alle Behörden stellen sich die gleichen Fragen und stehen vor den gleichen Herausforderungen.

Von der strategischen Planung bis zur konkreten Umsetzung begleiten wir Sie partnerschaftlich und praxisnah, u. a. mit folgenden Leistungen:

• DiVA-Assessment zur Bestimmung des Digitalisierungsgrads Ihrer Organisation

• Unterstützung bei der Beschaffung von IT-Infrastruktur für die elektronische Geschäftsverwaltung

• Dokumentation, Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse

• Begleitung und Unterstützung bei der Planung und Durchführung Ihres Digitalisierungsprojektes

• Begleitung der Digitalisierung und der Organisationsentwicklung bei jedem Schritt gemäss der APP Change Management Methode

• Schaffung von Strukturen, Prozessen und Werkzeugen für das Wissensmanagement in Projekten und Organisationen

• Erarbeitung der gesetzlichen Grundlagen für die Digitalisierung der kantonalen Verwaltungsverfahren, Umsetzung der Vorgaben von Bundesgesetzen, Unterstützung und Begleitung des Gesetzgebungsverfahrens

• Begleitung bei der Einführung der elektronischen Verwaltungsrechtspflege, sowohl auf Ebene des Kantons als auch zur Umsetzung in den betroffenen Behörden

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir Sie bei der digitalen Transformation unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.