Trend-Analyse: Digital Workplace und hybride Arbeit

Unter dem Motto «Wir können digital?!» organisierte das Bildungszentrum für Wirtschaft und Dienstleistung gemeinsam mit dem Verein Bernisches Gemeindekader den diesjährigen Kadertag für die Führungskräfte der Berner Gemeinden. Wir sind stolz, dass wir den Tag mit einer Keynote zum Thema «Digital Workplace» eröffnen durften.

Das Referat ging zunächst der Frage nach, was unter flexibler und hybrider Arbeit genau zu verstehen ist. Die gängige Vorstellung es sei ein Meeting mit vor-Ort und Online-Teilnehmenden greift zu kurz.

Hybride Arbeit bedeutet, dass man sich zunächst als Gruppe «in Person» kennenlernt, Ziele abstimmt, Pläne entwickelt und Aufgaben verteilt. Danach koordiniert sich die Gruppe in einer Reihe von Online-Meetings, bevor Sie sich zum Lösen von Problemen möglicherweise wieder vor Ort trifft. Und das ist nur der synchrone Teil hybrider Arbeit.

Der grösste Teil ist asynchrone Einzelarbeit an digitalen Ergebnissen (z. B. Dokumenten), welche die Gruppe zuweilen zeitgleich übers Internet bearbeitet.

Die handlungsleitende Frage für flexible, hybride Zusammenarbeit ist: «In welchem Format kannst du oder die Gruppe die anstehenden Aufgaben am besten meistern?»

Nun zum Hauptfokus der Keynote, dem digitalen Arbeitsplatz, bestehend aus drei Dimensionen:

Erste Dimension: «Zentrale Digitale Arbeitsplattform»

Die erste Dimension nennt die «Zentrale Digitale Arbeitsplattform» und meint damit Software-Lösungen wie beispielsweise Microsoft Teams, welche kollaborative Zusammenarbeit, Informationen, digitale Werkzeuge und fachspezifische Software (z. B. CRM) vereinen und ortsungebunden zugänglich machen. Diese Plattformen gehen weit über herkömmliche Intranet- und Videokonferenztools hinaus.

Zweite Dimension: Digitale Werkzeuge und Hilfsmittel

Die zweite Dimension umfasst sämtliche digitalen Werkzeuge und Hilfsmittel, die die Zusammenarbeit mit anderen oder das eigenständige Arbeiten unterstützen. Dazu gehören Tools für Engagement, Aufgabenkoordination, Projektmanagement, Videokonferenzen, Online-Whiteboards, Notiz-Apps, Dateiablagesysteme und neuerdings auch generative KI. In einer Live-Demonstration konnten wir an drei Beispielen zeigen, wie sie produktiv eingesetzt werden können. Eine Auswahl verschiedener Tools und Werkzeuge finden Sie in der Infobox.

Auswahl an digitalen Werkzeugen und Hilfsmitteln

• Engagement: Stormz, Mentimeter, Slido

• Aufgabenkoordination: Trello, Jira, MS Planner, Todoist

• Projektmanagement: Asana, Monday, Zoho Projects

• Videkonferenzen: Jitsi, Zoom, Google Hangouts

• Online-Whiteboards: Miro, Conceptboard, Lucidspark

• Notiz-Apps: Notion, OneNote, Evernote

• Dateiablagesysteme: DropBox, Google Drive

• Generative KI: Search AI, Chat GPT, Adobe Firefly

Dritte Dimension: Evolution des Büros

Die dritte Dimension greift die Frage auf, wozu es überhaupt ein Büro noch braucht, wenn flexibles Arbeiten überall stattfinden kann: zu Hause am Küchentisch oder - so zumindest das Versprechen - mit den Füssen im Sand auf Workation (Work + Vacation = Workation).

Medienberichten zufolge ist dies ein wichtiger Anspruch der Generation Z an eine «New Work» Arbeitskultur. Laut einer grossen Microsoft-Studie wollen rund zwei Drittel der Mitarbeitenden weltweit flexible Remotearbeit genauso häufig wie Zusammenarbeit in Person. Das Büro ist weiterhin wichtig, um Arbeit und Privates zu trennen, um von- und miteinander zu lernen, um Zugehörigkeit zu erfahren oder Probleme gemeinsam zu lösen. Wichtig ist, dass das Büro die Anforderungen der flexiblen, hybriden Arbeit für sogenanntes Activity Based Working erfüllt:

• Mobile Infrastruktur (Laptop, Tablet, stabiles Wlan etc.)

• Fokusräume für konzentrierte Einzelarbeit

• Kreativräume für Problemlösung in der Gruppe

• Sitzungszimmer für Koordination

• Offene Arbeitsräume (sog. Social Space), um mit anderen Wissensträgern auf Zuruf in Kontakt zu treten

Abbildung 1: Ergebnisse der Kaderumfrage im Rahmen der Keynote (zum Vergrössern anklicken)

Abgerundet wurde die Veranstaltung mit den Chancen und Herausforderungen des digitalen Arbeitsplatzes. Denn wenn Organisationen alle drei Dimensionen gut aufeinander abstimmen, erwarten sie:

• Eine höhere Arbeitgeberattraktivität: Unterstützung von orts- und zeitunabhängigem Arbeiten, Förderung von Engagement und Mitarbeiterzufriedenheit

• Effizienteres Arbeiten durch bessere Verfügbarkeit von Informationen und Prozessen, sowie Förderung des unternehmensweiten Wissensaustauschs

• Vereinfachung: Bereitstellung einer zentralen Plattform statt zahlreicher Insellösungen. Vereinfachung von Workflows durch Digitalisierung

Als Herausforderung sehen wir insbesondere die Auswirkungen, die diese durch digitale Technologien getriebenen Veränderungen auf die Organisation haben. Allzu oft werden die Veränderungen nur aus einer technologischen Perspektive betrachtet. Doch sie haben unmittelbare Auswirkungen auf die formalen Strukturen wie Prozesse oder Entscheidungskompetenzen sowie auf die Führungsarbeit, die geforderten Digitalkompetenzen und die Arbeitskultur.

Es ist daher aus unserer Sicht unerlässlich, die Organisation und die Mitarbeitenden systematisch weiterzuentwickeln und mit geeigneten Mitteln an der Veränderung zu beteiligen.

An dieser Stelle möchten wir unseren Auftraggebenden herzlich für die einmalige Gelegenheit danken, zu diesen brennenden Trend-Themen eine praxisorientierte Einordnung präsentieren zu dürfen!

«Der APP-Berater hat den Inhalt des Trend-Themas 'Digital Workplace' auf einer konkreten Ebene sehr verständlich und mit fassbaren Beispielen vermittelt. Der sympathische und kompetente Auftritt in Kombination mit den interaktiven Elementen zum Einbezug des Publikums war informativ als auch unterhaltsam und ein rundum gelungener Start in unseren Kadertag zum Thema 'Die bernischen Gemeinden in der digitalen Welt'.»Monika GerberGeschäftsführerin Bernisches Gemeindekader

Interessieren auch Sie sich für die Auswirkungen des Digital Workplace auf Ihre Organisation oder die Veränderung hin zu einer flexiblen Arbeitskultur? Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme per Telefon unter 058 320 30 00, per E-Mail unter office@app.ch oder mittels des untenstehenden Formulars.