Von der KI-Analyse bis zur Microsoft Copilot Einführung

Die Digitalisierung und der Einsatz neuer Technologien wie Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI) verändern die Beratungsbranche fortlaufend. Um diese Entwicklung nicht nur zu beobachten, sondern frühzeitig zu verstehen und aktiv mitzugestalten, haben wir vor acht Jahren die interne Arbeitsgruppe HERON gegründet. HERON bietet einen geschützten Rahmen, in dem Mitarbeitende in Workshops digitale Trends und neue Arbeitsweisen praxisnah erproben sowie deren Bedeutung für die Beratung von morgen reflektieren. Die Teilnahme ist freiwillig und steht allen internen Mitarbeitenden offen, unabhängig von ihren Rollen oder Erfahrungen. Denn wir sind überzeugt, dass nachhaltige Innovation dort entsteht, wo unterschiedliche Perspektiven zusammen kommen. Erfahren Sie mehr zu HERON in unserem Beitrag «Wir treiben die Digitalisierung der Beratung voran».

Aus den HERON Workshops entstehen häufig Folgeaufträge, die dann an Personen übergeben werden, die sich bewusst für die Weiterverfolgung entschieden haben und die Themen systematisch vorantreiben.

Im Folgenden berichten wir Ihnen von der erfolgreichen Umsetzung eines solchen Folgeauftrages, der für uns zu einer echten Erfolgsgeschichte wurde.

Im April 2025 führten sieben Mitarbeitende im Rahmen eines HERON-Workshops eine Design Thinking Challenge durch. Ziel war es, eine Lösung zu entwickeln, mit der sich innerhalb von 30 Minuten relevante interne Inhalte zu einem spezifischen Thema auffinden und für die eigene Präsentation weiterverwenden lassen. Als Ergebnis entstand der Entwurf eines ersten, testbaren Prototyps: ein KI-basierter Agent, der bestehende, von uns erstellte Präsentationen durchsucht und passende Inhalte direkt in einem Chatverlauf zugänglich macht.

Nach Abschluss des Workshops wurde eine temporäre Projektorganisation gegründet, mit dem Ziel, eine tragfähige Umsetzung aus diesem Prototyp zu formen. Die Projektorganisation wurde mit den Rollen IT-, ISDS- (Datenschutz und Informationssicherheit) und Knowledge Management-Verantwortlichen sowie einigen KI-Experten besetzt. Diese Konstellation stellte sicher, dass fachliche Anforderungen, technische Realitäten, Sicherheitsleitplanken und Wissensprozesse von Beginn weg berücksichtigt werden konnten.

Analyse der Ausgangslage

Zu Beginn des Projekts wurden die Perspektiven der relevanten Interessensgruppen bei uns im Unternehmen erhoben und in die Zieldefinition einbezogen. Dabei wurden die Sichtweisen aus IT, ISDS und Knowledge Management abgeholt und mit dem Auftraggeber gespiegelt.

Sämtliche im Projekt benötigten Expertisen konnten mit unseren Mitarbeitenden besetzt werden. Somit handelte es sich um ein vollständig internes Projekt, in dem Fachwissen aus Digitalisierung, ISDS, Knowledge Management sowie KI zusammengeführt wurde, um gemeinsam eine tragfähige und praxisnahe Lösung zu entwickeln.

Evaluierung der KI-Architekturen

Mit der Festlegung des Vorgehens wurde das Kick-off Meeting in der Projektorganisation durchgeführt, in dem das Vorgehen und die Rollen im Projekt definiert wurden. Zu Beginn standen die Schutzbedarfsanalyse der in unserem System verarbeiteten Daten und Informationen sowie die Ableitung entsprechender Anforderungen im Fokus. Darauf aufbauen analysierten wir unterschiedliche KI-Architekturen und evaluierten diese anhand einer Entscheidungsmatrix mit vordefinierten Kriterien. Als unabhängiger und neutraler Partner konnten wir dabei unterschiedliche Lösungsansätze objektiv vergleichen, darunter bestehende KI-Tools wie Microsoft Copilot, Open Source Modelle wie Llama 3 sowie verschiedene Hosting-Ansätze. Entscheidend waren für uns dabei unter anderem die Einhaltung von ISDS-Vorgaben, die Kosten für Betrieb und Wartung, die gute Einbindung in das bestehende Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit, die Lösung später für weitere Anwendungsfälle zu nutzen.

Identifizierung der Anwendungsfälle

Ergänzend zu der strukturierten Analyse im Projektteam sammelten wir im Rahmen eines dreitätigen Firmenseminars konkrete Anwendungsfälle für den Einsatz von KI und entwickelten daraus erste Prototypen, mehr dazu im Beitrag «Morphathon 2025: Kreativität trifft auf Technologie». In diesem Rahmen konnten wir unser Fachwissen insbesondere bei der Identifikation geeigneter Anwendungsfälle sowie bei der prototypischen Umsetzung weiter vertiefen. Dabei zeigte sich deutlich, dass KI ihre Stärken vor allem bei der Auffindung und Strukturierung von Informationen sowie bei der Generierung von Inhalten nach klaren Vorgaben ausspielt. Ein zentraler Erfolgsfaktor für tragfähige Anwendungsfälle liegt dabei in der Qualität und dem Umfang der zugrunde liegenden Datenbasis.

Bewertung der Varianten

Die Bewertung der verschiedenen Varianten führte zu einem klaren Ergebnis: Microsoft Copilot fügt sich nahtlos in die bestehende M365 Umgebung ein, erfüllt die relevanten Anforderungen an ISDS und stellt aus wirtschaftlicher Sicht eine sinnvolle Lösung dar.

Dabei kann zwischen zwei Microsoft Copilot-Varianten unterschieden werden:

• Copilot Chat bietet eine geschützte Chatfunktion mit Unternehmensdatenschutz, ist jedoch nicht in Microsoft-Anwendungen integriert und hat keinen Zugriff auf interne Datenbanken wie SharePoint.

• Microsoft Copilot hingegen ist direkt in die Microsoft-Anwendungen eingebunden und kann auf interne Datenbanken zugreifen, was erweiterte Einsatzmöglichkeiten eröffnet.

ISDS sind eine zentrale Herausforderung bei KI-Vorhaben und erfordern eine professionelle Analyse sowie ein klar definiertes Vorgehen. Wir unterstützen unsere Kundinnen und Kunden auch im Kontext von KI bei der Erarbeitung und Umsetzung von ISDS-Konzepten, um die Grundlage für einen verantwortungsvollen und nachhaltigen Einsatz von KI zu schaffen.

Pilotierung der Variante

Im Rahmen eines Piloten mit zehn Teilnehmenden wurden die beiden KI-Systeme anhand unterschiedlicher Aufgabenstellungen miteinander verglichen. Dabei wurde bewusst auf eine Durchmischung unterschiedlicher Erfahrungsstufen geachtet. Untersucht wurden unter anderem die Nutzerfreundlichkeit, die Qualität der Ergebnisse, mögliche Effizienzgewinn sowie Aspekte des Datenschutzes. Die Auswertung des Piloten zeigte in mehreren Bereichen Vorteile von Microsoft Copilot.

Für die Einführung neuer digitaler Lösungen ist es entscheidend, deren Funktionalitäten und Praxistauglichkeit frühzeitig zu überprüfen. Pilotprojekte wie dieses bieten dafür einen geeigneten Rahmen, da unterschiedliche Nutzungsweisen und Anforderungen berücksichtigt werden können.

Entscheidung über weiteres Vorgehen

Die integrierte Microsoft Copilot Lösung ermöglicht es, interne Daten als verlässliche Grundlage für den KI-Einsatz zu nutzen und den Zugang zum Wissen im Unternehmen zu verbessern. Damit eine solche Lösung im Projektalltag auch Wirkung entfaltet, ist eine begleitende Unterstützung der Mitarbeitenden von hoher Bedeutung. Dazu gehören definierte Rollen, ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen sowie regelmässige Austauschformate, in denen technische, organisatorische und sicherheitsrelevante Fragen gemeinsam geklärt werden.

Vor diesem Hintergrund wurde die ursprüngliche Projektorganisation nach der Entscheidungsfindung aufgelöst und die Begleitung der Einführung an eine neue Projektorganisation übergeben. Ein besonderer Fokus lag dabei auf Massnahmen des Organisational Change Management (OCM), die eine erfolgreiche Einführung und Nutzung der KI unterstützen sollte. Die gewählte KI-Architektur ist inzwischen erfolgreich in der APP eingeführt und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Unser Fazit:

• Die HERON-Workshops bieten einen strukturierten Rahmen, um neben dem Tagesgeschäft Innovation voranzutreiben. Sie schaffen einen geschützten Raum, um neue Möglichkeiten für die Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen zu erproben, bevor sie im Beratungsalltag eingesetzt werden.

• Trotz Dynamik und grosser Aufmerksamkeit im KI-Bereich braucht es methodische Sorgfalt. Unternehmen sollten ihren Schutzbedarf klar definieren und Anforderungen an KI-Tools sauber herleiten, um nachhaltige Entscheidungen zu treffen.

• KI kann Arbeitsprozesse beschleunigen, gleichzeitig steigt die Bedeutung von Qualitätssicherung und dem sicheren Umgang mit generierten Inhalten. Massgeschneiderte OCM-Massnahmen unterstützen Mitarbeitende dabei sinnvoll, KI sicher und zielgerichtet einzusetzen.

Mit diesem Vorgehen haben wir eine solide Grundlage für den langfristigen Einsatz von KI in der APP geschaffen aus technischer, organisatorischer und kultureller Sicht.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.