Erfolgreiche EPD-Einführungsarbeiten an der Insel Gruppe

28. August 2020

Gemäss Bundesgesetz über das elektronische Patientendossier (EPDG) mussten sich Akutspitäler, Reha-Kliniken und stationäre Psychiatrien bis zum 15. April 2020 einer zertifizierten Stammgemeinschaft anschliessen. Bekannterweise waren die Stammgemeinschaften jedoch nicht rechtzeitig zertifiziert. Darum wird die EPD-Einführung neu im Frühling 2021  erwartet.

Dank der beispielhaften Zusammenarbeit und Leistung des EPD-Teams unter der Leitung von Martin Bruderer (Leiter Patientenmanagement) war die Berner Insel Gruppe trotz der volatilen und komplexen Situation rechtzeitig zum ursprünglichen Stichtag bereit zur Aufnahme ihrer EPD-Tätigkeiten. Das APP-Beraterteam mit Patrick Vestner und Fabrice Tschudi hatte das Privileg, als Teilprojektleiter für die organisatorische EPD-Anbindung zu diesem Erfolg beizutragen.

Das EPD: Mehr als nur Technik

Bei IT-Systemeinführungen ist die technische Anbindung oder das «Tool» häufig im Scheinwerferlicht, so auch beim elektronischen Patientendossier. Doch «Interoperabilität» besteht im EPD-Kontext nicht nur aus Technologie, sondern bedeutet an sich die Veränderung von Organisation hin zu mehr Zusammenarbeit. Da aber Organisationsdesign und Change Management weniger greifbar und schwieriger zu steuern sind als technische Integrationen, finden sie oft auf Nebenschauplätzen statt.

EPD-Einführung der Berner Insel Gruppe

Bei den Arbeiten zur Einführung des EPD an der Berner Insel Gruppe wurden diese «Nebenschauplätze» ganz bewusst beleuchtet und von Anfang an integriert. In diesem Bewusstsein ist das Projekt in die beiden Teilprojekte «Technik» und «Organisation» aufgeteilt. Das Teilprojekt «Organisation» verantwortet dabei das Schaffen von idealen organisatorischen Verhältnissen für die Einbettung der EPD-Prozesse an der Insel Gruppe. Wir durften für dieses Teilprojekt die Leitung übernehmen. Gemäss dem APP 3-Phasen-Weg zum EPD, befand sich das EPD-Projekt an der Insel Gruppe zu Mandatsbeginn in den Phasen Umsetzung und Anbindung. Die besondere Herausforderung lag darin, dass die Integrationsarbeiten in den beiden Teilprojekten bereits weit fortgeschritten waren und alle involvierten internen und externen Parteien im Frühjahr 2020 unter Hochdruck arbeiteten.

Aufgrund dieser Ausgangslage haben wir gleich zu Beginn ein agiles Projektvorgehen nach Kanban etabliert. Mit Hilfe von agilen Feedbackzyklen konnten wir im Projektteam trotz der volatilen Bedingungen eine hohe Ergebnisqualität bei gleichzeitiger Anpassungsfähigkeit garantieren. So gingen beispielsweise neue Plattform-Releases der Stammgemeinschaft kombiniert mit dem Design von spitalinternen Abläufen und dem Erstellen von zertifizierungsrelevanten Unterlagen Hand in Hand.

Kombiniert mit dem ausserordentlichen Engagement des Projektteams konnte pünktlich auf den Stichtag am 15. April 2020 das Teilprojekt «Organisation» abgeschlossen werden. In diesem Rahmen durften wir die Erarbeitung zahlreicher Ergebnisse begleiten. Dazu gehörten beispielsweise die Grob- und Detailplanung des Teilprojekts «Organisation». Weiter wurde das EPD-Organisationskonzept verfeinert und die EPD-Prozesse designt, geschult und getestet. In diesem Zusammenhang wurden auch entsprechende EPD-Hilfsmittel und Anleitungen erstellt, das Erfüllen von Zertifizierungsauflagen der axsana AG mit Hilfe von entsprechenden Unterlagen war ebenfalls Bestandteil. Der Abschluss der Arbeiten beinhaltete insbesondere ein Bericht über die technischen und organisatorischen Tests sowie das Vorbereiten der Einführungsmassnahmen. Letztere beinhalten neben Schulung und Kommunikation für Behandelnde und Supportorganisation auch spezifische Empfehlungen zu Change Management. Im Rahmen der erwarteten EPD-Einführung im Frühling 2021 werden die Empfehlungen im Bereich Change Management detaillierter ausgearbeitet und bei der Umsetzung begleitet.

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