Begleitung der IT-Strategieentwicklung bei der Kirchgemeinde Köniz

Die evangelisch-reformierte Kirchgemeinde Köniz (KG Köniz) besteht aus den fünf Kirchenkreisen Mitte, Niederscherli, Oberwangen, Spiegel und Wabern und umfasst rund 16'000 Mitglieder.

Sie ist Arbeitgeberin von rund 90 festangestellten Personen (ca. 40 FTE) in den Berufsgruppen Administration, Katechetik, Kirchenmusik, Pfarramt, Sigriste/Hauswarte und Sozialdiakonie. Zur KG Köniz gehören ausserdem rund 50 Behördenmitglieder und ein grosser Pool an freiwilligen Mitarbeitenden.

Wie viele andere Kirchengemeinden auch, steht die KG Köniz vor Herausforderungen wie dem gesellschaftlichen Wandel, rückläufigen Mitgliederzahlen und angespannter Finanzlage.

Vor diesem Hintergrund hat die KG Köniz im Jahr 2021 das Projekt «Strategie 2025» ins Leben gerufen. Die Strategie verfolgt Ziele in den Bereichen Kirchliches Leben, Liegenschaften, Finanzen und Organisation, Aufgaben, Personal. Im Zuge dieses Projekts, aber auch weil die IT bei der KG Köniz in den letzten Jahren zu einem «teuren» Schlüsselfaktor geworden ist, wurde entschieden das Teilprojekt «IT-Strategie» zu lancieren.

Eine spezielle Herausforderung der KG Köniz ist ihre organisatorische Struktur. So obliegt die personelle Führung der Mitarbeitenden beispielsweise nicht der Fachbereichsleiterin Personal, sondern den jeweiligen Behördenmitgliedern in ihren Kirchenkreisen.

Weiter ist die Organisation einer Kirchgemeinde dahingehend besonders, dass die Kirchgemeindeversammlung das oberste Organ in der Hierarchie bildet. Die Versammlung wählt jeweils die Behördenmitglieder für den Kirchgemeinderat.

Die APP begleitete und unterstützte die KG Köniz bei der Erarbeitung ihrer IT-Strategie.

Entsprechend der APP Methodik für IT-Strategien wurde durch eine gründliche Situationsanalyse der aktuelle Stand der IT ermittelt. Dies schloss interne Interviews mit Vertretenden aus verschiedenen Berufsgruppen der KG Köniz und die Durchsicht interner IT-Dokumentationen ein.

Dank der Interviews war es möglich, einerseits die aktuelle Situation zu identifizieren und andererseits Bedürfnisse und Erwartungen an die IT-Systeme und -Prozesse abzuholen. Die durchgeführte externe Analyse zeigt auf, welche Vorgaben, Veränderungen und Trends aus dem Umfeld der KG Köniz für die Entwicklung der IT-Strategie berücksichtigt werden müssen.

Basierend auf der internen und externen Analyse konnten im Anschluss die Stärken und Schwächen sowie die Chancen und Risiken der IT KG Köniz erkannt und in der SWOT-Analyse zusammengefasst werden.

Nachdem die Situationsanalyse vom Kernteam freigegeben wurde, startete die eigentliche Strategieentwicklung, welche mittels vier Workshops erarbeitet wurde. Dank der Methodik der APP ist es möglich, auch «IT-Laien» aktiv in den Prozess zur Ausgestaltung einer IT-Strategie miteinzubeziehen.

Daher setzte sich der Teilnehmerkreis der Workshops, ähnlich wie bei den Interviews, aus Vertretern aller Berufsgruppen der KG Köniz zusammen. Mittels unterschiedlicher Workshoptechniken wie bspw. Brainwriting, Brainstorming oder World Café wurde im ersten Workshop die strategische Ausrichtung der IT KG Köniz in Bezug auf Vision, Mission und Leitbild erarbeitet.

Der Mix der Berufsgruppen in den Workshops ermöglichte spannende Diskussionen und setzte voraus, dass die Teilnehmenden auch in anderen Perspektiven dachten. So wurde bei der Erarbeitung der Vision die IT beispielsweise als «Bühne, auf der wir tanzen» bezeichnet, was verdeutlicht in welch unterschiedlichen Perspektiven die IT angesehen werden kann. Nach einigen Reviews gemeinsam mit der Projektgruppe wurde folgende Vision für die IT der KG Köniz formuliert:

«Die IT KG Köniz ist bedarfsgerecht, flexibel, modern und agil. Mit ihr wird die KG Köniz als fortschrittliche Kirchgemeinde im Umgang mit der Informations- und Kommunikationstechnologie wahrgenommen.»

Basierend auf den Elementen Vision, Mission und Leitbild wurden im zweiten Workshop die strategischen Grundsätze für Themen wie z. B. Arbeitsplatz und Arbeitsformen, Anwendungen und Arbeitshilfen, Zusammenarbeit, Informationssicherheit und Datenschutz festgelegt und die entsprechenden Verantwortungen (Gesamtverantwortung, operative Verantwortung und Betriebsverantwortung) zugeteilt.

Nach der entwickelten zukünftigen Situation der IT KG Köniz galt es im dritten Workshop diese mit der IST-Situation abzugleichen. So konnten dort strategische Stossrichtungen und zugehörende Ziele definiert werden, wo Handlungsfelder bestehen. Es wurden vier strategische Stossrichtungen mit insgesamt 14 Zielen definiert.

Dabei lautet eine Stossrichtung beispielsweise «Optimierung Geschäftsapplikationen» mit dem passenden Ziel «Single Sign-on umgesetzt».

Im vierten Workshop wurden nochmals alle Ergebnisse besprochen und mittels Punktevergabe eine Priorisierung der Ziele nach Umsetzungszeitpunkt erstellt werden. Diese Priorisierung bietet nun Anhaltspunkte für das Umsetzungskonzept, welches in einem nächsten Schritt erarbeitet wird. Wir freuen uns, dass die APP die KG Köniz auch bei diesem Schritt begleiten darf.

Die KG Köniz setzt auf ihre «Strategie 2025», um den Herausforderungen des gesellschaftlichen Wandels zu begegnen. Das Teilprojekt «IT-Strategie», unterstützt von der APP, wird dazu beitragen, die IT der Kirchgemeinde zukunftsorientiert, bedarfsgerecht und effizient zu gestalten.

Durch die Einbeziehung verschiedener Berufsgruppen und die Anwendung vielfältiger Methoden in Workshops wird die KG Köniz in der Lage sein, ihre IT auf moderne und agile Weise zu optimieren und als fortschrittliche Kirchgemeinde im Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologie wahrgenommen zu werden.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie die APP auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen kann? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.