Digitalisierung von Planungs- und Steuerungsprozessen im Bundesumfeld

Das Bundesamt für Gesundheit (BAG) plante die Ablösung seiner bisherigen Planungs- und Steuerungsinstrumente durch ein integriertes SAP-System. Ziel war die Schaffung einer durchgängigen Lösung für die inhaltliche Planung sowie die Finanz- und Personalplanung, von der Strategie und den Legislaturzielen bis hin zur kleinsten Planungseinheit.

Ein Vorhaben im Rahmen der Steuerung und Planung betrifft nicht nur die IT-Systemlandschaft, sondern hat auch Auswirkungen auf Prozesse, Rollen und Zusammenarbeitsformen im gesamten Amt.

Von Dezember 2023 bis Sommer 2026 begleiteten wir das Vorhaben und übernahmen die Projektleitung sowie die Business-Analyse nach HERMES.

Planungs- und Steuerungsprozesse sind kein rein technisches Thema. Sie bündeln, wie ein Amt seine inhaltlichen Schwerpunkte setzt, Ressourcen zuteilt und den Fortschritt seiner Vorhaben verfolgt, über mehrere Organisationsstufen und Planungsdimensionen hinweg. Diese Dimensionen sind eng miteinander verknüpft: Eine Verschiebung inhaltlicher Prioritäten wirkt sich unmittelbar auf die Finanz- und Personalplanung aus. Umgekehrt setzen begrenzte Ressourcen den inhaltlichen Vorhaben Grenzen. Eine Systemlösung für Planung und Steuerung muss deshalb nicht nur Daten korrekt verarbeiten, sondern die Planungslogik des Amtes selbst abbilden:

• die Budgetplanung der Finanzverwaltung,

• die strategische Zielsetzung auf Stufe Departement und Amt;

die inhaltliche Planung und deren Verbindung zur Finanz- und Personalplanung bis auf die unterste Stufe. Damit verfügt das BAG heute über ein Berichtswesen, das den Planungsstand auf einen Blick sichtbar macht und die Vorhabenssteuerung wirksam unterstützt.

Bei diesem Vorhaben mit vielen Stakeholdern und fachlichen Abhängigkeiten lässt sich Komplexität nicht wegplanen. Die Anforderungen umfassten gleichzeitig mehrere komplexe fachliche Dimensionen mit unterschiedlichen Logiken. Ein einmaliges, starres Festlegen aller Anforderungen zu Beginn hätte diese Komplexität nicht abgebildet, sondern lediglich verdeckt. Das iterative Vorgehen nach HERMES mit Scrum-Elementen unter Einbindung des Faches erlaubte es stattdessen, Lösungsvarianten in Workshops mit den Fachbereichen zu entwickeln, in Releasezyklen zu testen und auf Basis der Testergebnisse laufend nachzuschärfen. So wurde aus vielen einzelnen Erkenntnissen ein tragfähiges Planungs- und Steuerungssystem.

Ein neues System verändert nicht nur Bildschirmmasken, sondern Arbeitsweisen und eingespielte Routinen. Diese Verschiebung lässt sich nicht der Technik allein überlassen: Erst wenn Einführungsplanung, Schulungskonzept und Change-Management-Massnahmen von Beginn an aufeinander abgestimmt sind, setzen sich neue Prozesse im Arbeitsalltag tatsächlich durch und bringen den gewünschten Mehrwert. Change Management war deshalb kein nachgelagerter Schritt nach der technischen Umsetzung, sondern von Anfang an ein fester Bestandteil.

PS24+ hat unser Erfahrungswissen in der Digitalisierung von Planungs- und Steuerungsprozessen im Bundesumfeld massgeblich erweitert. Wir kennen die methodischen Anforderungen solcher Vorhaben sowie die fachlichen Besonderheiten, die Planung und Steuerung in der öffentlichen Verwaltung mit sich bringen. Sie profitieren konkret von:

• Unserer direkten Erfahrung mit der Digitalisierung von Planungs- und Steuerungsprozessen im Bundesumfeld, von der Prozessanalyse bis zur Systemeinführung;

• Unserer Vertrautheit mit den Planungsstufen und Rückrapportierungsanforderungen der Finanzverwaltung sowie deren Abbildung in der SAP-Landschaft der Bundesverwaltung;

• Unserer Kombinierten Kompetenz in Business Analyse, Projektleitung und Organisationsentwicklung aus einer Hand;

• Unserem Praxiserprobtem methodischem Vorgehen nach HERMES mit Scrum, pragmatisch auf komplexe Vorhaben mit mehreren Organisationsstufen übertragen;

• Unserer Erfahrung in der Koordination mit externen Entwicklungspartnern wie dem BIT nach SAFe;

• Unserem Verständnis dafür, dass Systemeinführungen nur mit begleitendem Change Management nachhaltig wirken.

Diese Kombination aus methodischer Klarheit, fachlicher Tiefe und der Fähigkeit, zwischen einem Bundesamt und externen Entwicklungspartnern zu vermitteln, macht uns zu einer verlässlichen Partnerin für komplexe Digitalisierungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung.

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.