Mit Prototyping zur gelungenen Beschaffung

In der psychiatrischen Versorgung gelten hohe Qualitätsstandards. In den Kantonen Luzern, Nidwalden und Obwalden gewährleistet die Luzerner Psychiatrie AG (lups) die institutionelle psychiatrische Grundversorgung. Mit sieben Standorten, über 300 Betten in der Erwachsenenpsychiatrie und rund 1600 Mitarbeitenden verfügt die 1873 auf dem Gelände des ehemaligen Klosters St. Urban gegründete Einrichtung über eine umfangreiche Prozesslandschaft. Das Prozessmanagement bedarf daher eines soliden und zeitgemässen Managementsystems. Die lups beschaffte mittels eines Ausschreibungsverfahrens im offenen Verfahren ein neues Prozessmanagementsystem. Wir durften die gesamte Vorbereitung und Durchführung dieses Ausschreibungsverfahrens begleiten.

Ein wichtiger Schritt bestand darin, die Erwartungen an das zukünftige System zu identifizieren und präzise zu beschreiben. Wegen der hohen Kritikalität im Gesundheitswesen müssen die Prozesse auditkonform sein und alle Compliance-Vorgaben erfüllen. Prozessschritte und Verantwortlichkeiten müssen jederzeit klar ersichtlich sein. Eine strukturierte Datenhaltung soll den Zeitaufwand für die Informationssuche minimieren, damit bei Bedarf schnell reagiert werden kann. Das künftige Managementsystem soll die Geschäftsprozesse nicht nur grafisch darstellen, sondern auch ihre Durchführung und Optimierung unterstützen bis hin zur Automatisierung digitaler Workflows. Bei aller Digitalisierung bleibt natürlich der menschliche Faktor auf dem gemeinsamen Weg der digitalen Transformation in der psychiatrischen Versorgung zentral.

Um die Anforderungen sicht- und klickbar zu machen, entwickelten wir in mehreren Iterationen einen klickbaren KI-Prototyp. Kundenseitig wurde dieses Vorgehen sehr geschätzt, denn es entstand folgender Nutzen:

• Anregung der Diskussion

• Eröffnung neuer Kreativitätsräume

• Gemeinsames Verständnis des Beschaffungsgegenstands

• Kommunikation der Gesamtvision

• Visualisierung der Anforderungen für die Anbieterinnen

Gleichzeitig ist festzuhalten, dass mit einem KI-Prototypen auch falsche Erwartungen geschürt werden können. Zudem kann es passieren, dass sich Diskussionen von grundlegenden Anforderungen auf spezifische Details verschieben. Deshalb ist die Zielgruppe eines Prototypen klar zu definieren und auf die richtige Flughöhe der Diskussionen zu achten. Idealerweise stellt der Prototyp die wichtigsten Anwendungsfälle dar und verzichtet auf seltene Sonderfälle.

Auf die Ausschreibung wurde eine ausgewogene Anzahl an Angeboten eingereicht. Hierbei hat sich bestätigt, dass eine Lösungspräsentation von konkreten Use-Cases für den finalen Zuschlagsentscheid entscheidend war. Die funktionale und technische Qualität einer Lösung gepaart mit der Fach- und Branchenkenntnis der designierten Projektschlüsselpersonen der zukünftigen Lieferantin konnten im Rahmen einer Präsentation mit dem in der Ausschreibungsvorbereitung herausgearbeiteten gemeinsamen Lösungsverständnis zielführend bewertet werden.  

Möchten Sie mehr über dieses spannende Thema erfahren oder wissen, wie wir auch Sie bei einem herausfordernden Vorhaben unterstützen können? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.