Qualität in Ausschreibungen für Rahmenverträge gezielt sichern

Rahmenverträge sollen öffentliche Beschaffungen von Bund, Kantonen, Gemeinden und weiteren unterstellten Organisationen vereinfachen, Abrufprozesse beschleunigen und daher Kosten senken. In der Praxis zeigt sich jedoch oft ein Widerspruch: Der fachliche Anspruch an Ressourcen in Projekten ist hoch, gleichzeitig entscheiden in Rahmenvertragsausschreibungen aber häufig reine Trivialkriterien sowie insbesondere der Preis über den Vergabeentscheid. Die fachliche Expertise gepaart mit umfangreichen Praxiserfahrungen der nachgefragten Personen, die Leistungsfähigkeit der Anbieterin oder deren Erfahrungen in vergleichbaren Kontexten kommen meist nur sehr begrenzt zur Anwendung. Das führt dazu, dass die Angebote in den späteren Abrufverfahren, häufig auch Mini Tender genannt, nicht den qualitativen Ansprüchen entsprechen.

Dieser Beitrag zeigt, wie öffentliche Auftraggeber Rahmenvertrags-Ausschreibungen so gestalten können, dass bereits in diesem Schritt ein signifikanter Qualitätswettbewerb entsteht, was gemäss der Beschaffungsgesetzgebung (BöB / IVöB) einer wesentlichen Zielsetzung entspricht.

Der Preis spielt in öffentlichen Vergabeverfahren zurzeit eine wichtige Rolle. Die öffentliche Verwaltung steht unter Kostendruck, während die Medien grosse Vergaben aufmerksam und kritisch verfolgen. Viele Vergabestellen hoffen, den Qualitätswettbewerb im Abrufverfahren zu praktizieren. Fehlt jedoch im Vergabeverfahren der Rahmenverträge ein wirksamer Qualitätswettbewerb respektive erfolgt deren Vergabe vorwiegend auf Basis von Preis oder Trivialkriterien, können Qualitätskriterien im späteren Abrufverfahren nur eingeschränkt oder gar nicht umgesetzt werden. In der Folge stehen Vergabestellen dann vor der Situation, dass ihre qualitativen Anforderungen durch die Rahmenvertragspartner nicht abgedeckt werden können.

Gründe, warum der Qualitätswettbewerb in Rahmenvertrags-Ausschreibungen nicht oder zu wenig praktiziert wird, sind:

• Das Zuschlagskriterium Preis wird zu hoch gewichtet und es werden vermehrt linear verkürzte Bewertungsformeln angewendet.

• Das Zuschlagskriterium Referenzen wird nach Projektvolumen oder der Anzahl der durchgeführten Projekte bewertet, statt nach relevanter Erfahrung oder Komplexität, die tatsächliche Qualitätsaspekte widerspiegeln würden.

• Nachhaltigkeitskriterien, welche ebenfalls den Qualitätswettbewerb fördern, werden selten vorgesehen und wenn, dann nur mit sehr tiefer Gewichtung.

Nachfolgend erfahren Sie, wie Sie die Qualität neben dem Preis in Ihre Rahmenvertrags-Ausschreibung integrieren können.

Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen, ergänzend zu üblichen Vorgaben, bei der Überprüfung Ihres Ausschreibungsverfahrens auf Qualität:

• Sind die für Qualitätsanforderungen beschriebenen Szenarien kurz, konkret und vergleichbar?

• Werden Referenzen nach inhaltlicher Relevanz bewertet, nicht nur nach Projektvolumen?

• Sind Assessments oder Anbieterpräsentationen vorgesehen?

• Werden die Anbieterinnen anhand von Weiterbildung, Stabilität und Nachwuchsförderung beurteilt?

• Sind überprüfbare Nachhaltigkeitsindikatoren vorgesehen, die langfristige Effekte erzielen (EcoVadis, ISO usw.)?

• Ist das Verfahren modular aufgebaut (Rollen, Fachbereiche, Optionen)?

• Können für die vorgesehenen Leistungen direkte Verfahren vorgesehen werden (Einladungsverfahren, offenes Verfahren)?

• Sind qualitative Elemente im Abrufverfahren vorgesehen (z. B. Vorgehensskizze)?

• Wird der Preis zwischen 20 und 40 Prozent gewichtet und wird eine dem Qualitätsniveau angepasste Preisbewertungsformel vorgesehen?

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