Beratung Beschaffungsoptimierung

Beschaffungen sind meistens zeitkritisch, sie müssen daher schnell, effizient und dennoch transparent und wirtschaftlich unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben und interner Richtlinien und Weisungen erfolgen. Zudem erfordern Beschaffungsvorhaben jeweils ein enges Zusammenspiel zwischen verschiedenen Stakeholdern der Bedarfsträgerschaft sowie der Einkaufs- oder Beschaffungsstelle. Klare und geregelte Zuständigkeiten, optimale Ressourcen und Terminplanung der Beschaffungsvorbereitung und -durchführung, einheitliche Vorlagen und Empfehlungen je Warengruppe und die konsequente Ausrichtung an die Strategien der Organisation sowie darauf ausgelegte Sourcingstrategien der jeweiligen Warengruppen sind unter anderem matchentscheidend für eine optimale Beschaffungsabwicklung und ein wirkungsvolles Lieferantenmanagement.

Eine möglichst optimale Beschaffungsorganisation und -abwicklung soll die rechtzeitige Beschaffung von Gütern, Dienstleistungen und Produkten ermöglichen, womit ein hinreichender Lebenszyklus abgedeckt werden kann, um damit eine über alle Dimensionen nachhaltige Nutzung sicherstellen zu können.

Mögliche Problemfelder einer ineffizienten oder nicht optimal gestalteten Beschaffungsorganisation und -abwicklung sowie deren Auswirkungen sind:

Die aufgezeigten Problemfelder erfordern eine fundierte Analyse, um Schwachstellen sowie Optimierungspotential zu erkennen, sodass anschliessend eine schlagfertige, effiziente und moderne Beschaffungsorganisation realisiert werden kann.

Ihre Beschaffungsorganisation braucht nicht nur Empfehlungen, sondern praxisnahes Coaching und konkrete Verbesserungsvorschläge sowie deren Umsetzung, um die Zukunft erfolgreich zu meistern.

Unsere Angebotspaket dient der systematischen Überprüfung und Optimierung Ihrer bestehenden Beschaffungsorganisation und -prozesse. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen sowie Effizienz- und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Dabei gehen wir anhand der folgenden Schritte vor:

Analyse ihrer Ausgangssituation

• Gemeinsame Aufnahme Ihrer bestehenden Beschaffungsorganisation, Strukturen sowie Rollen und Verantwortlichkeiten Sichtung relevanter Dokumente und Prozessbeschreibungen

• Austausch mit Ihren Schlüsselpersonen aus Einkauf, Bedarfsträgern ggf. Finanzen, um Anforderungen und Herausforderungen umfassend zu verstehen

Betrachtung vergangener und laufender Ausschreibungen

• Analyse von Ihren Unterlagen, Kriterienkatalogen und Bewertungsmethoden

• Identifikation von Mustern und Verbesserungspotenzialen in Ihren Unterlagen

Analyse der Prozesse und Verantwortlichkeiten

• Prüfung Ihrer Prozessschritte von Bedarfsermittlung bis Vertragsabschluss

• Bewertung Ihrer Rollenverteilung und Prozessschritte

Identifikation von Optimierungspotenzial

• Ableitung von Quick-Wins und strategischen Verbesserungsansätzen für Ihre Beschaffungen

• Benchmarking mit Best Practices im öffentlichen und privaten Beschaffungswesen

Erstellung eines Abschlussberichts

• Dokumentation der Analyseergebnisse und Empfehlungen

• Präsentation der Resultate in einer Abschlussbesprechung mit Ihnen

Alle Schritte erfolgen in enger Abstimmung mit Ihnen. Wir berücksichtigen Ihre individuellen Unternehmensanforderungen, bestehenden Prozesse und Rahmenbedingungen, um die Beschaffung gezielt zu optimieren und für Sie nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Ob Analyse Ihrer Beschaffungsorganisation, Optimierung von Prozessen und Rollen, Entwicklung von Sourcingstrategien oder Begleitung bei der Umsetzung, wir unterstützen Sie mit Erfahrung, Struktur und hoher Fachkompetenz. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.