Referenzen

Unterstützung bei der Einführung einer zentralen Arbeits- und Prozessdokumentation

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Kunde

 Landeskanzlei des Kantons Basel-Landschaft

Öffentliche Verwaltung Prozessoptimierung und -management

Projektbeschreibung

Die APP unterstützte die Staatskanzlei bei der Optimierung ihrer Prozess- und Arbeitsdokumentation. Durch Interviews und Analyse individueller Dokumentationsmethoden identifizierten unsere Experten den Bedarf für ein effizienteres System. Dies führte zur Auswahl und Implementierung von Blue Spice, einem MediaWiki-Produkt, als zentrales Tool für die Dokumentationsarbeit. Der Projektleiter wurde in der Projektplanung und -grundlagen gecoacht, und es wurden Grundlagen für die Zusammenarbeit sowie eine Studie für den Tool-Vergleich erarbeitet. Die Einführung des neuen Systems beinhaltete die Definition einer Grundstruktur für die Dokumentation, die Entwicklung eines Geschäftsorganisationskonzeptes zur Sicherstellung der Nachhaltigkeit und die Durchführung von Schulungen für die Mitarbeitenden. Das Ergebnis ist eine signifikante Verbesserung in der Transparenz und Effizienz der Arbeitsprozesse der Staatskanzlei, unterstützt durch eine zentrale, benutzerfreundliche Dokumentationsplattform.

Ergebnisse

  • Studie und Variantenentscheid

  • Beschaffung des Tools

  • Überblick von Prozessen und Arbeitsdokumentation

  • Schulungsunterlagen

  • Geschäftsorganisation

Kundenstimme

Wir starteten das Projekt «Digi-Handbuch» mit dem Ziel, eine zentrale Ablage für Prozess- und Arbeitsdokumentationen aufzubauen, die für alle Mitarbeitenden zugänglich und bearbeitbar ist. Mit dieser Idee als Ausgangslage gelangten wir an die APP und konkretisierten das Projekt gemeinsam. In der Folge bestand die Aufgabe der APP-Beratenden aus zwei Schwerpunkten: Das Erarbeiten einer Studie, mit welcher Tools evaluiert wurden und somit einen Variantenentscheid ermöglichte. Der zweite Schwerpunkt beinhaltete die technische und organisatorische Einführung des Tools.

Elisabeth Heer Dietrich

Landschreiberin | Landeskanzlei des Kantons Basel-Landschaft

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